新時(shí)代電子檔案管理機(jī)制體制創(chuàng)新

褚纓

摘 要：檔案管理工作在多年的信息化建設(shè)進(jìn)程中，多個(gè)領(lǐng)域、流程均實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)目標(biāo)，有效推動(dòng)了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。然而，相較于快速推進(jìn)的檔案管理信息化建設(shè)事業(yè)來(lái)說(shuō)，電子檔案管理機(jī)制體制方面卻存在一定的滯后性，制約了檔案管理信息化發(fā)展。針對(duì)上述問(wèn)題，本研究主要圍繞檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際，系統(tǒng)闡述了新時(shí)代電子檔案管理機(jī)制體制創(chuàng)新的重要性，在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)電子檔案管理機(jī)制體制創(chuàng)新的措施與建議，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理機(jī)制;管理體制;創(chuàng)新

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的全面到來(lái)，快速發(fā)展的信息化技術(shù)全面解決了電子檔案收集、整理、管理等諸多環(huán)節(jié)面臨的問(wèn)題， 檔案管理整個(gè)流程均實(shí)現(xiàn)了高效的信息化管理，使得檔案管理工作的效率、質(zhì)量得以大幅提升。與此同時(shí)，在信息化技術(shù)持續(xù)推進(jìn)的背景下，電子檔案本身的生成范圍也在持續(xù)拓展，從產(chǎn)生到儲(chǔ)存時(shí)間效率均得以大幅提升，電子檔案管理涉及的信息化技術(shù)也在不斷發(fā)展，已經(jīng)不再局限于簡(jiǎn)單應(yīng)用信息化軟硬件。上述背景下，要求電子檔案管理機(jī)制體制均需要密切跟隨檔案管理工作發(fā)展形式，圍繞電子檔案管理實(shí)際需求制定針對(duì)性的管理機(jī)制、管理體制，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案管理整個(gè)流程，推動(dòng)檔案管理工作的有序開(kāi)展[1]。如此，新形勢(shì)下，電子檔案管理機(jī)制體制創(chuàng)新就成為檔案管理工作發(fā)展的重點(diǎn)。

1 新時(shí)代電子檔案管理機(jī)制體制創(chuàng)新的重要性

相較于傳統(tǒng)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，電子檔案管理在各個(gè)工作流程、管理方式、工作方式等諸多方面均存在巨大的差異性，倘若仍舊沿用傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制體制，顯然無(wú)法滿(mǎn)足電子檔案管理需求。這就需要圍繞電子檔案管理工作實(shí)際，從細(xì)節(jié)部分著手，針對(duì)電子檔案管理機(jī)制體制進(jìn)行全面的改革創(chuàng)新。對(duì)電子檔案管理工作來(lái)說(shuō)，管理機(jī)制體制的創(chuàng)新不僅僅是檔案管理思路的一種轉(zhuǎn)變，同時(shí)能夠更好的提升電子檔案管理工作的效率與質(zhì)量，進(jìn)一步發(fā)揮檔案的作用。具體來(lái)說(shuō)，新時(shí)代電子檔案管理機(jī)制體制創(chuàng)新的重要性主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，理解作用。通過(guò)電子檔案管理機(jī)制體制的創(chuàng)新，可以更為系統(tǒng)的揭示電子檔案管理對(duì)應(yīng)的結(jié)構(gòu)、要素，讓檔案管理隊(duì)伍明確自身工作的職責(zé)，在明確的責(zé)任劃分下進(jìn)行工作。其次，構(gòu)建作用。從體系層面分析電子檔案管理工作，可以站在全局的層面思考電子檔案工作要素對(duì)應(yīng)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)、構(gòu)成情況，以此來(lái)針對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌管理，綜合參考實(shí)際需求針對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行針對(duì)性的優(yōu)化調(diào)整，進(jìn)一步發(fā)揮檔案服務(wù)職能。最后，評(píng)價(jià)作用。電子檔案管理機(jī)制體制的創(chuàng)新，可以針對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的分析、合理的評(píng)價(jià)，以此來(lái)掌握電子檔案管理工作過(guò)程中暴露出來(lái)的問(wèn)題，并分析引發(fā)問(wèn)題的原因進(jìn)行分析，再不斷優(yōu)化電子檔案管理機(jī)制體制，切實(shí)保障制度的針對(duì)性、規(guī)范性[2]。

2 電子檔案管理機(jī)制體制創(chuàng)新的措施與建議

2.1 建立健全電子檔案管理規(guī)章制度

正如上文所述，電子檔案管理工作的開(kāi)展，必然離不開(kāi)一套科學(xué)合理的規(guī)章制度作為支撐。這就需要綜合參考電子檔案管理的整個(gè)流程，針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行改革創(chuàng)新，分別從電子檔案采集、整理、規(guī)范、使用等諸多流程進(jìn)行思考，設(shè)計(jì)針對(duì)性的管理規(guī)范，保障上述電子檔案管理工作均能夠嚴(yán)格按照規(guī)范來(lái)開(kāi)展。與此同時(shí)，為保障各個(gè)流程的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，還需要全面圍繞《中華人民共和國(guó)檔案法》、《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等規(guī)章制度，分別針對(duì)各個(gè)部門(mén)在電子檔案需求方面制定管理制度，使得各個(gè)部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間能夠在制度方面進(jìn)行有效的銜接，均能夠嚴(yán)格遵循電子檔案管理規(guī)章制度[3]。

2.2 圍繞服務(wù)提升完善電子檔案服務(wù)機(jī)制

一直以來(lái)，輔助性都是檔案管理工作中至關(guān)重要的一部分，服務(wù)在檔案管理工作當(dāng)中的作用不可或缺，其不僅為領(lǐng)導(dǎo)決策提供對(duì)應(yīng)的服務(wù)，同時(shí)也為其他職能部門(mén)提供對(duì)應(yīng)的幫助。電子檔案管理同樣離不開(kāi)服務(wù)職能，這就需要檔案部門(mén)致力于創(chuàng)新服務(wù)理念，且需要高度重視電子檔案共建共享理念，致力于提升電子檔案服務(wù)職能。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理部門(mén)需要充分結(jié)合電子檔案管理工作實(shí)際，針對(duì)電子檔案本身的服務(wù)功能進(jìn)行全面的拓展，在共建共享的過(guò)程中提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。電子檔案服務(wù)不僅僅局限于檔案的常規(guī)利用，檔案管理部門(mén)還需要不斷更新檔案服務(wù)理念，根據(jù)檔案內(nèi)容，組織開(kāi)展多元化的電子檔案展覽活動(dòng)，根據(jù)法律法規(guī)針對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)放性鑒定，并進(jìn)行便民窗口的設(shè)置，并借此作為突破口，大力推進(jìn)電子檔案服務(wù)機(jī)制的改革創(chuàng)新，建立符合電子檔案管理功能實(shí)際的服務(wù)機(jī)制。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)針對(duì)現(xiàn)有電子檔案功能進(jìn)行分類(lèi)，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的上傳，并將具有服務(wù)職能的檔案上傳到對(duì)應(yīng)的服務(wù)器當(dāng)中，進(jìn)行針對(duì)性的處理之后，提供線上的在線檢索、查詢(xún)等服務(wù)職能。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)推動(dòng)電子檔案共建共享

電子檔案共享功能不理想已經(jīng)成為制約檔案功能發(fā)揮的重要因素，之所以會(huì)產(chǎn)生上述問(wèn)題，主要因素在于標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的滯后性，即諸多檔案管理機(jī)構(gòu)電子檔案均是各自為政，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，使得各個(gè)系統(tǒng)之間缺乏有效的對(duì)接，資源共享效果自然也就不夠理想。這就需要綜合參考當(dāng)前電子檔案的實(shí)際情況、發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)與有關(guān)部門(mén)進(jìn)行交流溝通，嘗試在軟件、系統(tǒng)方面進(jìn)行協(xié)調(diào)，制定檔案數(shù)字化建設(shè)的具體規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要能夠有效滿(mǎn)足電子檔案信息資料的采集、整理、挖掘、檢索、應(yīng)用等諸多方面的要求。對(duì)于電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)綜合參考各個(gè)檔案實(shí)際需求，同時(shí)結(jié)合國(guó)際規(guī)范、通用標(biāo)注，建立具有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠與相關(guān)的信息化系統(tǒng)進(jìn)行有效的對(duì)接，進(jìn)一步促進(jìn)電子檔案的共享建設(shè)[4]。

2.4 基于檔案安全建立電子檔案保護(hù)機(jī)制

安全問(wèn)題歷來(lái)是檔案管理工作需要引起高度重視的問(wèn)題，而因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)本身存在的諸多不確定性，使得電子檔案面臨的安全隱患也在不斷增大。對(duì)于電子檔案管理機(jī)制體制的創(chuàng)新，必然也需要高度重視電子檔案安全問(wèn)題。檔案管理部門(mén)每日會(huì)產(chǎn)生諸多電子檔案，而當(dāng)中許多不乏具有法律用途的電子檔案，電子檔案保護(hù)機(jī)制建設(shè)更為重要。對(duì)于電子檔案保護(hù)機(jī)制建設(shè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，針對(duì)電子檔案生成、收集、整理、歸檔、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行明確的規(guī)定，且需要根據(jù)電子檔案管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)，明確制定有關(guān)電子檔案管理相關(guān)的技術(shù)措施、安全措施、維護(hù)機(jī)制、保密機(jī)制等，并針對(duì)相關(guān)檔案管理人員各項(xiàng)操作進(jìn)行明確的規(guī)定，根據(jù)檔案管理人員對(duì)應(yīng)的職責(zé)，給予對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限，并嚴(yán)格按照法律規(guī)章制度，將對(duì)應(yīng)的法律職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，盡可能針對(duì)電子檔案管理過(guò)程中存在的漏洞進(jìn)行有效的規(guī)避，切實(shí)保障電子檔案管理的規(guī)范性、安全性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子檔案作為“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的主要載體，能否建立科學(xué)合理的電子檔案管理機(jī)制體制，直接關(guān)系到電子檔案管理工作的最終質(zhì)量。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，在檔案管理信息化建設(shè)全面推進(jìn)的過(guò)程中，檔案管理信息化的成果顯著，但電子檔案管理機(jī)制體制方面則存在一定的滯后性，顯然與當(dāng)前高度發(fā)展的電子檔案管理不符。這就需要我們引起高度重視，充分結(jié)合電子檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)、信息化技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，構(gòu)建符合電子檔案管理實(shí)際的管理機(jī)制體制，從而有效推動(dòng)電子檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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