規范和加強事業單位財務專項資金的檔案管理

劉媛媛

摘 要：檔案管理是事業單位財務部門在專項資金管理層面上經常忽視的一個環節。現代社會仍然有許多事業單位在該部門的人員匹配和技術手段更新上不夠合理、先進，產生一些會對公眾利益造成危害的專項資金使用方面的問題。文章開頭首先剖析了檔案管理在現今環境下的某些弊端，緊接著給出了相應的解決措施，并附上了幾點個人建議。

關鍵詞：事業單位;專項資金;檔案管理

經濟社會發展使得事業單位在為公眾服務中會產生更多的資金支出，并且能夠從政府得到更多的專項撥款資金。但對于一部分事業單位來說，管理機制陳舊、與時代脫節、監管機制不力甚至管理層人員自身對于專項資金的檔案管理職能不明確等現象，都會對專項資金的使用方式和流動去向的監管造成一定的阻力。明確檔案管理在資金使用中的重要性，就需要事業單位財務部門在資金管理的各個環節進行反思和改進，并合理運用現代科技手段，提升審計與管理部門的聯動程度，提高管理人員自身的思想道德水平。

1 淺析該類型管理在實際運用中凸顯的問題

1.1 檔案管理較為落后

在一些跨國貿易企業集團或管理措施較為尖端的事業單位內部，“互聯網”“計算機科學”“大數據”“云端”“AI”等智能科技與財務管理部門日常的資金流動核算和預算過程已經有較為緊密的聯系[1]。但在我國一部分的事業單位中，對于專項資金的檔案管理仍然停留在傳統模式，甚至仍然采用人工清算、紙質化工作。這類型的檔案管理模式不僅不利于人力資源系統的配置，還與綠色環保的可持續發展原則有所出入，并且在提升工作效率和完善專項資金的監管、安全等方面也有所阻礙。

1.2 監管制度不完善，監管標準不明確

在部分事業單位的檔案管理中，檔案管理通常被管理層認為是“閑職”“可有可無的部門”，因此在實際管理部門的人員安排中多數為“離退”人員，其年齡普遍偏高且學習能力普遍偏低，對于外界的新興事物和信息傳導手段等科技的接受程度較低。

其次，在監管方面，管理系統較為落后的事業單位通常配備的監管設備也較為原始、落后，在資金的流動等方面無法及時備案并且將變動信息存入信息庫。在對專項資金的檔案管理時，由于沒有先進的科技輔助手段，往往采用人工監管庫存的方式進行工作，這種工作產生大量人工工作的同時還無法保障每個項目資金核算的正確性及有效性，仍然采用人工簽字或比對數字、項目等方式，無法對居心不良的人進行有效的監管，常常讓其鉆了制度不完善的空子，對專項資金的利用進行偏差化吞噬，對國家財產造成損失。

從監管層面來說，只有一個監管主體的現象較為片面化，無法根據實際情況給出更為全面的應對措施，也無法及時向管理系統進行信息變動的反饋，甚至在一些事業單位內部的檔案管理部門被侵蝕、被操縱，無法起到一個正常的資金檔案管理的監管作用[2]。

1.3 無法充分發揮專項資金功能

在實際的專項資金使用中，因為監管制度和信息處理制度的落后，在使用前無法對資金的來源和去向以及使用目的進行明確，造成在使用中，檔案管理人員無法判斷該項資金是否被正確使用。而一些事業單位制度的疏忽也會造成在專項資金入庫之前就被員工“人情化”調動，并且采用“打白條”的方式進行資金調動[3]。這種類似的細節和小動作會造成每一筆專項資金的流動信息無法歸置入庫，無法在后臺系統中流下痕跡，會很大程度的造成“挪用專項資金私用”“專項資金用錯方向”等事故的出現，而在事故發生后，由于制度的不完善，檔案管理人員無法追責到人頭，無法落實資金到崗位，產生賬目出現錯誤，并且在專項資金的使用上無法有效提升其服務公眾的功能，無法最大化發揮其功能和達到收益目標。

2 應對措施和個人建議

2.1 提高信息管理技術與檔案管理聯動程度

新興科技與事業單位內部的資金管理系統相互結合和共同發展是未來經濟社會的必然趨勢。引入新型的管理系統，對每個檔案管理人員進行人臉識別錄入和實際背景記錄，以及明確其在日常工作中對于每一筆資金的調入和使用以及存入的過程都是十分有利的。在人才的選拔和培養上，事業單位人力管理系統應當根據實際情況進行管理人員的指向性選拔，選擇學歷高、技術性強、學習能力強的中青年職員，加強其在檔案管理上的安全意識，對其進行完善的檔案管理入職培訓，并且鼓勵其將自身在管理方面的新思考、創新方式和技術操作等技能主動傳授給在職老員工，實行整個管理系統內部“新帶老”的和諧學習氛圍，為企業內部文化加深凝聚力的同時還提升了老員工主動學習的積極性和創造能力。

在實際管理系統的操作中，管理人員應當尤其注意保障系統的安全，并且要有“備份”和“防范”意識，在結合科技手段提高工作效率的同時也要有紙質賬本的記錄習慣，防止意外事故發生時“死無對證”。管理層面應當提升對保障檔案安全的信息化系統的成本投入，為其日常養護、維修、更新換代和知識技術人員培養等方面投入更多的資金進行科技管理能力的提升，增強各個事業單位在信息交互和信息即時反饋以及信息透明化和信息機密化管理的水平，要求其能夠在主動對信息進行保存和安全鎖定的同時也要增強檔案隨時被抽取使用的靈活性。

2.2 完善監管機制

在對監管人員的培養上，管理層應當借助新型科技手段對其進行實名制管理，并且對于員工日常工作的偏好和行為進行數據化分析并備份留存。完善整個監管系統每一個環節的制度，并且明確檔案管理人員在工作時的職能，確保落實到崗，在調取每個資金檔案時能夠追查到具體的管理員工信息。

監管部門應當完善數據管理系統，利用“互聯網”“數據模型”等方式有效觀察專項資金的變動情況，通過其全天候的監測數據進行信息的及時傳導和回饋分析，對專項資金的信息動態掌握必須落實到每一個檔案管理人員的崗位職能準則中。加強檔案管理人員在資金審核和使用過程中的參與程度，確保其了解自身是為何種流程和目標所工作，加強交叉崗位學習，加強管理人員和審計部門的溝通交流，使兩者在專項資金的合力監管程度上有效提升深度、高度、準確度[4]。

2.3 明確服務功能及管理職責

事業單位應該減少監管人員的“外化”，將其權力下放，并且派遣其進行資金流動、生產一線的實踐考察，讓專項資金正確使用的重要性在其腦海有所印象，提升其思想水平的同時培養其主動加強檔案管理的安全性、管理方式的創新性。管理部門則應當對檔案管理職員、監管人員進行更為系統化的思想道德培養，明確向其傳達違規使用專項資金的追責條例，并將管理目標和服務宗旨明確覆蓋整個事業單位的內部文化中。促進管理層人員主動對專項資金的檔案管理進行流程學習，確保其在思想上的正確性，從而對制定和完善措施有所幫助，并確保措施條例的正確性和規范化。

3 結束語

完善專項資金管理制度，應當從管理部門領導者本身的思想水平上進行改變和端正，要求其提高對專項資金檔案管理的重視程度，并且主動積極的學習現代信息化平臺的使用模式和合理運用科技手段加強對制度的完善。只有由上到下的思想態度被端正，檔案管理部門和審計部門的聯結和交叉學習的程度才能被提高，才能有效促使管理人員對于管理方式的主動創新，對于新興科技的主動學習，才能保證專項資金在社會公眾服務方面能夠得到最大化的收益。

參考文獻

[1]楊淑珠.事業單位財務檔案管理探討[J].改革與開放，2014（6）：95-96.

[2]沈超.新常態下事業單位財務檔案管理思考[J].東方企業文化，2015（23）：451.

[3]朱興華.關于加強事業單位財務管理問題的探討[J].科學技術創新，2016（27）：298-298.

[4]楊曉旭.廣播電視行業內部財務管理存在的問題及對策研究——基于內部審計的視角[J].現代視聽，2018（10）：79-81.