數字化網絡技術在高校檔案管理中的應用

◆楊維東

數字化網絡技術在高校檔案管理中的應用

◆楊維東

（沈陽師范大學新聞與傳播學院遼寧110034）

在當今社會發展的快節奏下，檔案信息是當今社會的重要識別資源，整個社會信息系統要以檔案信息為核心內容來開展活動。如今，計算機網絡技術正在飛速的發展，社會生活的方方面面都離不開計算機網絡。計算機網絡技術的廣泛應用加快了檔案管理向現代信息管理邁進的步伐，這將為各行各業的檔案數字管理提供技術保障。本文對高校檔案在日常管理中存在的問題，進行了深入的分析和探討，進一步了解數字網絡技術在高校檔案管理中的應用。

網絡技術；高校；檔案管理

0 引言

檔案作為一種教學、活動的歷史記錄，在高校中起到十分重要的作用。同時學校檔案也是對學生生活狀態，學習狀況的現場直播，它對學生以后的人生道路走向有著重大的意義。當今網絡技術已經普遍，在各行各業均能看見它的身影，并且它是未來高校檔案信息化的管理趨勢，其應用價值不可估量。高校檔案是高校歷史發展的見證人，全方面的記錄了高校的歷史變革歷程。高校檔案的管理工作十分重要，它是學校事業發展的關鍵樞紐，是勘測高校各方面素質高低的一把戒尺，但是進行檔案管理并非易事，要實現檔案全方面的管理，必須介入現代信息技術加以輔助。

1 將數字化技術應用于檔案管理的必要性

當今時代，我國在校學生已經達到了二千八百多萬人，高校工作人員的數量也達到了一百萬。要對這個龐大數量的人群進行管理并非一件容易的事情，檔案是對他們進行有效管理的有效方法。假設這些人沒有檔案，我們將很難實現對這將近3000萬人的管理。在互聯網技術還沒有得到快速發展之前，大多數檔案都是以紙質方式來呈現的，這就出現了一定的弊端，例如，首先字跡容易氧化，不容易保存，其次紙質檔案因為管理不當容易丟失和破損。最重要的是當面對眾多檔案時，最大的麻煩就是整理問題，分類整理工作并非易事，相反，是極其的復雜，并且在極大程度上影響了檔案的使用效率。綜合來說，使用互聯網技術管理高校檔案，使檔案數字化已經成為了一種趨勢。

當今世界已經被數字化、信息化、網絡化所覆蓋。網絡技術在各個領域被廣泛需求，并在各個領域都起到了巨大的推動作用。高校檔案是高校管理的核心內容，因此高校檔案管理必須融入到數字化網絡中，同時管理者也必須充分掌握網絡數字技術，將此項技能應用到工作中來，只有這樣，才能在最大程度上幫助高校管理眾多檔案，幫助高校檔案管理工作向現代化的步伐邁進。

雖然檔案數字化管理對高校管理檔案工作有著極大益處，但是一些高校仍然不能很好的接受這種管理方式，他們認為這樣會使得檔案信息被盜取，絕大部分高校仍然過度依賴紙質檔案，雖然紙質檔案不容易管理，整理工作也比較復雜，字跡容易氧化，內容容易遺失，但是他們依舊支持紙質檔案排斥檔案數字化，致使在極大程度上阻止了我國實現檔案數字化管理的進度。

2 數字化網絡技術的優點

如果我們能合理的應用數字化信息技術，并把它融入到檔案管理工作之中，這將是檔案管理工作的重大突破。數字化信息技術在一定程度上解決了所有紙質檔案在管理中所存在的問題，例如，在一定程度上減少了管理人員的工作量，提高了整理效率，并且對檔案進行儲存，這樣就再也不用擔心檔案遺失和破損等問題的發生了。

曾經有這樣一個案例：18歲花季少女徐玉玉由于被騙子騙取了大學開學學費，突然心臟停止跳動，至此一個花季女孩就永遠的閉上了眼睛。究其主要原因：一是女孩徐玉玉思想太過天真，相信了天上掉餡餅的事情。二是個人檔案信息被盜取，這就是紙質檔案的最大漏洞，不法分子充分利用了這點，到處招搖撞騙。然而數字化網絡技術可以填補這一漏洞，在極大程度上保護了他人的個人隱私。

合法利用數字化網絡技術，有利于實現各個部門的資源共享。管理部門可以對此建立一個專門進行檔案管理的數據庫，把所有檔案進行歸納、分類、整理后存入數據庫里，并且可以像互聯網文獻檢索一樣，建立檔案檢索窗口，無論在何時何地，只要各部門通過了管理部門的批準，均可以搜索自己所需要的相關信息。這樣在極大程度上提高了工作速度，并且實現了各個部門的資源共享。

傳統檔案的整理需要大量的人力物力，致使在極大程度上影響了檔案的整理速度。然而這樣整理檔案，主要是因為人為的整理效率低，為了提高工作效率，他們不得不雇傭大量員工，進行大量的復印工作，這就導致了管理成本急劇上升。相反，現代化網路技術以計算機為載體，一臺計算機一個小時的工作量是一個人的10倍左右，極大程度上提高了工作效率，同時也在一定程度減少了人力的雇傭，節約了管理成本。

3 怎樣才能將數字化網絡技術融入與檔案管理中

玉不琢，不成器，人不學，不知義。這句話充分說明了規則與制度在管理中起到十分重要的作用。如果我們想要將高校檔案管理制度完善到一個新的高度，我們就必須制定可靠科學的改革方案。完善的工作管理制度可以提高數字化檔案整理的完備性。并且在一定程度上為以后的數字化檔案管理奠定堅實的基礎。

我們要想拋棄老式檔案管理方式，實現檔案信息數字化，我們就需要投入較高的資金，做好基礎性工作。基礎性工作包括加強信息的安全性能，實現信息的資源共享等工作，但是要想實現這些工作絕非易事，我們需要完備的電子硬件，配置具有較高的安全性、儲存容量大的網絡設備，例如掃描設備、光盤庫等。這些設備雖然性能好，工作效率高，但是價格昂貴，需要大量的金錢支持，因此，各大高?？梢韵蛘埱蠼涃M的使用，增加對檔案信息數字化管理的開支，但是管理部門也應該做到財不亂花的行為規范，在經費使用方面，爭取花最少的錢，辦最好的事。

如果要想把數字化網絡技術充分融入到檔案管理中，就要從實際問題出發，員工素質培養和招聘賢士等方面。實際上，檔案信息數字化人員需要具有完善的網絡信息技術。它對管理者具有嚴格的素質要求，正因如此，才需要征集賢士來實現檔案信息數字化。隨著檔案信息數字化的不斷發展與完善，對相關工作人員的技能需求也越來越尖端，因此應該對相關工作人員進行不斷的更新與培訓來滿足檔案信息數字化的具體要求。

加強群眾的信息安全意識，目的是為了確保檔案信息被合法利用。檔案信息數字化雖然比傳統紙質檔案在保護私人隱私方面具有一定的優勢，但是人無完人，一山更比一山高，還是有不法分子，例如黑客想法設法的對信息進行盜取。正因如此，對于一些涉及重大事件的檔案要嚴格保密，使其秘密化。例如，學校相關機密，和涉及到個人隱私空間等問題。同時對操作系統也要及時更新和修復漏洞登錄時要嚴格進行身份識別，可以像QQ一樣設置訪問權限與異地登陸識別等。

4 結束語

高校管理工作中的核心內容是高校檔案管理。通常我們將檔案信息數字化的過程比喻為紅軍萬里長征的過程，它的完成需要長時間的探索與實踐。在這條不斷探索的道路上，我們要確立長期不變的目標，一步一個腳印，踏踏實實的完善檔案信息數字化，及時填補漏洞，積極將數字化網絡技術充分應用到高校檔案管理中。

[1]朱玉明,琪娜.高校檔案數字化業務外包初探[J].內蒙古教育(職教版)，2015.

[2]劉志國.信息化建設在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件[J].價值工程，2015.