低碳經濟時代的檔案利用分析

謝真珍

（西安財經大學，陜西西安 710100）

近年來，社會經濟發展迅速，人們期待更健康、更自然、更安全的生活方式，低碳經濟應運而生。對高校檔案利用管理而言，低碳經濟時代從生態環境保護理念出發，對檔案利用提出了新的要求，低碳管理已經成為檔案生態管理的重要內容，低碳信息化將成為檔案利用新的發展趨勢。如何做好低碳經濟時代檔案利用低碳信息化工作是當前高校檔案管理的焦點。因此，探索低碳經濟時代檔案利用低碳信息化建設的策略，具有十分重要的現實意義。鑒于此，筆者對低碳經濟時代的檔案利用進行了相關思考。

1 低碳經濟時代檔案利用低碳信息化的特點

檔案工作是一項非常重要的工作,在低碳經濟時代，從檔案利用低碳信息化的特點上看，主要表現在數字檔案資源利用能耗低、降低檔案管的碳排放量、減少紙質檔案帶來的污染等方面，其具體內容如下。

1.1 數字檔案資源利用能耗低

數字檔案資源利用能耗低是低碳經濟時代檔案利用低碳信息化的特點之一。長期以來，傳統的檔案管理以人工管理為主，耗費了大量的人力和物力，數字檔案資源利用是低碳經濟時代的產物，以檔案電子化為標志，實現檔案收集、整理、保管等管理，這樣做可以降低檔案資源利用能耗，從而達到節能的目的。

1.2 降低檔案管理的碳排放量

降低檔案管理的碳排放量是低碳經濟時代檔案利用低碳信息化的又一特點。碳排放量是最重要的環保話題之一，低碳經濟時代的核心是低碳，以低碳為主的經濟結構，要求通過節能的技術來減少碳的排放量。檔案利用低碳信息化用現代化的檔案管理技術和手段，降低檔案管理的碳排放量，對檔案管理的可持續發展提高了有效保障。

1.3 減少紙質檔案帶來的污染

低碳經濟時代檔案利用低碳信息化的特點還表現在減少紙質檔案帶來的污染方面。目前，信息技術的應用日新月異，低碳經濟的發展離不開信息化建設的支持，在檔案管理的活動中，傳統的檔案利用方式得到了優化，檔案利用低碳信息化有利于實現紙質檔案的信息化管理，減少紙質檔案帶來的污染。因此，探索低碳經濟時代檔案利用低碳信息化的策略勢在必行。

2 檔案利用低碳信息化建設中存在的問題

當前，檔案利用低碳信息化建設的現狀不容樂觀，還存在著諸多亟待解決的問題，這些問題主要表現在低碳管理理念不足、檔案工作流程混亂、數字化歸檔不理想三個方面，其具體內容如下。

2.1 低碳管理理念不足

低碳管理理念不足是檔案利用低碳信息化建設中存在的問題之一。當前，高校檔案利用中，由于對低碳管理理念的認識不足，沒有將低碳理念融入檔案信息化管理中，有些檔案管理人員雖然意識到了節能的重要性，但在實際工作中沒有將這一理念落實下去，使得檔案利用管理的實際工作中資源消耗較大，浪費人力物力的現象時有發生。

2.2 檔案工作流程混亂

檔案工作流程混亂制約著檔案利用低碳信息化建設的發展。就目前而言，高校檔案工作流程標準模糊，缺乏現代化的檔案利用管理制度，在檔案利用管理中，以往的檔案利用沒有標準化的流程為依據，缺乏相應的規范和依據進行檔案利用管理，無形中制約著檔案利用管理工作的效率，檔案利用的安全性也得不到保障，對檔案利用運行管理的影響較大。

2.3 數字化歸檔不理想

數字化歸檔不理想是檔案利用低碳信息化建設的瓶頸。對有查考保存價值的文件，在檔案利用管理中往往進行歸檔管理，傳統立卷方法延續至今便于手工檢索利用，但立卷方法煩瑣、復雜，工程量較大，在歸檔過程中的主觀隨意性較大，難以確保檔案利益的真實性，檔案數字化人員素質不高，使得檔案利用管理陷入困境。因此，探索檔案利用低碳信息化建設的策略勢在必行。

3 低碳經濟時代檔案利用低碳信息化建設的策略

為進一步提高檔案利用水平，實現檔案價值，發揮檔案作用,在了解低碳經濟時代檔案利用低碳信息化的特點的基礎上，檔案利用低碳信息化建設的策略，可以從以下幾個方面入手，下文將逐一進行分析。

3.1 樹立低碳管理的理念

樹立低碳管理的理念是低碳經濟時代檔案利用低碳信息化建設的關鍵。為改善檔案利用管理不佳的現狀，避免檔案利用中資源的浪費，與時俱進地引進先進的管理理念，低碳經濟時代下的檔案利用，檔案管理理念的更新至關重要，樹立低碳管理理念，從節約成本、提高效益的視角，將低碳管理和經濟效益密切掛鉤，降低檔案管理中檔案利用的不必要的能耗，提高檔案管理的效益和水平。

在具體做法上，首先，要加大對低碳管理理念的宣傳，重視低碳管理的作用，尤其是高校領導要加強認識，改變資源消耗高、浪費大的檔案管理局面堅定不移地走發展低碳發展的可持續之路，如開展“低碳生活”的相關活動。其次，應該加大檔案館的投入力度，強化管理、技術研發等手段，多使用現代化高效能的管理手段，加大檔案館軟硬件的設施裝備,提高檔案文件使用率，實現檔案管理的可持續發展。最后，要鼓勵檔案管理人員要將低碳意識融入日常工作中，本著低碳、高效的工作思路，主動學習新的信息技術，以檔案利用低碳信息技術創新為手段，做節能減排的有心人。

3.2 檔案工作流程標準化

檔案工作流程標準化是低碳經濟時代檔案利用低碳信息化建設的重要環節。低碳經濟時代檔案利用低碳信息化建設，對檔案工作流程標準化管理，檔案利用更為規范和科學，用標準化管理體系進行低碳檔案信息化管理，在一定程度上提高了檔案利用管理的安全性。

在具體做法上，檔案工作流程標準化，要把握好三個關鍵點，一是建立健全檔案管理制度，檔案利用低碳信息化建設，遵照標準的統一化的制度進行管理，可以提高檔案利用管理的有效性，用較少的人力和物力，完成檔案利用管理目標，以此達到減輕能耗和碳排放的目的。二是在電子文件有效性方面，通過相關技術措施使歸檔保存的電子文件存儲為標準、規范、穩定的文件格式，是開展低碳檔案信息化的基本保障。三是要對檔案數據進行定期備份，保護檔案數據的安全，這樣如果出現破壞或者丟失的情況，可以節省有限的資源，降低檔案利用管理風險帶來的損失，隱性地實現低碳化的檔案利用低碳信息化建設。

3.3 數字化歸檔提高效率

數字化歸檔提高效率對低碳經濟時代檔案利用低碳信息化建設至關重要。數字化歸檔是低碳檔案信息化的前提，在低碳經濟時代，歸檔文件的整理形式發生了重大變化，數字化歸檔以電子計算機等數字設備為手段，以檔案管理軟件的應用前提，為檔案信息化管理及利用打好了堅實的基礎，對提高檔案利用管理效率可以起到事半功倍的作用。從低碳角度講，則是從源頭上解決了檔案利用管理消耗大、成本高、效率低的問題。

在具體做法上，低碳經濟時代使用現代科學技術對檔案資料進行收集、歸檔，要求數字化歸檔要注意及時收集包含背景信息及元數據的電子文檔，保持文件形成的原貌，逐份歸檔，歸檔文件應齊全完整。與此同時，需要注意的是，網絡化利用是低碳檔案信息化的目標，還應做到儲存數字化、管理信息化、利用網絡化，如利用校園網系統構建檔案門戶網站，發揮檔案信息資源利用服務的作用,實現一對一的檔案服務利用模式，促進檔案利用低碳信息化建設。此外，還要加大對檔案利用管理人員的培訓，通過定期或不定期的培訓，增強數字化歸檔意識和技能水平，使之更好地適應檔案利用低碳信息化建設的需要。

4 結語

綜上所述,在低碳經濟時代，檔案利用低碳信息化建設更為方便高效。要做好檔案利用低碳信息化建設可謂是任重道遠，低碳時代給高校檔案利用工作帶來了新的問題。低碳經濟時代的檔案利用是一項綜合的系統工程，具有長期性和復雜性。對檔案利用低碳信息化建設而言，應樹立低碳管理的理念、檔案工作流程標準化、數字歸檔提高效率，積極探索低碳經濟時代檔案利用低碳信息化建設的策略，只有這樣，才能使檔案利用低碳化深入人心，不斷提高高校檔案利用管理水平，適應低碳經濟時代的需要，促進高校檔案管理工作持續健康發展。