云時代中職校數字檔案室建設的思考

何榮財

（三明林業學校，福建三明 365000）

隨著我國信息技術的發展，檔案管理工作已經深入到各行各業、各個領域，成為組織或個人在生產生活過程中至關重要的一個內容。隨著云時代大數據的發展，檔案信息的收集、分析、傳播等都給單位和個人帶來了巨大的轉變，同時也對檔案管理工作提出了新的挑戰。以往的檔案管理工作模式已經不能適應時代的發展，硬件和軟件設施都需要得到提升。而數字檔案室則是檔案工作的關鍵基礎，在中職校，云時代的今天，需要建立數字檔案室，才能與時俱進，從而提高中職校的檔案管理水平。

1 中職校檔案管理、數字檔案室的重要意義和作用

1.1 檔案管理工作的重要意義

檔案是真實全面地反映一個單位的歷史，是單位規范化、精細化、科學化管理的基礎，是單位開展文化建設的重要素材，傳承單位文明的重要載體，是實現單位改革發展的最有力工具。檔案具有真實性和原始性，具有其它任何材料不可替代的依據和憑證作用，所以它有極強的法律效益。檔案的作用凸顯出檔案管理工作的重要性。做好檔案管理工作，能夠為單位提供良好的服務，助力單位的健康發展。

1.2 數字檔案室的作用

數字檔案室是隨著科技信息發展逐步建設起來的。檔案信息化是時代發展的趨勢，傳統的學校檔案管理工作急需向辦公自動化應用轉變，數字信息化，是檔案管理工作提升服務水平的體現。數字檔案室是信息化條件下檔案室的升級版，是管理單位檔案信息、連接辦公室自動化與數字檔案館建設的關鍵一環。中職校在建設數字檔案室時，一是要符合社會信息化的要求，二是要結合學校的特色建設，這樣將有利于提高學校的檔案管理工作水平，為學校提供完整、真實、可靠且安全的檔案信息，從而更好地服務于學校發展。

2 當前中職校檔案管理的現狀

（1）學校領導意識不強，重視不夠。中職校的主要功能是培養適應社會需要的技術技能人才，并對畢業生就業進行指導。現在大多數家長都趨向于讓孩子入讀普通高中而后考大學，那么中職校的生源就比較匱乏，質量更是不盡如人意。在這樣的背景之下，學校領導更加重視的是招生與學生管理工作，所以很難重視到檔案管理工作。雖然說中職校的檔案管理工作不能產生直接的效益，也無法直接提升學校的知名度與影響力，但是作為一項基礎性和服務性工作，其重要性不言而喻。所以，中職校的檔案管理工作有些被邊緣化，得不到領導重視，檔案管理人員也是參差不齊，責任意識也不強，導致檔案管理工作不規范、隨意化、應付化，檔案管理工作的總體水平偏低。

（2）中職校檔案管理制度不科學，信息化水平低。領導不夠重視，檔案管理制度自然也是難以結合學校實際工作和特點制定，不科學也不能適應新時代的發展步伐，有的學校甚至沒有制定相應的檔案管理制度。在人力、財力、物力上投入的也比較少。在信息化時代，數字檔案室的建設比以往的檔案室建設需要投入更多的人力、物力和財力。云時代的數字檔案室建設需要資金的支持，學校不重視檔案管理工作，在這方面投入的資金也很有限，數字檔案室難以實現，總體的檔案管理信息化水平低下。

3 云時代數字檔案室的特征和發展趨勢

數字檔案室是信息化條件下檔案室的升級，是指單位在檔案管理發揮作用的過程中，運用現代化信息技術對電子檔案和傳統載體的檔案等數字檔案信息進行收集、歸納、整理、存儲和管理、檢索利用，通過計算機網絡提供共享利用和信息服務的管理平臺。

（1）數字檔案室的特征和功能。數字檔案室的特征和功能包括資源的數字化，實體的虛擬化、管理的系統化、傳遞的網絡化、利用的知識化。數字化就是在大數據時代，很多資料信息都以數據呈現和存儲，包括電子文本、圖像、聲音、視頻等；虛擬化是指對傳統紙質的檔案等進行數字化加工，可以利用信息化手段對這些資源進行管理和規范；系統化是指在數字檔案室的信息管理系統中，能夠對檔案業務的流程、規范等進行設定，系統、規范地管理；傳遞網絡化是指數字檔案室要通過網絡連接，運用計算機系統，實現檔案的收集和管理等，并能夠在安全的網絡環境下實現共享；知識化是指數字檔案室能夠系統地搜索出相關的檔案信息，將純粹的檔案信息組織聯系成動態信息，為檔案查詢者提供知識化的數據信息。這些特點和功能與傳統的檔案室相比較，更能適應云時代大數據信息發展的步伐，能更好地服務于學校的發展。

（2）數字檔案室的基礎設施建設。云時代，計算機技術發展迅速，將這個技術運用到數字檔案室建設中，要確保數字檔案資源的安全和有效。數字檔案室的基礎設施建設決定了該檔案室的服務質量和水平。數字檔案室的基礎設施包括網絡，系統的硬件、軟件，以及安防系統、終端和輔助設備等。網絡基礎設施需要根據學校的需要進行統籌規劃，合理設計和建設。系統硬件包括服務器、存儲與備份。安防系統則是對檔案信息進行安全保護。終端和輔助設備包括計算機、掃描儀、打印機、刻錄機、移動存儲介質等。

（3）數字檔案室建設的發展趨勢。數字檔案室是對傳統檔案管理模式的挑戰。通過計算機等電子設備和網絡對檔案進行收集、整理、存儲和共享。數字檔案室的建設，會不斷促進檔案資料的數字化，將所有能夠轉換為數字的資料都通過技術手段轉換；在辦公自動化中，收發文件、傳閱、歸檔等都可以通過計算機檔案軟件進行，即文件的辦公過程變得自動化和數字化，便于傳輸、保管和共享。

4 中職校加強數字檔案室建設的建議

（1）提高領導意識，更新檔案管理理念。首先是領導要意識到檔案的作用，檔案管理工作不是可有可無的工作，而是學校的基礎性、服務性工作，對樹立學校形象也起到關鍵的作用，從而重視學校檔案室的建設。其次是傳統的檔案都是通過紙質版來進行管理，但在云時代、大數據的今天，學校領導也要意識到數字化建設已經逐漸成為檔案管理的發展趨勢，要更新對檔案管理工作的理念，充分利用科技信息手段將繁雜的檔案管理模式轉變為科技、安全、高效的管理模式，以適應新時代信息的發展。

（2）加大資金技術投入，做好基礎設施建設。數字化檔案室建設，不僅需要領導思想上的重視，還需要學校投入一定的人力、財力和物力。要實現檔案室的數字化，基礎設施必不可少，這是數字化建設的基本保障。首先，要把數字檔案室的網絡管理中心設置在學校的中心機房，配備能滿足數字檔案室應用的專業服務器。要有相對獨立的檔案數據網絡，與互聯網區分開來，進行有效隔離，這樣在數據傳輸和共享的時候，加上安全保障設施，確保檔案信息的安全。網絡的性能要能夠適應當前圖像音頻等數據的播放、傳輸和利用等方面的要求。同時機房要能夠防雷、防磁、防火、防水、防盜、穩壓、恒溫、恒濕等，確保基礎設施的穩定和安全。其次要配齊終端和輔助設備包括計算機、掃描儀、打印機、數碼相機、刻錄機、移動存儲介質等。在檔案信息的收集、數字化到錄入、存儲，再到輸出等，都需要通過這些設備來完成。第三是建設好數字檔案室的應用系統，也就是檔案管理工作的軟件。軟件是數字檔案室的核心，它包括數據的數字化收集、登記錄入、分類存儲、保管期限、檢索統計、格式轉換、權限管理、共享范圍、備份情況等，是結合學校特點的完整性檔案管理系統，充分運用好這個系統，可以快速查閱檢索檔案信息，提高檔案的管理和開發利用效率。

（3）制定適合學校特色的檔案管理相關制度。管理制度是規范工作的一項重要措施。中職校的檔案管理工作也是如此。首先對數字檔案室要制定和完善制度，人員的進出，檢索的流程，數字檔案室的維護等等。第二是對數字檔案本身的相關制度。如檔案分類管理、分類方案、信息收集、信息錄入、存儲和檢索利用、輸出、備份等，都要符合國家檔案管理的標準，又要結合學校的特色，讓檔案的作用盡可能發揮到最大化。在用戶權限和管理權限上也要做說明，科技不斷發展，要不斷完善安全保障制度，確保檔案的安全。

（4）加強檔案室管理人員的業務培訓。數字檔案室管理人員素質的高低直接影響了數字檔案室的工作效率和質量。中職校為提高數字檔案室的效率和質量，應結合學校實際，以示范校建設和學校管理水平提升工程等為契機，配備足夠的檔案專業管理人員，并加強崗前培訓，在崗期間定期或不定期參加區域或教育部門在信息化時代對檔案管理的專業培訓，使檔案管理工作人員不僅具備最新檔案管理專業方面知識，還要能夠較好地使用計算機、網絡、服務器等硬件和軟件設備，不斷提高其操作能力。同時要制定相應的獎懲制度，加強檔案管理工作人員的責任心和使命感，并對他們的發展和進步給予保障，提高他們的工作積極性和主動性，提高數字檔案室的服務質量。

5 結語

學校是培養人才的地方，是指導學生就業創業的平臺，學校的發展關系到學生的成長。學校的檔案管理工作在學校的發展中起著舉足輕重的作用。在云時代，計算機信息技術越來越發達，對中職校的檔案管理工作也提出了新的要求和挑戰。數字檔案室的建設是檔案管理的基礎，它實現了檔案的數字化，利于存儲和檢索，大大縮短了檔案的查詢時間，提高了檔案利用效率。數字檔案室使檔案管理的手段得到了根本性轉變，學校通過利用云時代科學技術，不斷增強和提高學校檔案的服務功能，充分開發利用檔案，擴大檔案的服務范圍和效率，對學校的形象和改革發展起到了至關重要的作用。當然，科技是在不斷發展的，中職校的數字檔案室建設起來后也不是一成不變的，還需要跟著時代發展的步伐，不斷更新和完善，讓檔案充分發揮應有的作用。