探究新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略

林凌

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)的發(fā)展十分迅速，其之下的檔案管理工作也在新的社會(huì)形勢之下面對著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。我國各行各業(yè)在發(fā)展的過程中，檔案管理工作都尤為重要，然而當(dāng)前形勢下，各個(gè)行業(yè)的檔案管理工作都存在不規(guī)范的現(xiàn)象，造成了檔案管理混亂，不能夠達(dá)到人們的預(yù)期。本文將通過對當(dāng)前檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，結(jié)合新形勢的特點(diǎn)，給出相應(yīng)的規(guī)范化策略，促進(jìn)新時(shí)代檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形式;檔案管理;規(guī)范化

傳統(tǒng)意義上的檔案管理可能只是對用戶個(gè)人信息、交易往來的記錄活動(dòng)。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，讓更多的行業(yè)與之相互聯(lián)系，也讓檔案管理進(jìn)行到新的形勢，在這樣的形勢之下一些反饋的信息尤為重要，個(gè)性化服務(wù)需要從業(yè)人員精準(zhǔn)掌握用戶的信息 ，才能夠不斷規(guī)范檔案管理的工作流程。當(dāng)前檔案管理無論是相關(guān)人員的意識(shí)、基礎(chǔ)建設(shè)、信息溝通等都存在不規(guī)范，檔案管理作為相關(guān)單位工作的重要部分，必須積極 解決當(dāng)前存在的問題，使得檔案管理工作不斷向規(guī)范化邁進(jìn)。

1 我國檔案管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)意義上的檔案管理只是簡單的記錄，并且記錄的方式是比較古老的。隨著時(shí)代的發(fā)展新形勢悄然而至，科學(xué)技術(shù)不斷更新，檔案管理無論是從形式、內(nèi)容還是意義上都應(yīng)該做出改變。但是調(diào)查顯示，當(dāng)前一些企業(yè)的檔案管理的規(guī)范化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。他們更注重主營業(yè)務(wù)的發(fā)展，而沒有理解檔案管理真正的意義，以及檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來的利益。以我國銀行業(yè)為例，銀行界更加注重的是金融業(yè)的發(fā)展，很大程度上忽視檔案管理工作的機(jī)制改革。金融業(yè)確實(shí)是衡量一個(gè)國家經(jīng)濟(jì)形勢的重要指標(biāo)，但是作為銀行業(yè)重要組成部分的檔案管理工作，如果沒有規(guī)范并且完整的機(jī)制，必定也會(huì)制止銀行界金融業(yè)的發(fā)展。企業(yè)管理人員意識(shí)淡薄、信檔案管理信息化進(jìn)程停滯不規(guī)范，檔案管理工作流程不規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理效率低下等問題。如果得不到解決，我國各行業(yè)的發(fā)展都會(huì)受到很大的阻礙。

2 檔案管理工作規(guī)范化策略

2.1 提高工作人員意識(shí)

任何工作的主體都是工作人員，檔案管理工作是否能夠規(guī)范，關(guān)鍵還是由檔案管理人員來決定。新形勢之下，檔案管理人員應(yīng)該提高自己的創(chuàng)新意識(shí)、業(yè)務(wù)交流意識(shí)以及檔案管理信息化意識(shí)。管理人員可以通過座談活動(dòng)、集中培訓(xùn)等方式，加強(qiáng)提高工作人員的意識(shí)。一個(gè)充滿活力的工作隊(duì)伍才能夠高效率的完成工作。針對當(dāng)前工作人員被動(dòng)工作的特點(diǎn)，鼓勵(lì)員工進(jìn)行創(chuàng)新，積極主動(dòng)尋求新的途徑才是檔案管理發(fā)展的源泉。提高工作人員共享意識(shí)、交流溝通意識(shí)，在頭腦風(fēng)暴或者其他溝通模式中尋求新的方法。想要檔案管理向著規(guī)范化的方向發(fā)展，首先就要提高管理人員規(guī)范管理的能力，提高從業(yè)人員業(yè)務(wù)精準(zhǔn)的能力。

2.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，辦公方式以及設(shè)備也改革。人工智能的到來為人類節(jié)省了更多的時(shí)間。針對傳統(tǒng)的檔案管理效率低下、工序繁雜的情況。應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，不單單是在員工的意識(shí)上，也要在硬件上進(jìn)行強(qiáng)化。“巧婦難為無米之炊。”有了先進(jìn)的 技術(shù)方法，工作人員才有更加廣闊的發(fā)展空間。基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)范化，不僅僅是檔案管理規(guī)范化過程中一個(gè)至關(guān)重要的步驟，在各行各業(yè)中，想要取得更光明的發(fā)展，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施。

2.3 建立業(yè)務(wù)交流機(jī)制的方法與作用

交流平臺(tái)建設(shè)。新形勢之下帶動(dòng)人們來到信息時(shí)代，信息時(shí)代重要的一個(gè)特點(diǎn)就是信息共享、資源共享。檔案管理信息規(guī)范化的發(fā)展使得信息共享成為了必然的選擇。所以說，業(yè)務(wù)溝通機(jī)制的建設(shè)也成為了迫切的需求。業(yè)務(wù)交流其實(shí)就是檔案相關(guān)市場內(nèi)部信息的交流，是檔案管理工作正常進(jìn)行的基本保障。檔案管理的首要任務(wù)可以說就是交流。當(dāng)前檔案管理市場的競爭壓力還是比較大的，建立檔案業(yè)務(wù)交流機(jī)制能夠使得工作人員實(shí)時(shí)了解最新信息。尤其是金融行業(yè)，銀行的檔案管理需要根據(jù)經(jīng)濟(jì)形勢的變化而進(jìn)行改革。有競爭才有進(jìn)步，與此同時(shí)業(yè)務(wù)交流機(jī)制能夠讓不同的單位之間互相借鑒相關(guān)技術(shù)。這樣各個(gè)單位就可以極大地提高管理效率，降低了運(yùn)營的成本。針對當(dāng)前存在的交流平臺(tái)，建立專門的管理機(jī)構(gòu)對發(fā)布的內(nèi)容進(jìn)行審核、管理，避免信息交流平臺(tái)對相關(guān)人員的信息造成泄露。在信息化的形勢之下，很多不規(guī)范的檔案管理機(jī)構(gòu)很容易將顧客或者客戶的信息泄露，對相關(guān)人員的日常生活造成影響和困擾。所以說，交流平臺(tái)搭建和管理過程都需要專門的機(jī)制去管理，才能夠使得檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。

2.4 促進(jìn)檔案管理信息化、共享化

信息時(shí)代最重要的特征就是共享。共享經(jīng)濟(jì)的到來，使得社會(huì)上的資源得到了更大化的利用。建立檔案管理業(yè)務(wù)交流機(jī)制能促進(jìn)信息技術(shù)共享化的進(jìn)程。一方面，從業(yè)人員可以相互學(xué)習(xí)，交流工作經(jīng)驗(yàn)，“見賢思齊，見不賢二內(nèi)自省也。”取長補(bǔ)短，提高自身意識(shí)、豐富工作經(jīng)驗(yàn)優(yōu)化自身的技能。在特定的平臺(tái)通過專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)的積累，員工可以利用業(yè)余的時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)，調(diào)動(dòng)員工工作的積極性，主動(dòng)開拓創(chuàng)新。另一方面，不同的行業(yè)檔案管理工作進(jìn)行的方式是不盡相同的，但也都是大同小異。通過技術(shù)的學(xué)習(xí)，求同存異，銀行界可以吸取運(yùn)輸、銷售等行業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)，可能會(huì)博得云開見日明。與此同時(shí)，業(yè)務(wù)交流機(jī)制需要加強(qiáng)對用戶個(gè)人信息的保護(hù)，避免用戶的個(gè)人信息、業(yè)務(wù)信息出現(xiàn)泄露。

3 總結(jié)

檔案管理是任何行業(yè)都要進(jìn)行的工作，新形勢的到來給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。針對當(dāng)前檔案管理工作存在的人員意識(shí)不規(guī)范問題、管理人員管理工作不規(guī)范問題、基礎(chǔ)建設(shè)和隱私管理不規(guī)范等問題。利用新形勢下先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，通過專業(yè)的培訓(xùn)提高管理人員以及從業(yè)人員的規(guī)范意識(shí)。建立規(guī)范有效的業(yè)務(wù)交流機(jī)制，分享經(jīng)驗(yàn)，解決傳統(tǒng)檔案管理效率低下等問題，能夠讓檔案管理工作真正能夠適應(yīng)新形勢的發(fā)展，不斷向規(guī)范化發(fā)展。

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