電子檔案建設相關問題的對策探究

◎占里忠

（浙江省標準化研究院 浙江 杭州 310009）

經濟的蓬勃發展帶來電子檔案事業的快速發展，檔案信息資源作為知識經濟的重要組成部分，信息處理利用需求逐年上升，但當下一些單位思維局限，困于傳統檔案模式，未能從戰略層面、從長遠出發、從效率出發，致使電子檔案建設工作明顯滯后。如何實現向現代檔案模式轉變，當務之急是及時糾正工作中存在的問題，積極運用先進的技術和設備，推動電子檔案建設及應用。

一、當前事業單位電子檔案建設存在問題

（一）對電子檔案認識不足、管理薄弱

在日常運行中，事業單位所涉及到單位發展和管理的各類活動的重要資料或者實物，都應按照要求進行收集、歸檔、整理。可事實上，一些事業單位檔案管理工作內容比較復雜，在開展項目研發、基礎建設等各類活動中，只講經濟效益，有些人認為檔案工作就是簡單的存檔工作，往往忽視電子檔案重要性。長此以往，一些職能部門、管理崗位形同虛設，直接造成檔案工作的停滯不前，勢必會阻礙著電子檔案工作的發展，主要表現在檔案管理理念、管理手段缺乏，設備不配套，信息化、電子化輔助檔案管理手段弱化，制度制定針對性不強，當然會影響檔案信息充分利用和查閱服務[1]。

（二）軟件硬件配套不健全不匹配

對于電子檔案工作普遍存在認識不足，特別是一些負責檔案工作的領導，對事業單位電子檔案管理的思想認識不夠，未能對檔案業務管理工作給予指導和支持。由于資金投入不足，滿足不了電子檔案工作實際發展的需求，檔案庫房（室）條件簡陋，檔案房、閱覽室、辦公室未做到分開，檔案軟、硬件未維護和更新，設備陳舊老化短缺；一些檔案還堆在角落等待裝具，檔案毀壞、掛失、存儲失效的現象時有發生。其原因是檔案管理體系不夠完善，管理制度覆蓋面不全、電子化程序落實不到位，無法發揮檔案工作的應有作用。

（三）工作人員業務技能水平較低

管理人員思維上的局限性，容易產生對電子檔案工作的片面認知，認為檔案工作不是單位的主要工作，更沒有看到電子檔案質量與事業單位整體效率之間的聯系。一些事業單位在聘用檔案管理人員時，只顧當前滿足目前需要，缺乏長期打算，對專業技能、工作責任、收集歸檔、編研利用等方面審查不嚴，這歸根結底是缺乏人才的問題，難保證檔案質量和工作持續性。

有些事業單位的檔案工作人員崗位變動頻繁，甚至會安排臨時人員充數。臨時人員既無專業的檔案管理知識，又缺乏科技化管理手段，無法勝任電子檔案工作，滿足不了電子檔案管理工作現實所需求，特別是面對經濟的發展所遇到的電子檔案新問題、新情況，因操作受到人為要素干擾，無法及時有效解決，造成滯后，工作效率自然不高。

二、電子檔案建設的相應對策

（一）提高電子檔案工作的重視程度

檔案管理工作開展狀況，與單位領導層的重視程度密切相關。這樣就要求事業單位領導應解放思想、與時俱進，應在認識上不斷深化，明白檔案工作尤其是電子檔案與單位各項工作的必然聯系。

首先，應圍繞重點工作，堅持把檔案工作與業務工作結合起來，一同謀劃、一同發展，做到各方面工作同步落實、共同促進。第二，要以身作則、示范帶頭，支持和落實人力、物力、財力等。應強化管理工作，做到上下各負其責。檔案工作不是一兩個人的事，而是關系到整個單位的大事，需要各部門的重視和配合，做到檔案工作從收集到歸檔整個過程的落實。第三，面對新時代信息化、電子化需求，檔案工作也發生了很大變化，傳統模式已經不符合新的時代檔案管理工作發展的要求。管理方法、管理制度也要針對性地調整和完善，與電子檔案相配套，鼓勵檔案工作開展探索創新，以適應發展需要、適應時代需要，確實為電子檔案工作提供必要的保障[2]。

（二）采購相配套的軟硬件設備

信息化、電子化的發展，為檔案管理工作帶來新的機遇，也給電子檔案工作提出了新的要求、新的挑戰。檔案信息量逐年激增，越來越多的電子檔案數量堆積，特別是落后的管理方法和手段對于檔案存儲質量、檔案查閱與利用也有直接影響，不利于檔案工作發展。

針對這種情況，事業單位需要根據當前形勢，加強電子檔案監管的同時，及時主動研究解決電子檔案工作中遇到的新情況、新問題、新困難。要堅持創新管理理念，加大對于電子檔案管理的資金投入，對檔案室進行各方面改造，引入先進的密集架、防磁柜、電腦、存儲載體等檔案管理硬件設備；要對檔案管理系統進行優化，與時俱進地運用檔案管理電子化、信息化等新理念、新技術和新方法，開展計算機技術的輔助運用；要充分激活檔案信息潛在價值，使檔案查閱、存儲、共享使用等更加及時、精準、高效，這也是順勢而為[3]。

（三）健全和實施電子檔案管理制度

電子檔案是新時代的需求，是事業單位不可缺少的重要組成部分。建立健全電子檔案規章制度是基礎，事業單位應結合本單位特點和檔案管理工作實際情況，明確檔案機構，以方便實用、簡便易行、可操作性為目標，建立健全檔案收集、整理、歸檔、查閱、存儲、考核、獎懲等一系列管理制度，形成指導和規范作用，以使運行規范化、有序化、科學化。

電子檔案工作最重要的是人。為此要認真做好選用、配備具備相應的專業能力的專（兼）職檔案人員，健全專（兼）職隊伍，保證人員相對穩定；要堅持制度約束力和執行的嚴肅性，加大人才培養力度，尤其在工作人員上崗之前必須進行電子檔案工作的前期培訓；要堅持以自學、繼續教育培訓等方式開展相應的檔案培訓，補其短板，同時以內外結合推動檔案信息化、電子化水平交流[4]，不斷提升業務知識和技能水平；要將檔案工作人員職業綜合素質列入考核，對檔案管理人員的工作結果進行督促檢查，采取檔案工作人員獎優懲怠制度并進行深化等舉措，通過制定并推進相應的工作制度和工作標準來規范電子檔案管理程序，提高工作人員的積極性和責任感，也進一步促進事業單位檔案管理工作達到新的更高水平[5]。

三、結語

信息技術的飛速發展和廣泛應用，使電子檔案建設發生了巨大的變化。事業單位在電子檔案管理工作的過程中，需要順應新時代的發展趨勢，本著服務高效的原則，積極采取相應舉措，在發展中有效解決突出問題，為檔案事業增加新的生命力，進而提供便利的檔案服務。