鐵路工程項目檔案管理工作中存在的問題及其對策淺談

班艷晨

摘 要：近年來，受社會經濟蓬勃發展的影響，鐵路工程建設規模持續擴大，建設速度漸漸加快，促使既有鐵路、合資鐵路及高速鐵路的電氣化工程改造進程深化，意味著鐵路工程項目檔案管理占據著極其重要的地位及作用。同時，鐵路工程項目涉及面廣泛且參建單位數量多，具有技術要求嚴格、施工周期漫長及資金投入高等鮮明特點。本文以鐵路工程項目檔案管理為切入點，分析其現存問題，進一步提出的解決對策，旨在為相關從業人員積累更多的實踐經驗。

關鍵詞：鐵路工程項目;檔案管理;現存問題;解決對策

鐵路工程項目檔案管理是鐵路建設期間最為基礎的工作環節，而工程項目檔案真實記錄鐵路工程建設流程，不止能全面反映各種構筑物、隱蔽工程及地上地下建筑物等工程狀況，更是工程擴建、改建及改造時必備的技術性資料[1]。除搜集整理工程項目檔案所有資料外，管理人員向相關部門提供查詢利用的即時服務，對于保證工程建設質量具有不可比擬的積極作用。同時，受鐵路建設市場趨向規范化的影響，鐵路工程項目建設、管理及投資的模式發生翻天覆地的變化，向工程項目檔案管理工作提供全新思路。計算機技術及互聯網技術蓬勃發展，極大程度上豐富工程項目檔案管理的方法及手段。鑒于此，本文針對鐵路工程項目檔案管理工作現存問題及對策的研究具有重要的現實意義。

1 鐵路工程項目檔案管理的現存問題

1）管理機制不全。從目前我國鐵路工程檔案管理工作水平來看，部分管理單位尚未形成健全完整的檔案管理機制，造成檔案管理工作無法與工程施工同步進行。同時，極個別鐵路工程項目施工單位不存在專門的檔案管理機構，尚未將檔案管理納入項目管理體系，一旦檔案管理機制不健全則無法落實相應的崗位職責，促使檔案資料搜集、整理及歸檔無法與工程施工進程相一致[2]。此外，鐵路工程項目管理人員由上而下檔案管理意識相對薄弱，普遍存在“重生產、輕檔案”的問題，直接影響檔案人員工作積極性，甚至出現拖延應付的心理，阻礙檔案管理工作有序開展。

2）忽略歸檔整理。與其它工程項目相比，鐵路工程項目的建設周期相對漫長且參建單位數量多，大大增加檔案資料歸檔管理的工作難度。由于鐵路工程項目規模龐大，往往無法交由單個施工單位獨立完成施工任務，包括軌道、路基、涵洞、渠道及橋梁等多個部分，需要多個施工單位相互協作及相互配合。同時，檔案資料源于鐵路工程項目施工過程，其文件形式呈現分散狀態，明顯提升檔案搜集工作的難度，極易出現檔案管理與工程施工相脫節的情況[3]。部分施工單位管理人員檔案意識不夠強烈，施工期間極易出現材料書寫記錄不規范的問題，直接或間接影響檔案內容的真實性，甚至極個別工程項目存在竣工驗收時突擊性補充檔案資料的問題。

3）錯失檔案移交。部分鐵路工程項目檔案移交進館不及時，埋下檔案管理安全隱患。受鐵路工程項目施工量龐大、施工單位駐地穩定性不足及施工人員流動性強等因素的影響，極易出現工程項目臨近收尾或竣工驗收時檔案管理人員撤離至下一個施工現場的情況，造成檔案資料移交錯失最佳時機[4]。同時，國家所頒布的《重大建設項目檔案驗收辦法》中明確指出“項目檔案驗收必須于項目竣工驗收3個月內完成”，一旦施工單位無法于規定時間內完成檔案資料移交工作則可能延緩檔案資料交接工作，造成交接工作嚴重滯后，反而埋下檔案管理安全隱患，造成不可預估性損失。

2 鐵路工程項目檔案管理現存問題的解決對策

1）突出業務指導。在實際管理的過程中，相關檔案管理部門秉持實事求是的工作原則，充分發揮自身業務指導及監督的作用，以保證工程項目檔案管理工作有序開展為前提條件，抓好一頭一尾兩項工作，例如：以前期介入為例，盡可能于項目啟動時提前介入檔案管理工作，廣泛參與制定項目工程檔案管理計劃，詳細劃分歸檔范圍為[5]。同時，取得工程項目施工許可證前，與施工單位共同簽訂《工程檔案管理責任書》及《工程竣工質量責任書》，提前告知施工單位工程項目檔案管理的具體要求，明確各個管理人員及分管領導的工作職責，樹立其檔案安全管理意識。此外，做好工程項目竣工驗收工作，及時解決驗收時所發現的問題。

2）制定搜集計劃。在實際管理的過程中，相關檔案管理部門制定科學合理的檔案材料搜集計劃，以保證工程項目檔案資料完整性為夯實基礎，提倡試驗人員、測量人員、技術人員及管理人員共同參與檔案資料的搜集工作，盡可能指定專人全權負責檔案材料的歸檔整理工作，確保檔案文件材料搜集的計劃性及目的性，消除影響工程項目檔案管理工作有序開展的風險因素。同時，將檔案管理工作貫穿于工程項目施工過程始終，重點收集工程項目施工環節中所產生的竣工圖紙、竣工文件、設計圖紙、開工報告及招投標文書等，并且做好竣工驗收報告、技術總結及竣工總結，仔細歸檔質量評定文件等材料，有助于積累更多的實踐經驗。

3）做好移交工作。按工作內容，鐵路工程項目檔案歸檔可劃分為日常歸檔及竣工歸檔2個部分。其中，日常歸檔指檔案管理人員結合不同類型檔案形成特點全面收集承建、參建及施工等單位所產生的文件資料遵循年度或工程建設進程等階段進行分類整理再裝訂成冊，預防人員變動或施工周期漫長等原因造成文件散置的問題，確保文件間聯系有機性及檔案保管安全性。由此可見，做好日常歸檔工作能便于用戶查詢利用各種檔案資料，為竣工歸檔提供強有力的支持。竣工歸檔指工程項目竣工驗收后各個施工單位將整理好的檔案資料向檔案室移交的過程，而相關施工單位必須以《工程竣工質量責任書》為參照進行移交簽字確認。

4）強化信息建設。由于強化檔案管理信息化建設力度，對于提高鐵路工程項目檔案利用率具有不可比擬的積極作用。因此在實際管理的過程中，相關施工單位必須加大對于檔案信息化建設的重視程度，以適應鐵路工程項目現代化管理要求為前提條件，例如：《中鐵關于檔案工作評價辦法》等，利用掃描或微縮等方法異質備份檔案資料信息，盡快搭建工程項目檔案管理數據庫，最大限度保證檔案資料信息安全性，為快速便捷查詢信息數據提供強有力的支持。同時，結合鐵路工程項目建設區域流動性的特點，組建鐵路工程項目建設數據庫，大力推行數字化保管模式，有助于實現檔案資料遠程傳輸的目標，便于其日常查閱利用，極大程度上提高檔案資源的利用率，為企業日常運營及項目建設提供相應的檔案服務。

3 結語

通過本文探究，認識到擴內需及保增長的新形勢下，鐵路工程建設步入前所未有的黃金時期，鐵路工程項目的建設規模持續擴大，其建設速度漸漸加快，而以往鐵路工程項目檔案管理方法早已無法適應其建設需求。因此，相關管理單位秉持具體問題具體分析的工作原則，加大對于工程項目檔案管理的重視程度，持續健全檔案管理機制，規范檔案管理流程，并且強化工程技術及管理方法的培訓力度，持續提升自身業務水平，豐富自身管理手段，為保證鐵路工程項目檔案資料清晰性、準確性及完整性提供強有力的支持。

參考文獻

[1]馮爽.鐵路建設項目檔案管理的模式與特點[J].產業創新研究，2019（08）：78-79.

[2]崔紅.規范鐵路項目檔案? 助力精品工程建設[J].中國檔案，2019（07）：68-69.

[3]時春霞.論鐵路檔案管理存在的問題及對策[J].才智，2019（05）：218.

[4]唐萍萍.加強鐵路建設項目檔案管理工作的若干思考[J].城建檔案，2017（05）：49-51.

[5]趙新.探討如何加強鐵路工程建設項目檔案管理[J].辦公室業務，2017（01）：97.