更新檔案管理理念 實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

夏文君

摘 要：隨著新時(shí)代的不斷到來(lái)，現(xiàn)代化的檔案管理已是數(shù)字化技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行整合，全面的形成了檔案信息遠(yuǎn)程的傳輸、社會(huì)共享完整服務(wù)體系。在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，檔案管理的工作按照手工檢索和人工調(diào)查問(wèn)卷的方式，已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要。檔案管理的工作人員需要清楚的認(rèn)識(shí)到形勢(shì)發(fā)展變化，積極轉(zhuǎn)變觀念，勇于實(shí)踐，為國(guó)家利益所服務(wù)。在當(dāng)前，高速大容量檔案影像管理系統(tǒng)逐漸的普及，綜合文書(shū)檔案建立和管理的專業(yè)化。為全面的實(shí)現(xiàn)更好的保存檔案、快速的查閱，節(jié)省檔案的存放時(shí)間，我們需要實(shí)施檔案的信息化管理，促使檔案管理工作的科學(xué)化進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新理念;信息化

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息化管理的遠(yuǎn)程傳輸、社會(huì)共享的完成服務(wù)體系逐漸變成現(xiàn)實(shí)。新時(shí)代檔案管理必須不斷的轉(zhuǎn)變觀念，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，對(duì)當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理的方式進(jìn)行改變，適應(yīng)檔案管理的信息化需求。下面就結(jié)合作者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)要的分析檔案管理理念的創(chuàng)新，希望對(duì)相關(guān)從業(yè)人員有所幫助。

1 提升檔案管理科學(xué)化應(yīng)遵守的原則

1.1 服務(wù)原則

提升檔案管理科學(xué)化的第一原則就是加強(qiáng)服務(wù)化管理。早期的檔案管理對(duì)于權(quán)限的設(shè)置比較嚴(yán)格，只有國(guó)家有關(guān)部門(mén)相關(guān)人員才可以進(jìn)行管理。而且檔案作為私密性較高的系統(tǒng)資料，長(zhǎng)期以來(lái)都屬于嚴(yán)密的管理模式，所以導(dǎo)致很多的檔案資料都屬于長(zhǎng)期的封存狀態(tài)，沒(méi)有得到很好的利用與管理，其自身的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有得到有效的利用，而檔案其服務(wù)的功能一直處于弱化的狀態(tài)，所以提升服務(wù)就成為科學(xué)化的管理檔案的首要執(zhí)行原則。

1.2 發(fā)展原則

我國(guó)目前還處于信息化高速發(fā)展的時(shí)代，智能電子科技系統(tǒng)也在不斷升級(jí)。給檔案管理帶來(lái)升級(jí)發(fā)展的機(jī)遇，而檔案管理正面臨著巨大變革的考驗(yàn)。所以，檔案管理人員應(yīng)該從多方面了解電子科學(xué)發(fā)展的各種手段與因素，以及其外在的發(fā)展因素。充分學(xué)習(xí)并掌握更先進(jìn)的管理技術(shù)，開(kāi)發(fā)新的檔案管理系統(tǒng)技術(shù)，科學(xué)化檔案管理的重要考核就是不斷的進(jìn)行發(fā)展與功能的創(chuàng)造。

1.3 人員素質(zhì)原則

提升檔案管理科學(xué)化的重要因素是人才的培養(yǎng)，只有檔案管理人才的整體素養(yǎng)提高，才能有效的帶動(dòng)檔案管理更快發(fā)展。尤其是在一些企業(yè)內(nèi)，相關(guān)的管理人員或者后勤保障人員都要認(rèn)真意識(shí)到檔案管理的重要度。結(jié)合現(xiàn)階段最先進(jìn)的檔案管理手段或系統(tǒng)應(yīng)用，不斷持續(xù)的提高自身的技能，將科學(xué)管理有效提高，不斷融入到實(shí)際的工作之中。

2 當(dāng)前檔案科學(xué)化管理面臨的問(wèn)題

2.1 面臨創(chuàng)新的挑戰(zhàn)

原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用，還包括工作模式、工作方法的改進(jìn)與加強(qiáng)。如圍繞檔案信息系統(tǒng)的上線使用及文檔管理一體化。加強(qiáng)信息化作業(yè)的推廣，加強(qiáng)檔案室與計(jì)算機(jī)室的工作協(xié)調(diào)，使系統(tǒng)逐步優(yōu)化，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)更合理化，科學(xué)化，對(duì)軟件功能的新需求能夠及時(shí)進(jìn)行需求分析與功能開(kāi)發(fā)，不斷加強(qiáng)檔案管理軟件的安全性和便捷性，使整套軟件系統(tǒng)更加體現(xiàn)以人為本，科學(xué)至尚、業(yè)務(wù)全面，統(tǒng)籌兼顧的特點(diǎn)。對(duì)于這類進(jìn)行整合，檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展的時(shí)候，使得與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合，必須用創(chuàng)新思維來(lái)處理好各方面的矛盾。

2.2 面臨標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)

由于檔案自身的復(fù)雜性 ，我國(guó)政府的檔案管理體系亦 比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)，由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范是檔案工作現(xiàn)代化的需要，實(shí)現(xiàn)提高工作質(zhì)量和效率。通過(guò)館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生，造成大量檔案因密級(jí)問(wèn)題無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。

2.3 人員配備不合理，技術(shù)支持不全面

從現(xiàn)在的檔案工作人員來(lái)看，既掌握信息技術(shù)、又懂檔案專業(yè)的人才很少，多是專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才。從年齡結(jié)構(gòu)看，年輕的檔案人員極少，40歲以上的占絕大多數(shù)，知識(shí)和觀念老化等問(wèn)題突顯。技術(shù)方面的問(wèn)題有下面兩點(diǎn)：第一，電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好解決，可能會(huì)適得其反。第二，在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過(guò)掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格便宜，但速度慢，無(wú)法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化管理的措施

3.1 加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，檔案部門(mén)應(yīng)提高自身的工作水平，爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持;除此之外，檔案部門(mén)應(yīng)充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時(shí)開(kāi)發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門(mén)的廣泛運(yùn)用，為檔案工作注入新的活力，極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展提供有力保證。

3.2 建立規(guī)范體系

檔案管理科學(xué)化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案管理信息化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以需要制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、科學(xué)化。

3.3 建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍

檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門(mén)應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)為信息的廣泛應(yīng)用提供了前所未有的技術(shù)基礎(chǔ)和條件。檔案管理信息化是一種全新的檔案管理模式，其依托于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)之上，逐漸實(shí)現(xiàn)管理工作智能化、技術(shù)化、規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展要求。因此，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)已經(jīng)成為新時(shí)期面臨和亟待解決的重要問(wèn)題。

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