辦公自動化系統(tǒng)醫(yī)院動態(tài)辦公日志系統(tǒng)設(shè)計分析

◆羅子杰

（廣東省廣州市花都區(qū)第二人民醫(yī)院 廣東 518000）

關(guān)鍵字：戴明環(huán)；辦公自動化；動態(tài)辦公日志

調(diào)研發(fā)現(xiàn)我國醫(yī)院業(yè)務(wù)增長迅速，管理和業(yè)務(wù)工作長期處于高負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，同時現(xiàn)階段醫(yī)院工作總結(jié)不能如實的反映員工的實際情況，由此引發(fā)管理和業(yè)績考核上的困難。不少醫(yī)院嘗試使用工作日志的方法進(jìn)行辦公系統(tǒng)的改善，醫(yī)院已經(jīng)建立完成的辦公自動化平臺與辦公日志系統(tǒng)有著天然的結(jié)合性，在此基礎(chǔ)上的辦公自動化系統(tǒng)醫(yī)院動態(tài)日志系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。

1 動態(tài)辦公日志系統(tǒng)分析

1.1 戴明環(huán)理論分析

戴明環(huán)理論又稱之為PDCA循環(huán)理論，最早由美國學(xué)者戴明博士提出。該套理論涵蓋定義目標(biāo)需求與制定行動計劃、實施過程、檢查評估、標(biāo)準(zhǔn)化與進(jìn)一步推廣等環(huán)節(jié)。將戴明環(huán)引入到辦公動態(tài)日志中，進(jìn)一步擴(kuò)展了其應(yīng)用的范圍。戴明環(huán)理論屬于一種螺旋式上升的循環(huán)理論，每完成一次循環(huán)，管理質(zhì)量就會得到相應(yīng)的提升。大量學(xué)者研究表明，戴明環(huán)理論應(yīng)用在動態(tài)辦公日志中，能夠有效提升辦公日志的系統(tǒng)化、圖像化和條理化水平。

1.2 動態(tài)辦公日志系統(tǒng)主要優(yōu)勢

（1）操作更加簡便。信息化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用是各領(lǐng)域發(fā)展的一大趨勢，基于多用戶管理與應(yīng)用的動態(tài)辦公日志系統(tǒng)，淡化了辦公場所固定的要求，只需一臺能夠連接網(wǎng)絡(luò)的計算機(jī)，便可實現(xiàn)動態(tài)日志系統(tǒng)的更新和管理。同時與現(xiàn)階段各大醫(yī)院主流的OA系統(tǒng)，郵件系統(tǒng)并行運(yùn)行。隨著廣大醫(yī)務(wù)者對于計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)掌握程度的提升，辦公日志系統(tǒng)的可理解度和可操作度也會不斷提升。

（2）實現(xiàn)了動態(tài)交互基礎(chǔ)上的實時更新。分析認(rèn)為傳統(tǒng)的工作日志以時間為軸記錄事件的發(fā)生，在歷史記錄的反饋和回顧方面缺乏階段性的總結(jié)。相比較而言，基于網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)的動態(tài)辦公日志系統(tǒng)可便捷的實現(xiàn)和任務(wù)進(jìn)度表的核對，同時實現(xiàn)了未來發(fā)展趨勢的判斷。網(wǎng)絡(luò)辦公模式下，員工的工作進(jìn)展、發(fā)現(xiàn)的問題和改進(jìn)的方案能夠隨時呈現(xiàn)在系統(tǒng)中，上級領(lǐng)導(dǎo)能夠快捷的實現(xiàn)工作狀態(tài)的查詢和統(tǒng)計，實現(xiàn)了上下級之間相互了解相互溝通的目的。

2 系統(tǒng)設(shè)計與模塊分析

2.1 工作日程模塊

員工工作日程安排主要目的是實現(xiàn)自我分工和有序的直接安排，在制定工作日程中需首先研究本周工作計劃和目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上分別列出各工作要點，便于后期工作中及時核對。部分實際應(yīng)用案例證明，應(yīng)用工作日程模塊可幫助員工有效實現(xiàn)時間規(guī)劃。

2.2 工作日志模塊

工作日志包含三個主要部分，分別是撰寫日志、分析周志、上級信息反饋。撰寫日志要求員工整理當(dāng)天所完成的工作，各項工作的完成度與遇到的困難，工作過程中與何人發(fā)生了工作關(guān)系，現(xiàn)階段工作中有哪些可以改進(jìn)的部分，分析未完成工作的原因并提出改進(jìn)意見。有條件的醫(yī)院可進(jìn)行典型業(yè)務(wù)案例的分析和交流，定期舉行講座和感悟會，幫助員工積極學(xué)習(xí)先進(jìn)工作經(jīng)驗。

2.3 個人任務(wù)模塊

運(yùn)用綜合管理的思想，分解員工的年度工作目標(biāo)和工作計劃，重點包括工作職責(zé)和工作內(nèi)容要求。工作職責(zé)的確定需依據(jù)不同崗位性質(zhì)定型，明確具體工作內(nèi)容和工作要點，針對職責(zé)和分工進(jìn)行分解和確定。每完成一項任務(wù)和工作，應(yīng)在個人任務(wù)模塊中進(jìn)行相應(yīng)的填寫，更新任務(wù)工作進(jìn)程，追蹤完成的情況。

2.4 工作匯報模塊

在動態(tài)辦公日志系統(tǒng)中進(jìn)行個人工作匯報，主要是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，其中的主要參與者是具體員工和上級負(fù)責(zé)人，具體的匯報形式可按照日報、周報、月報的形式開展，對應(yīng)上級任務(wù)安排，及時更新和完善。上級負(fù)責(zé)人根據(jù)員工的工作匯報進(jìn)行績效考核，在充分肯定完成工作的同時指出尚需完善的部分，并提出相應(yīng)的改進(jìn)意見和建議，建立健全工作匯報的動態(tài)反饋機(jī)制。

2.5 數(shù)據(jù)備份模塊

考慮數(shù)據(jù)安全及后續(xù)查閱的便利性，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。對不同層級和不同業(yè)務(wù)部門設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，確保用戶隱私和醫(yī)院內(nèi)部信息的安全性，此外可通過加密處理用戶登錄密碼的方式，降低數(shù)據(jù)外泄的風(fēng)險。數(shù)據(jù)備份建議以周或月為單位進(jìn)行，有條件的醫(yī)院可進(jìn)行實時數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生系統(tǒng)故障，可快捷的完成數(shù)據(jù)恢復(fù)，將數(shù)據(jù)損失的可能性和損害性降到最低。

3 醫(yī)院行政效率與日志系統(tǒng)關(guān)系分析

醫(yī)院的行政事務(wù)、日常工作、動態(tài)反饋和員工的成長都可以集中到日志系統(tǒng)當(dāng)中，充分發(fā)揮系統(tǒng)自動化和高效率的特點，切實改變醫(yī)院部門工作作風(fēng)，提升工作效率，服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。對此應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)日志系統(tǒng)的使用效率。

（1）建立健全立體溝通機(jī)制。動態(tài)辦公日志系統(tǒng)實現(xiàn)了醫(yī)院內(nèi)部自下而上和自上而下兩種方式的溝通協(xié)調(diào)，除此之外，工作中有聯(lián)系的各橫向部門也可形成內(nèi)部關(guān)聯(lián)，醫(yī)院的總體目標(biāo)計劃逐級分解后，通過該系統(tǒng)落實到具體部門和個人身上；與此同時每位員工將自身完成的工作和部門工作一一對比，實現(xiàn)跨部門協(xié)同辦公和信息傳遞，共同推進(jìn)醫(yī)院行政目標(biāo)的實現(xiàn)。

（2）出現(xiàn)人力資源職能的動態(tài)匹配。作為現(xiàn)代人力資源管理的基礎(chǔ)工作，崗位分析是很多醫(yī)院進(jìn)行職能劃分的工作難點。在使用了動態(tài)辦公日志系統(tǒng)之后，醫(yī)院各職能部門的崗位分析和分工更加清晰。系統(tǒng)中的每一個員工和部門負(fù)責(zé)人，定期將辦公日志上傳，并經(jīng)過審核部門的流轉(zhuǎn)，匯總到人力資源部門中，一方面員工可通過系統(tǒng)登錄實時追溯和更新個人工作，另一方面上級主管部門可實施掌握該員工的工作情況。在動態(tài)日志系統(tǒng)中，各部門之間的邏輯關(guān)系更加清晰，數(shù)據(jù)共享更加便利，實現(xiàn)了科學(xué)化和精細(xì)化績效管理。

（3）提升招聘和培訓(xùn)的效果。為實現(xiàn)按需設(shè)崗，因崗選人的目標(biāo)，通過動態(tài)辦公日志系統(tǒng)，了解員工分析和解決問題的能力，判斷其是否能符合該崗位的工作要求。如某一員工無法勝任，則需進(jìn)行人才招聘，或內(nèi)部員工調(diào)配，實現(xiàn)了人力資源的最優(yōu)化配置。與此同時，動態(tài)辦公日志可幫助上級部門及時發(fā)現(xiàn)員工在業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作技能方面的缺陷與不足，明確下階段員工改進(jìn)的方向，這是有針對性的培訓(xùn)計劃。

4 辦公自動化系統(tǒng)醫(yī)院動態(tài)辦公日志系統(tǒng)應(yīng)用分析

我院實行辦公自動化系統(tǒng)和辦公日志系統(tǒng)的結(jié)合之后，主要實現(xiàn)了以下兩大改進(jìn)。首先，以往的工作匯報以月、季或年度為單位進(jìn)行，內(nèi)容不夠豐富，同時耗費(fèi)了大量中層干部的工作精力；其次傳統(tǒng)的工作日程上報，通過郵件形式進(jìn)行，數(shù)據(jù)更新和保存存在一定問題。改進(jìn)之后，以信息化方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)辦公或郵件傳輸，將每周工作總結(jié)匯報貫穿在中層干部和基層員工的日常行為中。

在系統(tǒng)運(yùn)行一段時期之后發(fā)現(xiàn)，大部分員工已經(jīng)適應(yīng)了每周的工作總結(jié)，并熟練運(yùn)用系統(tǒng)的查找、提醒、核對功能。領(lǐng)導(dǎo)層可以便捷實現(xiàn)中層員工工作狀態(tài)的查詢，顯著提高了醫(yī)院辦公行政效率。

5 結(jié)語

動態(tài)辦公日志系統(tǒng)開發(fā)的初衷是創(chuàng)造出一種新的管理模式，培養(yǎng)員工科學(xué)規(guī)劃反思成果、督促工作的主動意識，同時將紙質(zhì)的工作轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)性較高的集成系統(tǒng)。在一定程度上實現(xiàn)了醫(yī)院辦公的無紙化、高效化、便捷化，對于克服員工的懈怠心理，充分發(fā)掘員工工作積極性和工作潛能具有重要作用。