分析疾控中心文書檔案的規范化管理

王韻茗

摘 要：為了促進疾控中心提高其發展水平，開展疾控中心文書檔案管理是非常必要的。加強疾控中心文書檔案管理，可以使疾控中心的工作朝著規范化、制度化的方向發展。本文分析了疾控中心文書檔案管理工作現狀，以及針對當前疾控中心文書檔案管理存在的問題提出了幾點參考意見。使其能夠為相關單位提供參考依據。

關鍵詞：疾控中心;文書檔案;規范化管理

1 規范化管理的疾控中心文書檔案管理特點

1）隱私性。在疾控中心的檔案管理中包括內部員工的人事檔案、疾控中心的購銷合同等多種切合疾控中心內外利益的檔案。加強疾控中心文書檔案的規范化管理，必須要保證檔案具備隱私性，并嚴格按照《檔案法》、《保密法》等相關法律規定，在此基礎上實現檔案的規范化管理。

2）綜合性。疾控中心的文書檔案內容包羅萬象，包括種類涵蓋黨務、設備、人事等多個方面。有價值的檔案，一般價值的文案全都具備。綜合性指數比較高，這也就意味著在開展規范化管理中，勢必要對這些材料作出挑選，對具有保存價值的文件材料細心保存。

3）專業性。雖然疾控中心的檔案具備綜合性，但也只限于種類來說，而根據檔案的屬性來說，突出表現為醫療性，具備了明顯的醫療行業才具有的特點，與醫療行業的發展緊密相連。

2 疾控中心文書檔案管理工作現狀

1）缺乏完善的基礎設施。疾控中心過于重視其傳統職能，忽視對文書檔案管理工作，造成了當前文書檔案管理工作基礎設施落后的現象。疾控中心將建設資金大部分用在了辦公條件的改善和相關業務工作建設上，分配到檔案室建設的資金微乎其微，嚴重阻礙了疾控中心的文書檔案管理工作發展。很多疾控中心現在仍然采用了鐵皮檔案柜的管理方式，保存方式落后，不利于檔案的保存與查閱，很容易出現檔案遺失、遺漏的現象，難以發揮檔案管理的作用。由于缺乏完善的基礎設施，在查閱檔案時，大部分只能人工操作，人工查閱，費時費力，還不能將檔案全部找全，檔案管理工作嚴重滯后。

2）缺乏專業的檔案管理人員。我國大部分疾控中心對于檔案管理工作的認知程度不高，認為檔案管理工作只是一個輔助工作，所起到的作用有限，所以在檔案管理工作人員的安排上，并不像其他崗位那樣嚴格篩選，隨意安排，甚至采取兼任的方式。在疾控中心文書檔案管理工作中，嚴重缺乏專業的檔案管理人員，無法進行科學有效的檔案管理，使檔案管理工作發揮不了其實際價值。當前的檔案管理工作，只將其簡單地等同于檔案的收集與歸檔，有時會造成檔案處理不及時，阻礙了疾控中心的管理工作發展。

3）缺乏完善的文書檔案管理制度。由于對文書檔案管理工作的不重視，不僅缺乏專業的檔案管理人員，還缺乏完善的文書檔案管理制度。文書檔案管理制度應單獨根據實際情況進行編制，但在疾控中心內，文書檔案管理制度只在管理制度內部占了很小一部分說明，根本不足以對文書檔案管理工作進行全面說明，這也就使得文書檔案管理工作無章可循、無章可依，難以實現管理工作的規范化與制度化，長此以往，管理工作形同虛設。文書檔案管理難度增加，很容易會出現資料損壞、丟失等現象，無法為疾控中心的發展和人力資源的配置做出有效參考。

3 疾控中心開展文書檔案規范化管理的意義

1）可以提高疾控中心的文書檔案管理效率。規范化的文書檔案管理工作可以提高疾控中心的文書檔案管理效率。通過完善的規章制度，科學有效的管理方法，優化疾控中心的文書檔案管理，進一步對疾控中心文書檔案管理提出規范性要求。疾控中心文書檔案管理的效率提高，促進文書檔案管理水平提高，間接推動疾控中心的發展。

2）可以促進疾控中心的文書檔案發展。將疾控中心文書檔案朝著規范化方向管理，是摒除傳統管理模式的必要路徑。通過規范疾控中心的文書檔案，優化疾控中心的文書檔案管理方式，更好地保障文書檔案管理工作。

3）為建設信息化文書檔案管理工作奠定基礎。隨著信息技術的廣泛應用，信息化文書檔案建設管理工作勢在必行，若想加快推進信息化文書檔案管理工作的進行，在此之前必須實現文書檔案工作的規范化管理。只有檔案工作實現規范化管理，規范其流程，才能夠促進疾控中心文書檔案管理的信息化建設開展。

4 如何加強疾控中心的文書檔案的規范化管理

1）提高文書檔案管理工作人員綜合素質。為了加強疾控中心的文書檔案的規范化管理，必須要提升文書檔案管理工作人員的綜合素質。開展文書檔案管理的核心關鍵是工作人員。只有工作人員的綜合素質提高，才能使文書檔案管理朝著規范化的方向發展。首先，在疾控中心舉辦相關業務培訓活動，使具體工作人員接受專業的培訓教育，提高檔案管理人員對檔案管理工作的認知，增強工作人員的責任意識。其次，建立績效考評機制，選出優秀管理人員，為其提供繼續教育或外出交流學習的機會，積極鼓勵其提高自身綜合素質，掌握更多檔案管理工作的核心知識，為文書檔案管理工作的順利開展提供必要的人才支持。

2）加強疾控中心檔案管理信息化建設。開展疾控中心檔案管理信息化建設，完善基礎設施，分配給檔案管理科室必要的資金，改善檔案管理保存條件，更新文書檔案管理軟硬件設備，配置先進的電子管理軟件，將人工檢索改為電子信息檢索，提高檢索效率，優化服務質量。加強網絡安全的建設，包括網絡防火墻等建設，配備自動監控系統、掃描儀等基礎設施，為檔案管理提供安全保障。

3）統一文書檔案標準。從檔案的收集到鑒定、分類、保管、利用過程中，都要建立統一的文書檔案標準，嚴格把控好文書檔案的質量，通過一定的流程，達到一定的要求，使文書檔案達到標準化，從而形成規范化管理。檔案歸檔具有時效性和完整性，面對一些要求較高的檔案，要給予重視，保證檔案在規定的要求范圍內利用，將檔案的全程管理編入規范化、流程化作業，以年度劃分周期，嚴格按照疾控中心的要求，編制目錄、標引等，做好文書檔案的保存工作。

4）建立完善的檔案管理制度。若想使檔案管理工作朝著規范化的方向發展，需建立完善的檔案管理制度。將檔案管理與《檔案法》、《保密法》等各項法律法規結合起來，在此基礎上完善檔案管理制度，將檔案管理工作流程規范化、標準化，做好檔案的收集與歸檔工作，對其進行分類與編號，將檔案按照所屬范圍進行編制，建立規范的檔案管理室。避免在檔案管理中有隨意處理的行為，保證檔案的完整性，避免檔案的遺漏與丟失，確保檔案信息更加廣泛。

5）明確文書檔案的利用范圍。疾控中心文書檔案管理工作中，為了保證文書檔案的規范化管理，要明確文書檔案的利用范圍。在疾控中心內部制定嚴格的檔案利用制度，并將檔案利用制度落實到日常管理工作中，加強檔案查閱的權限性，確保文書檔案利用范圍，避免文書檔案在隨意查閱過程中遺漏、丟失，保全重要資料的保密性，使文書檔案的利用工作朝著規范化的方向發展。

5 小結

提高文書檔案管理工作的重視程度，切實發揮文書檔案管理工作的重要作用，使文書檔案管理工作朝著規范化方向前進，從而促進疾控中心的發展。雖然當前的疾控中心文書檔案管理工作仍然存在著一定的問題，但通過建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理工作人員素質，明確檔案管理工作范圍，最大程度的發揮檔案管理工作的作用，使其更好為疾控中心的發展服務。

參考文獻

[1]李冰.疾控中心文書檔案規范化管理論述[J].蘭臺內外，2019（27）：53-54.

[2]王麗巖.疾控中心文書檔案的規范化管理策略[J].辦公室業務，2017（02）：142+144.

[3]李鳳勤.河南省疾控系統檔案管理現狀調查[J].檔案管理，2016（02）：69-71.