有關自然資源檔案歸檔問題的提出與建議

王艷濱

摘要：從自然資源的檔案建設與社會現象角度探討當前數字檔案和電子文件、在線文件等在歸檔過程中常出現的問題，針對這些問題，從利用新技術、完善與時俱進的管理新理念等方面找尋解決辦法，從根本上提出自然資源該如何建立檔案，重點突出了“云”的概念，通過利用“云服務”來進行檔案整理。

關鍵詞：自然資源檔案 歸檔 建議

中圖分類號：G270.7? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009—5349（2019）22—0130—02

隨著當前人們對檔案管理意識的提高，自然資源部數字檔案建設也逐漸得到重視。如何在信息時代做好檔案歸檔工作，值得檔案管理人員思考。

一、自然資源檔案建設的現狀

1.建設范圍

來自自然資源檔案的數字文件包括部門、機構、土地管理機構、國土安全部和國土資源部。在文件存儲系統中，包括文件存儲、基礎設施、專業存儲、圖像存儲、音頻存儲、技術存儲，總共涵蓋了以上六種文件存儲的檔案存儲方式。

2.建設的功能

“云”的概念有自己的要求。例如，自然資源所有的數字文件要實現其統一性，統一性不僅包括了材料的整理，還有管理上的統一，在工作的分配與監控上，同樣要保證一定的統一性，并且通過“云”的體系模式進行提供一定的服務。這個系統的主要功能涵蓋了自然資源中現有的各類文件的存檔和整理，例如，專業文件與影像信息等，借助現代科技對其進行檔案的歸類，通過專業的數理統計分析，對自然資源的檔案資料實現系統化與統一化的整理。這一部分的工作，需要現代科技的支持，尤其是電子文件系統庫的存檔與整理，包括線上登記的相關事宜，在技術上基本上滿足了電子文檔材料的需要，以此實現了文檔線上與線下的統一化管理。各個管理部門統一對文檔庫進行管理和儲存，方便了網絡傳輸與信息的交流與溝通，以這種方式對公眾進行完善的線上信息服務。提高用戶的體驗性，是現階段人性化、技術化的體現。

3.資源檔案的應用

實現了自然資源中各類信息資料的極大整合。從前的文件資料及音像材料都是分散式管理，沒辦法將不同形式的資料整合到一起：實現了文件格式的統一，就沒辦法將同類內容整合;實現了同類內容的整合，也沒辦法將同板塊的內容進行整理和劃分。建立線上統一平臺，方便全網統一管理與儲存;同時能夠保證國家信息的安全。一網安全，全網無漏洞，這種方式保證了電子檔案的可利用與完整性，不僅調出方便，而且所搜索的材料也是系統的、有據可循的。現如今是信息化、數據化的大時代，在這樣的背景下，有關部門仍墨守陳規是行不通的，唯有利用高科技對各類信息包括各部門所涵蓋的信息進行全方位的線上整合，才能夠方便接下來的工作并且這種技術的革新要全方位地實現，而不是局限在某個部門。

二、存在的問題

1.不同工作板塊出現沖突

自然資源檔案整理，是將紙質文件版本文獻以“一事一卷”的方式加以編輯撰寫與整理。這種傳統的整理方式完整地保持了文書之間的有機聯系，使文件的存儲與整理變得更為方便、實用。但與此同時，繁重的工作量也增加了很多不必要的人力財力資源浪費。2015年，國家檔案局發布的《檔案館管理條例》明確規定，“數字檔案館是由一個個相對獨立的個體數字檔案館所組成”。因此，當自然資源部門數字化檔案系統采用傳統的檔案保存方式時，就需對部門的電子政務系統加以改革，以增加檔案的數量。如果系統是按照單獨方式組織起來的，就不需要太多人力和物力，直接采用新的技術就可將工作完全自動化;如果沒有采用單獨方式，就需要對原系統組織加以整頓。

2.存檔方式存在的問題

在線電子文件的保留，在線文檔保存系統的建設，都需要開發更有活力、更加便捷的資料保留系統，在App中形成保留文件的自動存檔，從而方便工作人員的操作應用。需要注意的是，因部分機關電子系統應用不完全，導致大部分存檔工作無法在本系統中進行，這一問題在使用司局所編制的操作應用中尤為明顯，其結果是，自動文檔存儲不完整，無法將所有電子檔文件在線存檔。除此之外，部級行政管理體制沒有得到電子簽名的驗證，網上電子文件的法律效力還沒有得到有效的解決，存檔方式的推廣有待加強。

3.電子檔案室系統應用的使用

我們所熟知的自然資源部電子檔案室采用的系統是網絡架構體制。該體制在技術上可以認為，使用自然資源部機關內部網絡連線的工作人員都可使用此應用，以便更好地管理工作單位所有人員的網絡檔案，并且不需要重復地建立相同的檔案。這些不僅提高了用戶和工作人員的查詢效率，還可以保證數據記憶管理平臺的安全不會受到侵害。雖然該應用還有諸多功能，但由于技術原因，無法保證大批量用戶的使用，也無法在督察局及部直屬單位增加電子檔案室的應用，這就使部分基層單位的電子（下轉第129頁）（上接第130頁）檔案數據與系統檔案室應用的數據不一致，從而造成許多不必要的麻煩。

三、實施電子檔案室發展的幾點想法

1.將文件儲存與編排的方式統一

目前，電子信息行業已經進入信息化的時期，是應當發展高效率工作方式的新階段，而紙質檔案的轉換成為檔案事業轉型的有力選擇。伴隨著網絡、“地球村”、“云”的嶄露頭角，檔案信息電子化已經成為現階段檔案發展不可阻擋的趨勢，并且由于現代越來越開放，檔案個性化也是信息電子化的新方式。檔案電子化已成必然，紙質檔案退出舞臺已成為提高效率的必然選擇。所以，我們現在所提出的電子型檔案就是順應時代潮流的產物。因此，如今的檔案工作者們應該改變原有的工作方式，從傳統的工作思維轉型到對現在電子數據庫的建造以及運用。既然電子數據已成必然，那么只有順應形勢發展。如果只使用以前的低效率的方法，那么有可能會遭到淘汰。“無紙化”就是對紙質檔案電子化的最好詮釋。并且，我們可以根據各司的部署以及各司所擁有的條件，更加迅速地推廣文檔電子化的應用方式，將紙質檔與電子檔聯結，使紙質檔成功轉化為電子檔，并且使電子檔文件符合各方的需求與要求。提高工作人員的工作效率，并且電子檔材料調用簡單，實用符合心意、符合“美”的定義，即界面美、操作美、實用美。

2.改變投入方式，實現紙質文件在線歸檔

結合實際，傾力研究與討論，提出切合實際的解決方案，并應用到工作中。以下是一些解決方案：提高資金的支持是解決辦法的重要辦法。我們可以給工作人員提供良好的培訓，以加快轉化思維的步伐;我們可以監督相關部門加快文檔的轉化，并給予適當的獎勵提高他們的積極性，以盡快建立檔案系統;同時，使用適當的方法，保證在實際中能得到很好運用，以增強方法的適用性。實踐是檢驗真理的唯一標準！

3.積極運用新技術，重點打造“檔案云”

建立自然資源部的電子檔案室的初衷是形成以云服務為基礎的“檔案云”，電子檔案室給予“檔案云”這個設計思想以基礎性的地位。在許多地方擁有成功的案例，將電子檔案與云檔案統一。實際上，“云服務”確實是可以增加電子檔案管理規范的新方式，并且也可以很好地提高工作效率。所以，電子檔案室的運用可以更加廣泛，而不是只局限于一些領域。使用終端數量也需要增加，要提高使用率和普及率。

參考文獻：

[1]李小艷.當前自然資源檔案管理面臨的難點及對策[J].中國房地產，2019（25）.

責任編輯：孫瑤