檔案管理中的電子信息化管理模式建設及應用

文/劉美鈴，重慶市礦業工程學校

1 引言

社會經濟的不斷發展以及科學技術的進步，為開展檔案管理工作提供了良好的外部條件，而應用電子信息化管理模式是發展的必然趨勢。現階段，檔案管理人員必須緊跟時代發展的步伐，提升自身工作能力，在健全電子信息化管理制度的基礎上實現檔案管理信息化。

2 檔案管理的發展進步

隨著經濟水平和科學技術的發展進步，電子信息化時代的到來，大量的信息資源迅速涌入到企業的各個方面，尤其對檔案管理部門產生了十分巨大的影響。對比以往檔案管理工作依靠紙質件、實體檔案較為傳統的管理工作模式，當下檔案管理工作電子信息化建設，使企業面臨著全新的挑戰。現代化企業檔案管理中，運用計算機可以大量存儲以及快捷檢索檔案，將傳統紙質版檔案轉變為機讀形式，是一項重大的變革。相比傳統的檔案管理，其管理方式雖然在一定時期發揮了作用，但是隨著現代化的變革，已經無法滿足企業日益發展的需要，所以，在保留原有管理模式優勢上，積極改進、更新檔案管理方法，以建立適合于企業發展的電子信息化管理模式，使檔案管理工作效率得到提高。

3 電子信息化下的新檔案管理模式的優勢

電子信息化模式下的檔案管理改變了傳統的記錄模式，將文字、聲像等信息通過計算機數字編碼進行處理，進而變成數字記錄形式的電子文件，具有快捷且可更改、可共享以及儲存方便的優點。實現了檔案管理的自動化、信息化以及智能化。電子信息化模式下的檔案管理工作優勢：

3.1 檢索檔案可以更加快速和精確

在傳統的檔案管理中，檔案的檢索需經過檔案管理人員翻閱登記本進行查找，查找過程時間長、易出錯、效率不高。如果將電子信息技術應用于檔案的管理中，利用其高效、精確的特點，實現檔案查找工作更加方便、快捷。

3.2 電子文書保存更加穩定、安全

同傳統紙質檔案相比較，紙質檔案往往會因為人為或是自然因素造成資料的不可逆性破損、丟失。運用智能化電子設備，將原有紙質資料轉換成電子資料，則有效地解決了易破損、易丟失這些問題。在電子技術的保障下，資料的存儲形式多樣、存儲程序簡單快捷、存儲時間長，大大提升和增強資料保存及傳遞過程的時效性、安全性。

4 檔案電子信息化管理的途徑

在現代化企業發展模式之下，企業檔案管理水平需與時俱進，探索如何建設檔案管理電子信息化道路。這不得不要求企業改變以往檔案管理模式、檔案管理人員業務能力不強、檔案管理方式錯誤、檔案管理信息化建設進展緩慢問題。作為一名企業檔案管理工作者，面對這些問題，通過對問題具體分析、資料的收集整理，制定出科學合理的解決之策，為企業檔案管理電子信息化激發新的活力，促進企業的長遠發展。

4.1 加強基礎設施建設和提高人員業務能力

一方面加強基礎建設，從硬件建設的投入上下功夫，不斷優化改善工作環境，及時更新換代電子儀器和多媒體器材，升級電子軟件設施，有效保障電子信息化的順利運行與發展；另一方面，不斷加強管理團隊的自身建設，提升檔案管理人員的綜合素質，創造外出深造培訓學習機會，使其能夠及時掌握最先進的技術知識、管理理念，提高管理能力，提升電子歸檔業務技能；此外，在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，同時加大檔案部門之間、區域之間的系統合作力度，通過交流，促進互聯互通，有效實現知識創新、資源轉化、資源共享。

4.2 檔案管理的同步化及實時化

檔案的信息資源是企業的核心，直接關系著企業的經濟效益，妥善保管企業各項資料有助于提升企業的綜合競爭力，進而推進企業的可持續發展。因此，檔案管理工作要順應時代發展，加快企業電子信息化建設進程，積極應用電子信息化的管理模式。在現階段來看，信息技術的發展很快，在網絡信息平臺中，全面建設企業檔案的數據庫十分必要，除了可以確保各項資料的完整性，還為用戶快速查找內容提供了諸多便利，作為管理人員，也能將檔案管理工作實現實時化、同步化的管理目標。

5 檔案管理電子信息化應用的重要性

5.1 提升工作效率

在任何一個企業，部門與部門間需相互配合，共同完成工作任務。企業建立電子信息化平臺，信息資源進行共享，有效節省了部門與部門間溝通時間，提升了工作效率，經過大量的實踐可知，在企業檔案管理方面，如果能夠有效地開發與利用電子信息化平臺，可以為企業節省很多的資源，有助于節約生產運營成本，讓員工高效的工作。

5.2 共享檔案信息資源

當今社會我們正處于信息化時代，通過運用電子信息技術、網絡技術，建設信息化平臺，完成信息資源共享，形成現代化管理模式，實現了企業管理人員利用數據平臺，就能掌握企業內部人和物的具體情況，解決了傳統檔案管理中信息不全面、信息不準確、信息源單一等問題。

5.3 有利于構建規范化的流程體系

與傳統檔案管理模式相比，電子信息化管理模式能夠解決以往模式存在的問題，在實現資源共享的基礎上構建規范化的流程體系。目前，使用電子信息技術有利于使檔案管理轉換成自動化管理方式，并不受人為因素干預，只需要在前期階段提前設置相關程序，計算機技術便可以根據實際運行情況儲存和管理信息，確保信息的完整性。

6 結束語

電子信息化管理模式就是信息化管理電子文件，需要借助計算機一類的設備閱讀使用，它雖沒有傳統檔案管理中紙質文件可讀性強，但是相比于傳統紙質文件而言，其處理方式與傳遞的速度效率卻略勝一籌，不需要像紙質文件必須配有專門的、大面積的空間用來存放文件，實現實時共享同時且不會受到空間的限制。總結來說，電子信息化管理模式就是一種較便利的儲存文件的方式。在企業管理中，要全面落實檔案管理工作，積極應用電子信息化技術，順應時代發展，推進檔案管理的信息化建設，做好檔案管理的電子信息化建設具有重要的意義。