關于牧場社保局檔案管理的探討

于守海

社保局檔案管理工作主要是參保、待遇審核、基金財務等很多分門別類的檔案管理。其中居民社會養老保險參保人員檔案管理是一項基礎而重要的工作，是參保人員依法享受社會保險待遇的原始依據。而牧場社會養老保險檔案管理與其他檔案管理有一定的共性，也具有其自身特點，這就要結合牧場養老保險檔案管理的具體情況，根據居民社會養老保險參保人員檔案管理的規律進行系統分析，并采用科學的管理方法，有效的措施，不斷完善發展。

1、牧場社會養老保險檔案管理的特點分析

（1）隨著我國養老保險事業的發展，牧場的養老保險已經普及，涵蓋范圍越來越廣。牧場的養老保險具體有個體員工、牧場企業事業單位、其他行業個體工商戶、在本地自謀職業以及外出臨時就業等人群。牧場社會養老保險已經變為了牧場社會發展的重要組成部分。社會養老保險檔案管理工作是養老保險的重要工作之一，具有服務大眾，滿足民生的作用，那么檔案管理對象和服務對象是具有社會性的。牧場中管理地域遼闊，人員相對分散，對社會養老保險來說增加了一定的難度，另外這里的人們勞動和生產也有一定的季節性。所以檔案的管理工作要結合這個特點，既要有集中管理，也要根據情況適當的分散管理，二者相結合，特定社會人群就要根據他們的勞動和生產時間來管理完善。

（2）社會養老保險檔案來源廣泛，內容具有復雜性。這些決定了養老保險檔案來源廣泛，養老保險檔案內容的復雜。現在的養老保險檔案不但有企業事業的退休人員，還有沒退休的個體人員、牧場企業事業單位職工、其他行業個體工商戶、在本地自謀職業以及外出臨時就業等人群，只要在本地參保的人員就需要建立檔案，不同以往的情況是目前檔案管理流程非常的單一。檔案的來源多了，方式方法，政策法規，管理條件和要求就復雜多了，另外牧場人員原來多以集體或國營牧場職工為主，管理上不論方法流程和時間都比較簡單和集中，隨著社會保險的發展，現在參保人員包括各類就業和非就業人員，就不能照搬以往管理流程，要求管理上應該更加規范，應采用適合牧場的相對統一的格式，這樣更加清晰規范。

（3）牧場的檔案較其他行業或地區流動性更大。現在，由于參保人員的普及，加上就業機會多樣化，牧場參加社會養老保險人員的流動就更加頻繁了，離職、調動、退休的人員眾多，尤其是靈活就業人員大大增多。因為多數沒有一個固定的單位，社會養老保險人員自已辦理相關事項的人群逐漸增多，這樣導致了養老保險檔案的流動性非常大。這就需要我們對檔案管理更加重視，否則養老保險檔案的管理工作就一團糟。加強管理，統一流程，達到一個良性發展的目標。

2、牧場社會養老保險檔案管理工作中存在的問題

（1）近年來由于參加社會養老保險的人員越來越多，加上靈活就業人數比例不斷增加，尤其該地區特有的就業環境，企業事業單位就業人員相對少，形成就業人員流動性大，還有一些參加保險人員自身原因，不按要求或不能及時參加保險，有的不按要求進行保險變更等手續，這些因素易使檔案丟失、受損，辦理不及時，這樣造成有的時候管理工作過分集中，工作壓力增加。這就需要檔案管理工作主動、全面，避免積壓。

（2）牧場養老保險相關部門的辦公設施及地點相對城市比較落后，其辦公條件相對較差，專門的管理人員少，技術水平有待提高。

我國養老保險改革比較晚，近些年才逐漸推開，這樣的話對于現有的社會養老保險檔案管理制度，需要不斷完善和調整，需要根據不同地區情況采用不同的管理方法，從而有利于養老保險的工作。目前，個別地區的社會養老保險檔案的管理制度和流程存在著很多問題，關鍵問題就是沒有一個健全的法律依據。在養老保險檔案管理工作上，有此地區還沒有認真地對待，認為只要把養老保險交上就可以了，有時導致養老保險檔案管理相當薄弱，有時甚至需要參保人員的基本信息時都查不到或有錯誤，最終導致了一部分人的參保工作無法進行，有的需做重復工作，推來推去，造成廣大參保人員不滿。會影響參保工作，影響社保管理單位的信譽。

3、做好養老保險檔案管理的措施

（1）進行檔案管理的規范化，健全社保局檔案管理制度，統一標準。社會養老保險檔案包含了參保人員的基本資料，以及辦理其相關業務的原始基礎資料。相關的管理部門對參保人員的基本資料進行管理的過程中應該進行分類管理，要嚴要求、高指標的標準化管理，實現養老保險檔案管理的科學規范管理，建立一個健全的檔案管理標準和制度，是檔案管理過程中需嚴格遵守的工作基礎。

（2）采用信息化檔案管理，不斷提高質量。采用以前人工的檔案管理方法已經無法滿足目前社保檔案管理的發展，要大力采用信息技術。這樣比原有人工工作方法減少管理成本，工作效率和工作質量也會有很大的提高。如傳統的社會養老保險檔案管理往往采用紙質版記錄，進行統一存放保管，在使用查詢時，要花費大量的時間和精力，參保人員也非常不方便，同時還要占據大量的存放空間。故應該采用信息化檔案管理適應當前檔案管理發展趨勢。

（3）檔案管理不但要規范化也要實用化，要不斷提升管理人員素質，滿足廣大人民群眾的需求，真正為社會服務。隨著社會保險制度不斷完善和發展，社會各界對社會保險工作的關注度已經有很大提高，做好檔案管理工作也是提高廣大群眾對社會保險重要性認識的途徑之一。做好養老保險的檔案儲存，保證參保人員及時有效地查找信息、保證相關部門進行查詢、審核、完善。

綜上所述，制定科學的管理方法是檔案管理部門重要工作內容之一，具體如多給參保人員提供社會養老保險查詢與檢索渠道，科學安排工作流程，不斷創新，加大宣傳，加強普及，這樣才能提高工作效率，方便群眾。加強檔案管理工作人員自身的業務學習和培訓工作，讓相關人員積極地適應社會養老保險檔案管理系統，熟悉相關新流程和先進方法，使牧場社保局檔案管理人員認識到位，最終讓檔案管理實現規范化、信息化、實用化。

（作者單位：163851黑龍江省和平牧場社會保險事業管理局）