試論農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問題與改進(jìn)對策

潘丹

檔案作為包含單位信息的工具，是單位歷史信息的來源和載體。管好、用好檔案，可以促進(jìn)當(dāng)?shù)刭Y源的開發(fā)，便于工作人員吸收歷史經(jīng)驗教訓(xùn)進(jìn)行農(nóng)業(yè)規(guī)劃。農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的檔案是促進(jìn)農(nóng)村、農(nóng)業(yè)、農(nóng)民三者和諧發(fā)展，解決三農(nóng)問題的有效手段。長期以來，我國存在著對農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理關(guān)注度不夠、管理松散等問題。為提高現(xiàn)階段我國農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的檔案的管理水平，本文根據(jù)其中出現(xiàn)的問題，探討分析了改進(jìn)措施。

1、工作中存在的問題

（1）對檔案管理的關(guān)注度不夠

檔案管理是一項不太容易吸引人們關(guān)注的工作，但是其工作量很大，而且內(nèi)容繁雜，因此工作者想要取得很好的工作成績并不容易。我國作為傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)的農(nóng)業(yè)大國，人們普遍性認(rèn)為我國農(nóng)業(yè)管理制度早已得到完善，因而現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的新模式和新成果往往不容易引起人們的注意，這種現(xiàn)象使得我國農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的社會地位較低。同時，我國農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的主要工作是社會公益公開性的，人們心中常常會認(rèn)為公開的工作內(nèi)容背后不會存在重要秘密，檔案管理工作顯得無可厚非。諸多原因下人們愈發(fā)忽視檔案管理工作，參與到工作中的專業(yè)人員很少。

（2）失管現(xiàn)象時有發(fā)生

農(nóng)業(yè)事業(yè)單位中檔案的內(nèi)容包括人事、科技業(yè)務(wù)、財務(wù)、重大事件等諸多方面。部分農(nóng)業(yè)事業(yè)單位只關(guān)注其中與人事、財務(wù)有關(guān)的部分，忽視對其他部分內(nèi)容的管理，任由其他內(nèi)容的材料散落在職工個人手中。因為這些資料沒有得到系統(tǒng)的管理，常常會因為掌握資料的職工的退休、離職等丟失。因此在單位查找某一事件或編寫單位史志的時候，參與編寫的人員經(jīng)常需要四處游走，尋找知情者進(jìn)行詢問和考證，一些知情者不詳?shù)目萍紭I(yè)務(wù)和重大事件就無從查證了。

（3）管理的科技水平不足

我國農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的檔案管理的硬件設(shè)施較為落后，缺少專門檔案庫房對檔案進(jìn)行保密存儲，大部分單位的檔案存儲還停留在依靠鎖頭和柜子的低水平上。近年來，檔案標(biāo)準(zhǔn)升級活動的開展促進(jìn)了一些事業(yè)單位開始逐步使用相關(guān)管理軟件進(jìn)行檔案的存儲和管理，這在一定程度上減少了人力的消耗，同時利用高新技術(shù)讓檔案管理更加安全有效，但是在動態(tài)調(diào)查和信息查詢方面的技術(shù)還有待提高，需要采用更有效的方法提高資源使用效率。

（4）管理人員水平欠缺

農(nóng)業(yè)事業(yè)單位中的編制較緊，每年招收人數(shù)減少，整體工作人員數(shù)量稀缺，同時工作量大且繁雜。現(xiàn)階段的農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案人員大多都是兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的上崗培訓(xùn)，檔案的管理是一項需要其專業(yè)化知識的工作，因此現(xiàn)有人員的操作技不能有效滿足這一需要。

2、完善檔案管理工作的對策

（1）認(rèn)識到農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案有著極強(qiáng)的真實性，它是在農(nóng)業(yè)事業(yè)單位發(fā)展的實踐活動中形成的，是當(dāng)時的人根據(jù)當(dāng)時的事寫成的文本資料，而非后人編造的，這就在客觀上充分保證了所記錄歷史情況的真實性，為事業(yè)單位的發(fā)展提供了最可靠的記錄憑證。同時，這些檔案多是以當(dāng)事人的親筆手稿、蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個人的印信的文件、錄像帶等為表現(xiàn)形式存在，這進(jìn)一步保證了檔案內(nèi)容的真實性，還有一些憑證作用更加鮮明的用以備忘的文件材料，如契約合同等。因此，完善農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理制度，是實現(xiàn)事業(yè)單位機(jī)制體制創(chuàng)新的必要要求，是承接政府下放的職能，加快農(nóng)業(yè)事業(yè)單位開展公益化事業(yè)的要求。

（2）加強(qiáng)對農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理的宣傳力度

農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案是農(nóng)業(yè)事業(yè)單位過去事件發(fā)生記錄的載體，一經(jīng)損壞不可再生。因此，認(rèn)真做好檔案管理工作，對于給農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的具體工作提供歷史借鑒、鼓勵工作人員傳承單位精神、教育員工提高愛崗敬業(yè)的素養(yǎng)等方面具有非常重要的意義。這需要政府及單位的有關(guān)部門重視農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的檔案管理工作，可以借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段，加強(qiáng)對農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理重要性的宣傳力度，發(fā)揮宣傳部門的作用，通過有效的宣傳手段提高社會各階層人員對于農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理重要地位的認(rèn)識程度。

（3）推動農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范強(qiáng)化

規(guī)范農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理是加強(qiáng)單位服務(wù)意識的基礎(chǔ)，規(guī)范這一工作需要按照相關(guān)法律法規(guī)要求，根據(jù)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，制定出系統(tǒng)完善的，包含收集、整理和借閱多方面的制度，并在實際工作中嚴(yán)格按照制度進(jìn)行管理;同時要注意加強(qiáng)檔案管理中所應(yīng)用到的硬件設(shè)施的相關(guān)建設(shè)，例如，設(shè)置防潮、防損壞、防蟲、防火的檔案管理專用房間，條件允許的情況下可以努力做到信息查詢室、檔案室和辦公室 “三室分設(shè)”;要配備具有專業(yè)知識和職業(yè)技能的檔案員，讓檔案員可以充分應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備，查詢整理農(nóng)業(yè)事業(yè)單位中各項工作中的有效信息，及時收集相關(guān)資料進(jìn)行分類歸檔，提高檔案材料的全面性和實時性。

（4）注意檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

要做好農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作，就要充分認(rèn)識到檔案管理人員的重要保障作用。首先要加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，通過內(nèi)容豐富、專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理培訓(xùn)活動，調(diào)動檔案管工作人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)的積極性。讓檔案管理員切實掌握收集、整理、分類、歸檔、保存、編研和檢索等技能。同時注意傳承單位文化精神，增加檔案管理人員敬業(yè)愛崗的意識。同時因為檔案具有極強(qiáng)的重要性，需要檔案管理者履行自己的職責(zé)，妥善保管好檔案。

做好事業(yè)單位檔案管理工作的首要前提是真切認(rèn)識到這一工作的重要性。農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案是記錄單位歷史發(fā)展情況和過去工作現(xiàn)象的文本載體，它可以為農(nóng)業(yè)事業(yè)單位的工作提供查找原有資料的依據(jù)。通過規(guī)范和完善農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理制度，可以進(jìn)一步填補(bǔ)國家檔案管理制度發(fā)展的空白，為事業(yè)單位管理提供有效的歷史資料借鑒服務(wù)，為政府的改革提供參考，在諸多方面發(fā)揮著重要的歷史作用。

（作者單位：132106吉林省吉林市豐滿區(qū)紅旗街道社區(qū)管理服務(wù)中心）