檔案管理中電子技術的應用探究

◎紀夢書

（河北省唐山市遷西縣人力資源和社會保障局 河北 唐山 064300）

在新時期環境下，檔案管理要積極適應現代化社會需求，有效創新檔案管理模式和技術，積極應用電子信息技術，充分發揮計算機技術、通信技術的優勢和作用，有效提升檔案信息的管理效率和質量，解決傳統檔案管理過程中所存在的問題，滿足檔案管理人員的工作需求；同時，積極搭建有效的檔案管理系統，通過開放式管理模式來實現檔案管理的社會化、公開化和科學化，采用檔案管理信息網絡平臺來進行檔案的查閱、提取和分享，有效實現檔案資料的一體化應用和管理，提升檔案管理服務質量，為檔案管理工作提供有效保障。

一、電子技術的應用作用分析

在新時期環境下，隨著科學技術的不斷創新和發展，電子技術水平得到進一步提升，并廣泛應用于不同行業和領域當中，其中就包括檔案管理領域。將電子技術有效應用于檔案管理當中，可以滿足現代化檔案管理的需求。

首先，基于計算機技術和通信技術，能夠充分發揮電子技術的儲存載體作用，讓數據信息代替原有的紙質文件，從而達到信息實時傳遞的目的[1]。利用計算機儲存相關的檔案數據信息，在保障儲存的基礎上還能使操作、修改以及查詢更加快捷、簡單，從而提高檔案使用人員的工作效率。

其次，在檔案管理過程中由于涉及的檔案種類比較多，因此需要對檔案進行有效的整理和分類，這在大大增加管理人員的工作量的同時還容易產生各種各樣的錯誤。通過電子技術能夠實現整個管理過程的信息化和系統化，基于相關指令進行檔案信息的調取，運用模塊化管理方式來提升檔案信息的管理效率。

二、電子技術的應用特點分析

第一，電子技術的應用能夠改變檔案管理的載體，利用電子技術和電子信息系統來完成電子檔案系統的搭建，從而在根本上改變檔案信息的載體，減少紙質檔案信息資料的使用，降低檔案管理工作量，使檔案資料更加便于查詢和檢索[2]。

第二，電子技術能夠改變檔案管理的分類情況，以合理、科學化的方式來優化檔案管理工作的分工和職責，進一步改進檔案的分類標準。基于當下所應用的計算機軟件和信息系統，依照檔案管理信息數據的變化情況來實時修正、更新信息系統的檔案信息。

三、檔案管理中電子技術的應用

（一）電子技術在檔案搜集中的應用

利用電子技術有效搭建電子檔案信息管理系統，從中加入相應的數據信息收集模塊，使檔案信息的收集更加便捷。在實際操作過程中可以利用光電掃描設備來掃描、錄入相應的檔案信息，然后以圖像的形式對檔案信息進行儲存，從而將檔案信息保存到計算機系統當中，在實際掃描過程中通過調節電子掃描儀還可以提升檔案搜集的效率，在短時間內能夠搜集大量的檔案信息。此外，利用電子技術還能夠進一步提高檔案信息的儲存量，數據庫可以保存大量信息，解決原有檔案儲存空間不足的問題的同時檔案信息的儲存時間也得到延長。

（二）電子技術在檔案整理中的應用

由于檔案自身具有信息量大、種類多等特點，因此需要對其進行整理，在完成檔案整理工作后才能夠保存，便于后期的管理和查閱[3]。在實際整理過程中要利用不同的方法對檔案進行分類，比如以檔案收集時間作為分類的標準，或者基于檔案的內容進行分類，但這些方式的效率不高。通過電子技術對檔案進行分類和整理是最為準確、快速的，比如通過電子信息管理系統進行檔案管理，則可以給檔案標注相應的時間段，管理人員通過輸入時間就能查詢和調取檔案，大大提升檔案查找和調閱的效率。同時，檔案管理人員通過電子信息管理系統對檔案內容來整理和分類，有效提升檔案的管理效率。

（三）電子技術在檔案查閱中的應用

首先，電子技術在檔案管理中應用時，能夠有效創新檔案的查閱方式，能夠幫助檔案管理人員迅速獲取目標檔案信息。通過對檔案的編目以及分類信息進行全面的了解，工作人員在實際查閱過程中能夠基于自身的需求快速獲取目標檔案。此外，查閱軟件還能夠提供關鍵詞查詢功能，輸入關鍵詞就可以在信息管理系統中快速獲取所需檔案，這極大縮短了檔案查閱時間。

其次，由于檔案種類數量比較龐大，而且儲存之前需要對檔案進行編輯和修改之后才能夠歸檔，傳統的紙質檔案在使用時往往需要人工查詢調取。電子技術能夠有效提升檔案編輯的效率，利用管理系統來檢索系統數據庫，在快速獲取到目標檔案后能夠直接進行復制和移動，進行編輯，最后快速的儲存。確保原有檔案的完整性和安全性，從而充分發揮檔案的價值，為檔案管理提供有效保障。

（四）檔案信息網絡平臺的應用

在新時期環境下，隨著科學技術的不斷創新與發展，基于檔案管理的需求，充分發揮網絡技術、信息儲存技術以及計算機技術的作用和優勢，搭建系統化、科學化的檔案信息網絡管理系統和網絡平臺，并及時進行系統更新，以開放式管理模式實現檔案管理的社會化、公開化和科學化[4]。

同時，不同地區的檔案管理部門都要充分發揮檔案信息網絡管理系統和平臺的作用，利用檔案管理信息網絡平臺來進行檔案的跨地區查閱、提取和分享，從而實現檔案資料的一體化應用和管理，為提升檔案管理服務質量奠定堅實的基礎。通過統一的檔案管理系統和網絡平臺來實時獲取檔案信息，可以滿足檔案管理人員的工作需求，為日常的檔案管理工作提供便利。此外，積極建設和完善檔案信息管理服務平臺，還能促進檔案管理效率和管理質量的提升。

四、結語

綜上所述，為滿足現代化檔案管理需求，電子技術的應用對檔案管理工作發揮著重要的作用和意義。利用電子技術有效搭建電子檔案信息管理系統，將檔案信息保存到計算機系統當中，解決原有檔案儲存空間不足的問題。通過電子信息管理系統來實施檔案管理，可以在短時間內獲取大量的檔案信息，創新檔案的查閱方式，大大提升檔案查找和調閱的效率。全面了解檔案的分類信息，有效利用管理系統來檢索系統數據庫，快速獲取目標檔案信息，為檔案管理質量和效率提升提供保障。