高校實驗室化學品管理平臺的設計與實踐

王 赟，韓 濤，徐四平，樊俊青

高校實驗室化學品管理平臺的設計與實踐

王 赟1，韓 濤1，徐四平1，樊俊青2

（1. 中國地質大學（武漢）實驗室與設備管理處，湖北 武漢 430074；2. 中國地質大學（武漢）計算機學院，湖北 武漢 430074）

針對高校實驗室化學品安全管理中存在的問題，設計了全生命周期化學品管理平臺，集成了系統設置、訂單管理、化學品管理、實驗室廢棄物管理4個模塊，實現了對化學品的采購、使用和處置的閉環管理。實踐證明，化學品管理平臺對提高危險化學品安全監督管理能力、提升實驗室化學品安全管理工作效率及監管責任有重要作用。

化學品安全；CAS號；監管

2016年5月，教育部發布了《教育部辦公廳關于集中開展教育系統危險化學品安全專項整治的通知》（教發廳函[2016]51號），要求降低危險化學品采購、儲存、使用、處置等環節的安全風險，提高危險化學品安全監督管理能力，堅決杜絕學校危險化學品事故發生。自2015年教育部科技司每年組織開展高?？蒲袑嶒炇野踩珯z查工作以來，化學品安全問題一直較為突出[1-2]，主要體現在3個方面：一是缺乏有效入庫監管措施，化學品可通過市場自由購買[3]，從而使得入庫的化學品數量和信息不準確，管理部門無法掌握實驗室內化學品庫存實時數據。二是存儲過程不規范，安全信息告知不全面。三是實驗室廢棄物分類管理不細致，產廢過程缺乏監管。

為確保高校實驗室安全管理措施到位，需實現對化學品的“購買—使用—處置”的閉環管理，并能向實驗室管理和監管部門提供可靠信息，因此建立適應高校實驗室需求的全生命周期化學品管理系統具有重要的現實意義[4]。

1 高?；瘜W品管理系統建設現狀

自21世紀以來，國內各高校陸續設計開發了適用于本校的化學品管理系統[5]，對化學品實現綜合管理。但隨著高?？蒲腥蝿盏目焖僭鲩L，化學品的使用種類、數量均有大幅提升，管理難度加大，管理要求更加明確、細致，早期的化學品管理系統需要升級改進。

1.1 管制類化學品監管不力

高校實驗室采購的管制類化學品品種較多，主要包括劇毒品、易制毒危險化學品[6]、易制爆危險化學品和精神麻醉類藥品，這類試劑須提前向相關政府管理部門報批或備案完成后方可購置。目前大部分管理系統僅記錄了化學品的購買、入庫和領用信息，不能甄別化學品所屬管制類型，仍需用人工方式判斷是否執行管制類化學品審批流程，處理效率低，使得管制類化學品未經審批先行采購現象時有發生。

1.2 閉環管理有缺口

目前化學品在購買環節—使用過程—處置清運流程中，僅將購買用戶和管理員的需求、職責納入管理業務流程中，難以實現完整的閉環管理。需要從源頭做到規范管理，把供應商作為一類重要用戶，將資質的審核、商品的目錄、運輸、包裝等適用于本校的具體管理要求加入到系統中。

1.3 化學品管理系統推行困難

在高校教學和科研實驗中，化學品一般屬于實驗耗材，其購置具有次數頻繁、品種繁多、單價較低等特點。以往，師生通常采用多次購買、定期結算報賬的方式，手工記錄臺賬備查即可，而實施化學品安全管理系統需要師生在系統中錄入化學品采購信息，憑打印清單完成報賬。錄入購買信息工作量大，要額外投入大量時間、精力，因此使得系統難以推行。

2 系統總體設計

本文致力于構建一個集化學品采購、存儲、使用、回收處置等環節為一體的化學品管理平臺（以下簡稱“平臺”）。該平臺立足于實現化學品購買、過程管理及處置的全流程信息化管理，使得管理部門獲得準確、實時、全面的數據，對學校內的化學品現狀和存在的安全風險做到心中有數。平臺的設計目標為：嚴格控制各實驗室的化學品存儲量，實現對化學品的采購、使用和處置的實時監管?；瘜W品采購信息的實時更新通過平臺與學校財務系統無縫對接來完成。

2.1 需求分析

本平臺為一個面向供貨廠商、教師、學生、管理部門的綜合系統，既需要為師生的化學品采購、處置提供服務，也要滿足各級主管部門對化學品安全的管理要求，同時系統的交互性較好，滿足用戶的體驗要求。系統需求包含4個方面：

（1）廠商在平臺中錄入公司基本信息；上傳、編輯其經營許可范圍內的商品信息，查詢、編輯、統計訂單信息；商品二維碼的生成和發票號的填報均在訂單中完成。

（2）師生通過平臺可以采購所需化學品，根據其類型自動分類走相應審批流程；錄入化學品使用臺賬；申請實驗室廢棄物包裝；申請實驗室廢棄物處置。

（3）院級以下管理員審核管制類訂單；查詢、統計其管轄范圍內訂單、臺賬；審核、匯總實驗室廢棄物包裝申請；審核、匯總實驗室廢棄物處置申請。

（4）主管部門管理員審核管制類訂單；查詢、統計訂單及臺賬，報銷；審核、發放實驗室廢棄物包裝申請；審核、回收實驗室廢棄物處置申請；錄入、編輯實驗室信息；審核廠商基本信息。

2.2 平臺功能模塊設計

通過對平臺的需求分析，確定了平臺按功能分為4個模塊：系統設置、訂單管理、化學品管理、實驗室廢棄物管理，見圖1。

（1）系統設置模塊的功能主要包括用戶管理、實驗室信息管理。用戶管理分為校內用戶管理和廠商信息管理。其中，校內用戶管理是設置用戶角色，角色分類有教師(含學生)、經費卡持有人、學院管理員、

主管部門管理員等，用戶的基本信息均調用校財務平臺中的數據。廠商信息管理，線下完成廠商經營資格及經營范圍等資質審查，線上審核廠商基本信息、財務轉賬信息，設置廠商危險化學品的經營時間范圍。實驗室信息管理的功能包括新增實驗室信息、修改實驗室信息、查詢實驗室信息和刪除實驗室信息。

（2）訂單管理模塊的功能主要包括新建訂單、訂單查詢、訂單審批、訂單報賬。用戶在平臺中新建訂單后，根據所購化學品的類型自動歸類并走相應的審批流程，在用戶同意支付后，廠商可對平臺中的多個訂單統一結算，見圖2。

圖1 平臺功能模塊設計圖

圖2 訂單管理流程圖

（3）化學品管理模塊的功能主要包括化學品錄管理、MSDS管理、化學品臺賬管理。化學品錄管理是訂單管理的核心基礎，錄入化學品基本數據：化學品名稱、化學品別名、分子式、CAS號、英文名稱、危化品類別、受管制類別等。平臺通過CAS號來判斷訂單中的化學品所屬受管制類別，然后進入相應的審核流程。MSDS管理是添加、編輯平臺中化學品的MSDS。MSDS即化學品安全技術說明書[7]，用戶在平臺中可隨時查看8000余種化學品的MSDS?；瘜W品臺賬管理是用戶以瓶為單位錄入化學品的使用情況，當某實驗室的化學品總量或某個危險化學品的單量達到閾值，將無法采購新的化學品。

（4）實驗室廢棄物管理模塊的功能包括廢棄物包裝申請、廢棄物處置管理、廢棄物臺賬管理[8-9]。實驗室廢棄物包裝申請在學院管理員審核通過后，即可辦理領取手續，每學期由學院管理員匯總統計報表備案。廢棄物處置由各實驗室在平臺中自行申請，管理員審核通過的廢棄物申請按桶或箱為基本單位生成包含廢棄物的實驗室信息、聯系人信息、廢棄物類型等內容的二維碼，管理員收儲廢棄物時通過掃二維碼將現場稱重結果錄入系統。廢棄物臺賬管理包括查詢、匯總、統計功能。各單位管理員在現場收儲完成后，可查看本單位某時間段內廢棄物收儲明細，并匯總統計上報管理部門備案。

3 基于對接財務平臺的訂單管理實踐

本平臺和學校數字化校園財務辦公平臺實行了對接，從而具備在線支付、集中報賬、一商一票功能。其創新之處在于，不但簡化了師生采購化學品的購買、入庫、報銷流程，同時大大減少了財務平臺中的化學品報銷單數和單據數量[10]。

3.1 在線支付

師生在平臺確認化學品訂單時，可選擇財務平臺中經授權的經費卡及付款金額后，財務平臺自動凍結該經費卡中的相應金額。經費卡持有人在平臺中的審核方式有2種：逐一審核和授權額度。逐一審核需要持有人在平臺中審核其名下所有經費卡的采購訂單，也可對訂單進行駁回，訂單一旦駁回，財務平臺會自動解凍該筆訂單金額；授權額度需要持有人在平臺中給某一用戶授予某一張經費卡的使用限額，該用戶在平臺中的訂單金額未超過限額時，默認持有人審核通過，超過限額則持有人在平臺中給該用戶重新授予額度或采用逐一審核方式。

3.2 集中報賬

采購完成后，由平臺主管部門在平臺中根據發票號統一支付對應訂單，生成報銷單、清單后報送財務處完成報賬工作，師生無須線下處理化學品的入庫及報賬。財務處掃描二維碼即完成接單，所有訂單的支付信息（經費卡號、金額、收款方賬戶信息、結算方式、經辦人等）推送到財務平臺，平臺采購報銷單見圖3。

3.3 一商一票

廠商可以選擇將平臺中的多個師生的多個訂單一次性結算，開出一張發票。由于學校的經費卡來源不同，結算日期存在差異，所以廠商在結算開具發票時，同一經費卡類型的訂單開具一張發票。廠商的訂單管理界面如圖4所示，根據經費卡類型字段選擇訂單開出發票。

圖3 平臺采購報銷單

圖4 廠商訂單管理

4 平臺的實踐

平臺開發完成后，經過反復調試和實踐，目前已在我校投入運行。平臺的應用實踐表明，全校的化學品在平臺上做到了“即買即用”，不僅減少了庫存量、降低了化學品庫存風險，也實現了對全校化學品從購買、使用到廢物處置的全生命周期的監督管理。與傳統的管理方式相比，本平臺有以下特色：

一是規范了化學品標簽管理。平臺中所有訂單均會以“瓶”為單位生成包含試劑全部信息的二維碼[11]，并納入全校統一試劑標簽管理。相比傳統模式下由主管部門發放標簽到各實驗室自行粘貼的傳統做法，執行效率得到顯著提高，且所有試劑都能在平臺中有跡可查。

二是精簡了供需雙方的財務環節。師生只需網上下單，化學品就能送到目的地，同時網上自動凍結經費?；瘜W品購買的對賬和報賬則由平臺管理部門負責，免除了師生的報賬負擔。

三是提升了化學品安全的宣傳力度。本平臺中只要將某化學品加入購物車，就會自動彈出該化學品的MSDS，使實驗室人員接受該化學品的危險特性、防范措施的強化教育，在實驗過程中保持高度的警惕性，實現了實驗室各環節安全宣傳的全覆蓋。

四是強化了化學品的監管責任。平臺建立了“采購人—經費卡持有人—學院—主管部門”的4級責任體系。3類管理員（經費卡持有人、學院管理員、平臺主管部門管理員）在其管轄范圍內對化學品管理責任落實更為精準[12]。針對實驗室廢棄物的管理，平臺也實現了來源、流向、處理及去向的全過程留痕，強化了實驗室化學品的監管責任。

5 結語

本文立足于我校實驗室化學品安全管理現狀，遵循管理信息系統的開發模式，闡述了本校實驗室化學品管理平臺的設計過程及實踐，實現了對全?；瘜W品從購買、使用到處置的全生命周期的監督管理，并完成了與學校財務平臺的無縫對接，極大提升了實驗室化學品安全管理工作的效率及監管。

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Design and practice of chemicals management platform in university laboratories

WANG Yun1, HAN Tao1, XU Siping1, FAN Junqing2

(1. Laboratory and Equipment Administration Department, China University of Geosciences, Wuhan 430074, China; 2. School of Computer Science, China University of Geosciences, Wuhan 430074, China)

In view of the problems existing in chemical safety management of university laboratories, a life cycle chemical management platform is designed, which integrates four modules such as the system setup, order management, chemical management and laboratory waste management. The closed-loop management of chemical procurement, utilization and disposal is realized. Practice has proved that the chemical management platform plays an important role in improving the ability of hazardous chemicals safety supervision and management, enhancing the efficiency of laboratory chemical safety management and supervision responsibility.

safety of chemicals; CAS number; supervision and management

X921；TP391

A

1002-4956(2019)12-0256-04

10.16791/j.cnki.sjg.2019.12.060

2019-07-22

2018年湖北省高等學校實驗室研究項目（HBSY2018-29）

王赟（1978—），女，湖北襄陽，碩士，講師，主要研究方向為實驗室安全管理。E-mail: aqb@cug.edu.cn