財務共享模式下企業會計檔案管理的問題探討

畢楊帆

摘 要：本文主要探討了財務共享模式下企業會計檔案管理的諸多問題。闡明了傳統模式下和財務共享模式下企業會計檔案管理的特點，分析了財務共享對企業會計檔案管理的潛在影響，指出了新環境下企業會計檔案管理存在的問題，提出了新時期企業會計檔案管理工作的展望與發展前景。

關鍵詞：共享模式;會計檔案管理;影響

會計檔案是經濟活動和財務收支過程中的產物，其內容直接反映企業所有經濟活動及財務收支，反映企業某一特定日期的資產、負債、所有者權益狀況，以及某一特定時期的經營成果和現金流量情況，同時還反映會計核算的具體內容、核算程序、核算方法和結果[1]。會計檔案的特殊性質，決定了其具有較強的專業性，需要完整的、權威的管理制度予以規范，確保會計檔案的系統管理和利用安全。

1 兩種模式下企業會計檔案管理的特點

隨著信息技術的不斷發展，互聯網+、工業4.0、兩化融合等新型理念已逐步走入大眾視野，科學技術的創新層次已成為衡量企業發展的有效標尺。會計檔案，作為檔案專業的特殊門類，其管理模式和管理內容也發生了一定程度的變化。

1.1 傳統模式下的企業會計檔案管理

20世紀70年代末至90年代初，在計算機不是很普及的情況下，會計檔案的收集、整理、保管、利用等工作幾乎全部由人工完成，只有部分企業會借助計算機來建立機讀目錄或實現編目及索引功能，會計檔案工作仍處于最原始的管理初始級狀態，會計檔案案卷目錄、移交清冊等均由檔案管理人員手工填寫，無形中加大了檔案人員的日工作量，使得會計檔案工作略顯臃腫、繁雜。

另外，很多檔案人員并未掌握會計檔案管理方法，直接導致檔案收集不全面、不完整、不系統，檔案保管不規范、不專業，檔案利用不便捷。直到90年代末，《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）的出臺像一盞指示燈一樣，指明了會計檔案工作的正確方向，規定了會計檔案的接收依據、歸檔范圍、保管期限、管理內容等，在一定程度上使得會計檔案工作條理化、制度化、清晰化。

1.2 財務共享模式下的企業會計檔案管理

共享服務誕生于20世紀80年代，是在國際化、信息化和經營規?？焖僭鲩L的背景下管理和控制活動的創新。財務共享服務主要通過建立財務共享服務運營技術平臺來實現對相關業務的綜合處理，該平臺由財務共享服務自助系統（FSS）、財務共享服務運營系統（FSO）、費用報銷管理系統（ERS）三大系統構成。同時，三大系統與現有相關業務管理系統、會計核算系統緊密銜接，高質量高效率的完成各項業務處理工作。財務共享服務實際上就是為了改變潛在的舊的分散管理模式下亟待解決的問題，實現對企業財務工作的智能化管理，促進了節能環保，降低了能源損耗。

財務共享模式下的會計檔案管理更好的闡釋了會計檔案的電子化管理工作。相較傳統模式下的會計檔案管理，財務共享模式下的會計檔案更注重檔案本身的有效性、完整性及安全性。在大數據影響的年代，會計檔案管理更趨向于智能化管理。檔案管理人員不定期采集信息資源，盡量豐富數字館藏，增強檔案管理系統的利用，弱化人工管理模式，實現會計檔案全生命周期全過程的自動化管理。

2 財務共享對企業會計檔案管理的潛在影響

2.1 能否實現無紙化成為當下問題的聚焦點

財務共享服務推廣階段討論研究最多的便是共享實施完畢，紙質會計檔案的去留問題。一種觀點為：如果能確保應歸檔的電子會計資料具有真實性、有效性、完整性、安全性等特征，能夠通過相應業務系統準確、完整地呈現出來，并且具備防篡改、可備份的功能特點，形成的電子會計資料不屬于永久保存或是重要保存價值的會計檔案，那么可以實現無紙化管理。另一種觀點為：電子會計檔案確實便于管理，不僅大大的縮短了業務處理時間，而且節約了人工成本。但是由于無紙化的規定要求門檻較高，僅僅保存電子檔案是不足以保證檔案歸檔的完整性及連續性的，因此檔案無紙化保存是有潛在風險的，至少在當下乃至今后很長一段時間內，紙質檔案仍然不能退出歷史的舞臺，還需發揮其重要的價值。

2.2 會計檔案管理模式發生了質的轉變

會計檔案管理模式經歷了三個重要階段，第一階段，全人工管理，即以檔案管理人員為核心，一切管理操作均由檔案人員來完成，體現了較強的主觀能動性，不利于檔案的按期收集整理歸檔。第二階段，以人工管理為主計算機操作為輔式管理，由于檔案管理系統與財務系統并未相連，造成電子會計資料只能在財務系統里暫存，會計檔案的收集歸檔工作仍需傳統模式管理，未解決相關問題。第三階段，財務共享服務模式下的會計檔案管理，這一階段有個顯著特征，會計檔案管理形式主要表現為電子會計檔案的收集及歸檔。財務共享平臺與檔案管理系統對接完成，電子會計檔案通過系統接口直接歸檔至檔案管理系統，檔案的借閱利用均可線上完成。同時，紙質會計檔案由共享中心整理完成后統一返回企業檔案部門，核查完畢后由檔案部門上架保管。這種一體化集成管理模式更有利于會計檔案的管理利用，通過前端實時把控篩選具有保存價值的電子會計資料，以實現會計檔案的全過程數字化管理。

3 新環境下企業會計檔案管理存在的問題

3.1 檔案形成歸口管理問題

傳統模式會計檔案管理流程是相對簡化的，即由企業財務部門負責收集本企業各項經濟活動形成的具有保存價值的會計資料，完成整理立卷工作后在本部門保管一年以后交由檔案部門保管。其中，檔案部門負責指導并監督會計檔案工作的相關情況，定期與財務部門人員溝通并給出管理要求及意見。因此，傳統模式下會計檔案管理具備完整的鏈式結構，每一節點都發揮重要作用，缺一不可。

財務共享模式下會計檔案管理流程具有一定的差異性，此時企業財務部門仍是會計資料的形成部門，不同的是，整理立卷工作不再由本企業財務部門負責，而是統一交由財務共享中心（外單位）來完成。由于職能設定的限制，本企業檔案部門只負責指導監督本企業相關部門檔案工作，如果會計資料整理過程發生問題了，企業檔案部門很難與財務共享中心溝通，并且共享中心不了解企業會計檔案業務情況，這對會計檔案的最終形成造成很大的阻力，無形中加劇了會計檔案管理工作。

3.2 會計檔案借閱利用保管問題

在共享中心保管檔案期間，共享企業單位需嚴格遵守各項會計檔案借閱制度，履行相應借閱手續。由于紙質版會計檔案需在共享中心暫存一年，檔案利用問題逐漸成為第一層障礙。在檔案保管方面，對于規模較小的企業而言，企業自身并不具備保管會計檔案的基礎物質條件，因此，會優先選擇離本單位最近的共享中心來處理相關會計業務并保管會計檔案。然而，對于規模較大的企業，檔案館庫建設均趨向成熟的階段，實施共享的會計檔案最終是要移交共享企業檔案部門保管的，而且，這種企業一般下設很多二級單位，遍布不同地域，在共享中心的選擇方式和檔案保管的選取地點勢必成為亟待探討的問題。

4 企業會計檔案管理工作的發展與前景

縱觀不同時期檔案發展的時代特點，創新與探索已成為檔案工作永恒不變的主題。財務共享服務模式下的會計檔案管理，是眾多財務人員及系統開發人員智慧的結晶，是現階段著力推廣并要求實施的業務管理模式。誠如檔案數字化發展一樣，會計檔案管理未來必將與高科技融合發展，以全新的形式為企業乃至社會提供優質高效的服務。

參考文獻

[1]《會計檔案管理辦法講解》編寫組.會計檔案管理辦法講解[M].北京：中國財政經濟出版社，2016：1-2.