互聯網時代人事檔案的改革與創新

□徐 瑩

人事檔案管理工作，不僅是人事工作的重要組成部分，同時也是檔案管理工作的重要組成部分。 在各單位，人事檔案對單位自身綜合競爭力的提升以及人員的自身發展都起到了不可替代的作用。在互聯網時代，人事檔案管理呈現出信息化、多樣化和社會化的趨勢。 如何在新趨勢中保障人事檔案的真實性、保密性，不斷提升人事檔案管理、利用的水平，就成為檔案管理部門必須面對的問題。

一、互聯網環境下人事檔案管理的趨勢

1.信息化。 互聯網時代信息化是人事檔案管理最為顯著的特點之一。 在傳統的人事檔案管理模式中，無論是從檔案的收集、整理、分類還是歸檔都在線下進行，檔案的載體也多為實體，再加上流程的復雜，導致人事檔案管理效率低下。自上世紀80年代開始，一些較早進行檔案管理的單位就開始了檔案管理信息化建設，在初期通常只是用于數字化資料的保存。 但如今隨著互聯網技術的飛速發展，人事檔案管理方式也產生了更為深刻的變革。檔案管理逐漸由機械化走向智能化，電子檔案館、數據庫建設的完善也推動了檔案管理流程從線下轉至線上，極大地提升了檔案管理的效率。 對于人事檔案而言，信息化建設更是方便了檔案的收集和存儲。 人事管理模式多種多樣，包括事業編制、人事代理、勞務派遣，每個管理方式涉及的人事檔案管理辦法也是不同的，信息化實現了各類檔案的有效分類，大大減輕了工作人員的工作量，同時也給后續人事檔案的利用打下良好基礎。

2.多樣化。 第一，互聯網時代人事檔案的種類和內容較過去更加多樣。信息化時代人事檔案的收集更加便利，既可以人工進行收集，也可以通過應用軟件自動收集，人工和自動收集方式的結合大大豐富了檔案的體量，聲像檔案、圖文檔案和實體檔案都以新的方式保存下來。 從內容的角度上來看，由于管理效率的提高和檔案載體的豐富，所收集的檔案內容更加多樣，不僅不局限于個人學習和工作經歷，還包括視頻、音頻等證明材料，進一步增加人事檔案的真實性。 第二，互聯網也給人事檔案信息服務模式提供了新思路。 在過去，由于人事檔案的封閉性和對人事檔案認識的不足，檔案的轉移和交接工作一直以來都是問題。 但借助微信公眾號和應用軟件，已經能夠實時地查看人事檔案的轉移進度，相關知識也可以在線咨詢，不僅有利于檔案知識的普及，也給人事檔案信息服務的拓展提供了新的思路。

3.社會化。 一些單位檔案管理工作起步較早，但其服務對象基本針對本單位及本單位成員，同時行政色彩也較為濃厚。 隨著我國社會經濟的不斷發展，人們對于人事檔案的作用有了更加深入的認識，公眾的檔案意識顯著提高。而去行政化和人才聘用制度的不斷發展，也使得人事檔案工作更多地走向社會。 目前很多新聘人員大部分采用人事代理和勞務派遣制度，前者檔案存放在高校，后者檔案存放在人才服務中心，互聯網給檔案的存放和管理帶來了新的便利。 另一方面，檔案的利用也逐漸社會化。 現如今人員流動較過去大幅度提高，很多人事檔案管理部門接觸到了更多的問題，如聘用人員背景調查、檔案真實性等，這些變化都要求檔案工作者要不斷創新管理方式，提高服務意識。

二、互聯網環境下人事檔案管理存在的問題

1.重視程度不高，責任意識不強。 一是對檔案基本工作情況了解不足。如今大量人事檔案的轉移和交接工作都會通過互聯網，但由于責任意識的缺乏以及對人事檔案工作的不重視，檔案工作人員對互聯網檔案工作要求和面臨的風險沒有進行系統梳理，對本單位人事檔案的保管情況了解也不足，檔案保管分散的現象尤為突出，保存格式、標準不統一，給后續的管理工作增加了負擔。二是人事檔案數字化資源建設不完善。 人事檔案有著較強的保密性特點，因此多數單位保管人事檔案以紙質文件為主，如今在人員招聘或考核上大多還是使用紙質文件，雖一定程度上保證了檔案的保密性，但實際上沒有發揮檔案信息化建設的功效，降低了工作效率。

2.制度創新滯后。 一是綱領性制度建設的滯后。檔案管理部門多年來存在“重保管輕利用”的思想，在制度的沿襲和創新上以檔案保管為主，人事檔案也是如此。 但如今檔案管理方式變革巨大，人事關系的形式也在逐漸走向市場化，這就給管理制度提出了新的要求，人事檔案管理的標準、規范不斷變化，滯后的制度將會阻礙人事檔案的日常管理工作。二是檔案細分領域的制度建設較為缺乏。檔案業務多元化拓展使得檔案工作面臨著很多新問題，如信息化建設下信息安全制度的更新、人事檔案轉移中的保密性問題等，這些要求檔案管理部門的制度建設要充分考慮到工作環境的不斷變化。

3.管理水平低，信息化建設不平衡。 互聯網環境要求人事檔案工作具有規范化、標準化、真實性和更高的保密性，而如何借助信息化的手段提高管理效率、創新檔案利用方式也給檔案管理人員提出了新的要求。 檔案管理部門只有不斷提高管理水平，才能在逐漸趨于社會化和市場化的人事檔案管理工作中不斷創新服務模式，如近年來興起的微信公眾號、微博等新媒體。目前很多單位已開通微信公眾號用以檔案資料的查閱和咨詢，但人事檔案保密性要求較高，如何在公共服務平臺中保證保密性的前提下拓寬人事檔案服務的渠道，還需要檔案管理人員進一步探索和創新。 另一方面，信息化建設的不平衡也制約了人事檔案管理的創新。 一般來說，人事檔案管理對信息化建設的要求較低，僅需基礎的計算機設備即可，但在信息化建設中，各部門管理系統軟件類型、版本的不同也阻礙了數據的互通互聯，降低了檔案工作的效率。此外，各地存在著不平衡的情況，區域之間的檔案信息化建設的不同步，在一定程度上也制約了人事檔案信息化建設的系統協調發展。

三、人事檔案管理的改革與創新

1.加強監督，規范人事檔案管理。 互聯網時代人事檔案管理工作呈現出信息化、多樣化和社會化的特點，面臨人事檔案管理復雜化、精細化的局面，人事檔案管理部門應強化責任意識，嚴格規范人事檔案管理。第一，嚴格保證人事檔案的真實性和保密性。在學習中央印發的相關監督辦法和人事檔案考核辦法、問責辦法外，還要根據自身人事檔案管理的重點和難點，針對人事檔案線下和線上的管理流程，完善保障機制，防止人事檔案被修改、篡改的情況出現。 第二，規范檔案收集、歸檔標準。 對于不同人事管理模式下的人事檔案進行針對性的規范，檔案載體、格式、大小、文件名等細節都要進行明確的說明，保障檔案在收集環節的規范和統一。

2.把握發展趨勢，加強檔案制度創新。 人事檔案管理制度的創新，要有預見性，準確地體現出人事檔案的發展趨勢。 第一，要針對互聯網時代人事檔案管理工作的特點和趨勢進行系統梳理，根據工作的緊迫性進行排序，讓制度建設的脈絡更加清晰。 管理制度要體現出人事檔案保密性、真實性等最為基礎的特性，同時體現出信息化、服務化、社會化等人事檔案的未來發展制度，學校等自主用人單位要在現代管理制度的基礎上制定多層次、差異化的制度，防止出現制度空白的情況。第二，不斷完善制度內容。隨著人事檔案的社會化和多樣化，涉及的人事檔案內容也會不斷增多，檔案保管的方式、面臨的信息安全威脅都會動態變化，因此應及時學習新出臺的政策法規，對最新的檔案政策和相關的管理意見、規定有著足夠的了解，保證檔案管理工作的政策性和連續性。

3.提升管理水平，穩步推進信息化建設。 第一，要優化和創新管理流程，切實做好人事檔案的收集、交接和保存等工作，根據不同來源渠道的信息和不同載體格式有針對性地進行檔案的備份工作。 此外，針對檔案管理工作中出現的新渠道，提升管理和服務水平。 微博和微信訂閱號主要用于公共信息的發布，如人事檔案知識普及、人事檔案管理辦法、人事檔案咨詢工作等，涉及人事檔案的查詢和轉移等功能性服務則要以公眾號或者應用軟件為依托。 第二，根據人事檔案的發展趨勢和工作要求不斷推動信息化建設，豐富人事檔案管理系統的支撐功能。 在底層架構階段，要對系統功能進行完善的規劃和設計，將需求分析貫穿于系統建設的全過程。 此外，要注重管理系統功能的全面性，在檔案管理工作的基礎上，逐步探索檔案共享、檔案服務等方面的功能拓展。第三，要注重信息安全，采用多元化身份鑒別機制。 多元化身份鑒別機制是為了減少用戶端帶來的信息安全風險，對于管理規模較小的單位，可運用更復雜的加密口令和登錄失敗次數限制等成本較低的方式，同時采用圖形驗證碼代替文字驗證碼，防止非法用戶的入侵。