淺談檔案管理發展策略與電子信息化管理

摘 要：隨著當今社會的快速發展，網絡信息化時代的到來，傳統的圖書檔案管理已明顯跟不上時代的步伐，不斷發展檔案管理模式是必要的，電子信息化管理能夠進一步提高檔案管理工作的效率和質量，促進檔案管理模式的現代化。

關鍵詞：檔案管理;電子信息化管理;現代化

1 引言

檔案管理電子信息化有利于轉變傳統的圖書管理歸檔和管理方式，更為快速和及時準確的獲取相關檔案信息，同時，也可以更方便的進行資料查詢、調閱、歸檔、整理，提高檔案管理工作效率與質量，促進檔案管理模式的現代化。

2 檔案電子信息化管理的必要性

檔案是每個公司、單位及企業的歷史，也是未來發展的重要參考。檔案的傳統管理、調閱和歸檔不僅需要花費大量的時間和精力，同時，還具有一些較為繁瑣的流程。伴隨著檔案查閱人員和信息的不斷增加，也會給檔案管理工作帶來一定的難度，在檔案管理工作中容易出現差錯，管理的效率降低。傳統的檔案管理模式已很難滿足時代的需求。所以，轉變傳統檔案管理模式并加強檔案電子信息化管理是有必要的。檔案電子信息化管理模式不僅可以減少工作失誤，優化管理流程，提高管理效率，也有利于促進檔案管理工作的質量提升。

由于傳統紙質檔案的保存時間有一定的限制，在對其遷移過程中難免會出現相應的問題，并且需要花費較大的人力和物力來對其進行存放與管理，這對檔案管理工作效率的提升造成了阻礙。因此，為進一步減少檔案管理的人力和物力以及避免出現檔案損耗和丟失的問題，需要加強對檔案電子信息化管理模式的推進和落實，不斷提高檔案管理工作的質量，進行更好的保存和利用，彌補傳統檔案管理模式的不足，保障檔案的完好程度，促進檔案管理工作的有效發展。

3 當前檔案管理中存在的問題

3.1 管理人員保守傳統檔案管理方式

由于長期受傳統檔案管理理念的限制，檔案管理工作人員在工作中缺乏開放性意識和創新意識，不重視電子信息化管理帶來的優勢，對檔案電子信息化管理相關專業知識和理念的學習積極性不高，將檔案管理工作停留在傳統模式的資料搜集、整理和歸檔上，從而造成管理人員理念難以更好的滿足新時期的現代化發展趨勢，這種落后的思想會影響到檔案電子信息化管理工作的展開。

3.2 檔案電子信息化管理系統不夠完善

當前檔案管理工作中，由于技術或者出于安全問題的原因，造成檔案電子信息化管理系統還不夠完善，將檔案電子信息化管理工作僅僅應用于公眾平臺或系統平臺上，而這兩種平臺未建成健全的系統，導致平臺信息不全面，難以更好的推進電子信息化服務，最終造成檔案電子信息化平臺利用率低下、檔案管理工作效率低下，在對檔案進行電子信息化管理的過程中，未通過信息技術對檔案資料進行充分挖掘，沒有充分發揮檔案資料在電子信息化管理中的使用價值。同時，部分單位在檔案管理工作中存在不及時、不完整的問題，沒有有效的把相關資源和信息與電子信息化管理相結合，其管理方式依然存在被動服務的舊模式上，從而導致檔案管理電子信息化工作難以達到理想的工作狀態。

4 檔案管理工作創新策略

4.1 提高管理人員電子信息化管理意識

首先，管理人員要加強對電子信息化管理和電子信息化管理模式建設相關技術的學習與了解，在深入學習過程中不斷提高電子信息化管理意識，明確檔案管理工作創新的必要性和檔案管理電子信息化的重要性。其次，積極學習和掌握檔案電子信息化管理的業務知識，有效增強自身檔案管理工作能力，加強保密意識和保密手段，不斷提高檔案電子信息化管理工作的質量。最后，檔案管理人員需要加大對檔案電子信息化的宣傳，擴大檔案管理工作人員電子信息化管理意識的提升和電子信息化管理工作的開展。

4.2 完善檔案電子信息化系統

檔案管理要健全相應的管理制度，需規范和完善相應的法律法規，使各檔案管理部門在合法合理的前提下有效開展電子信息化管理工作。此外，建立績效評價系統是完善檔案電子信息化工作系統的主要部分，通過績效評價系統，有利于檔案電子信息化管理的監督與檢查，及時找出存在問題并加以解決，從而為檔案電子信息化管理工作提供重要保障。

5 結語

在信息化和網絡高速發展的當今社會，傳統的檔案管理模式已很難跟上時代的步伐，建立檔案電子信息化系統和創新檔案管理模式成為新時代下的必然趨勢。檔案管理工作在創新過程中，最主要的是提高管理人員的電子信息化管理意識，完善電子信息化系統，不斷推進檔案管理的數字化發展，才能更有效、更合理的開展檔案管理工作。

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作者簡介

金紅華（1970-），女，吉林省/延邊州延吉市，會計/檔案管理初級。