“精細化管理”提升會務管理效率

文/鄭強，勝利石油管理局有限公司勝大分公司

1 導言

無論是哪種類型的會議，其本質都是為了推動工作的有序進行，都需要以細心、貼心和精心為服務的宗旨。加強對會議的管理，通過對各部門資源的優化配置、科學協調，來推動工作的順利開展，是擺在辦公室相關工作人員面前的重要課題之一，也是提升管理水平，提高辦公室工作效率和內涵建設的關鍵之舉。

2 精細化管理的緣起與主要理念

2.1 精細化管理的緣起

泰勒（Taylar.F.w,1856-1915）,美國著名發明家和古典管理學家，科學管理的創始人，被學術界尊稱為“科學管理之父”。泰勒先生因聽力和視力受損無法繼續學業，肄業于哈佛大學法律系，后在費城米德維爾鋼鐵廠做鋼鐵工人，勤奮刻苦，歷任機工班長、車間工長、工廠總技師。在長期的生產及管理中，他發現因制度和管理不善，許多工人工作效率低下、產能不足，這種情況引起了他的強烈關注，他對各項現象和數據進行登記對比，對出現的問題進行了細致分析研究，希望為建立工作標準提供可靠的科學依據。1898～19 01年期間，他受雇于賓夕法尼亞的貝瑟利恩鋼鐵公司從事管理咨詢方面的工作。

2.2 精細化管理的主要理念

精細化管理是一種理念，一種文化。它是社會分工的精細化，以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，建立在常規管理的基礎上，將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。精細化管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，要求每一個管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結，每天都要對當天的情況進行檢查，發現問題及時糾正，及時處理等等。精細化管理是一種對戰略和目標分解細化和落實的過程，是令戰略規劃能有效貫徹到每個環節并發揮作用的過程，同時也是提升團隊整體執行能力的一個重要途徑。要做到精細化管理，就是要結合現狀，按照“精細”的思路，找準關鍵問題、薄弱環節，分階段進行，每階段性完成一個體系，便實施運轉、完善一個體系，并牽動修改相關體系，只有這樣才能最終整合全部體系，實現精細管理的功能、效果、作用。同時，在實施精細管理過程中，最為重要的是要有規范性與創新性相結合的意識。

3 提升辦公室會務管理工作的策略

3.1 融入精細化管理的理念

在辦公室會務管理工作中，融入精細化管理，具有積極意義。精細化管理理論最早起源于日本是對社會分工進一步的精細化劃分。這一理念，貼合當下我國大力倡導的工匠精神，也是現代管理理念的重要組成部分，還彰顯了對質量的高品質追求。在常規管理的基礎上，將其進行進一步的延伸和擴展。實施精細化管理，可以不斷更新管理模式，減少管理資源浪費，降低管理成本。加強會務工作的精細化管理融合了管理的規范化和創新性，為會議的順利召開奠定了基石。會務工作較為繁瑣，在一些細節處理上采取精細化的管理方式，既可以節約相關資源，又能去除一些較為繁瑣的環節，提高會議召開的效率、效果和效益。如在會議召開前，辦公室相關工作人員應按照會議要求來將會議的主要信息以及注意事項等及時通知，通知內容務必要簡潔、準確，從而使參會人員能及時做好準備。與此同時，該工作人員還應與參與人員保持緊密的聯系，以便及時告知會議的相關事項。在會中環節，辦公室工作人員應從參會人員的角度出發，為其提供服務，并做好簽到、指引就座等服務；與此同時，還應對會議的臨時變動及時地通知、解決。在會議結束環節，辦公室工作人員應及時做好總結工作，總結的內容包括會議籌辦時的優秀經驗和不足之處，并根據發現的問題及時思考，找到解決的方案，為下次會議的順利召開奠定基石。精細化管理追求的是極致、完美，精益求精。

3.2 增強高效會務工作組織協調能力

組織者想要提高會議舉辦的成功率，應不斷提高自己的組織協調能力。在具體的實施過程中，辦公室工作人員應從會議需要出發，做好部門聯系和溝通的工作，以保障會議的正常進行。如在具體工作中，應確定好參會人員名單、按照職位或部門來擺放座位的標簽等；此外，還需要提前準備好會議中所使用的物品，如紙筆、礦泉水等，將其按照參會人員進行有序擺放，給其帶來如沐春風之感；此外，還可以對PPT文件等進行提前演練，為其會議上的正常使用奠定基石；提前對參會人員的用車情況進行統計，并且與相關部門及時進行溝通，來對車輛進行引導，使其按照指定的位置進行擺放，以確保參與人員的車輛進出通暢，避免出現道路擁堵情況；如會議安排與會人員用餐，則需要辦公室相關的工作人員做好用餐人數的統計，及時通知后勤保障部門，使其知曉用餐的一些基本事項，如用餐標準、用餐地點等，以便提前安排；如需要對會議進行宣傳，則需要做好與其他部門的銜接工作，讓宣傳部門提前進入會場，架設機器，在會議現場進行拍照或拍攝；除此之外，辦公室相關的工作人員還需要了解會議到場人數，對于應到而未到者，及時了解情況，并向領導匯報會議的出席情況，以確保會議的正常召開。

4 結論

總之，提升辦公室會務管理工作并不是一蹴而就的，也不會一帆風順，需要會務管理人員在不斷提高自己的組織協調能力的基礎上，不斷強化自身的服務意識，來打好前站。在此基礎上，還需要融入精細化管理理念，通過持之以恒地實施這三項措施，來切實提高提升辦公室會務管理工作效率，彰顯其服務風采。