關于基層檔案管理工作的研究

常成良

摘 要：基層檔案管理是基層單位的一項重要工作，事關基層單位其他業務工作的開展。本文就做好基層檔案管理的必要性予以闡述，分析當前基層檔案管理中存在的主要問題，結合相關理論學說提出自己的看法，旨在為相關基層政府檔案管理人員提供幫助和參考，推動基層治理的整體水平。

關鍵詞：檔案管理;基層;信息化;制度

新形勢下，如何進一步發揮土地承包檔案、人事檔案、企業檔案以及其他檔案資源在基層治理工作的效用，提升基層治理工作水平，成為當前基層政府部門檔案管理人員重點關注并研究的課題。因此，有必要從理論層面就基層檔案管理展開闡述，探尋基層檔案管理的新思路。除此之外，從理論上對該領域進行研究，能夠更好地指導實踐工作，實現基層檔案管理轉型升級。

1 做好基層檔案管理的必要性

社會環境的變遷以及基層質量工作的變化，使得基層政府檔案管理工作面臨著新的挑戰和要求。基層檔案管理事關基層工作的效率和質量，是基層工作的重要。做好基層檔案管理工作，可以進一步發揮檔案資源的憑證作用以及信息參考作用，為其他基層工作的開展提供依據[1]。一方面，做好基層檔案管理工作，能夠滿足基層單位相關主體的檔案需求，發揮檔案的服務價值。另一方面，做好基層檔案管理工作，可以進一步促使基層檔案管理轉型，保障檔案資源的完整性、真實性以及準確性，維護檔案管理的嚴肅性。

2 基層檔案管理中存在的主要問題

2.1 基層檔案管理制度不科學，流程繁冗

現階段，部分基層單位尚未建立健全檔案管理機制，檔案收集、檢索、查閱、保密以及信息化建設等各項工作滯后，嚴重降低了基層檔案管理的效率和質量。第一，部分基層單位尚未結合本單位檔案的種類以及檔案管理實際工作制定相應的規章制度，而是由檔案管理人員根據自身工作經驗以及既往工作模式對檔案予以管理。在這種環境下，檔案管理的規范性會大幅度降低，檔案管理也會趨于無序化[2]。第二，部分基層單位檔案管理流程繁冗，導致檔案管理成本的增加。一方面，檔案管理分工不明確，尚未形成相互配合、合作統一的檔案管理模式，檔案管理部門與其他業務部門之間的聯系度不高，存在重復整理、重復收集等重復勞動的問題。另一方面，部分基層單位尚未將不必要的檔案管理流程予以簡化和合并，導致檔案管理效率低下。第三，部分基層單位責任落實機制以及績效考核機制存在漏洞，難以提升檔案管理人員的責任意識。

2.2 基層檔案信息化建設滯后，檔案現代化程度不高

總體而言，我國基層單位檔案信息化建設的水平遠遠低于域外發達國家的平均水平，對于檔案管理系統、大數據技術、云儲存技術以及其他信息化技術的應用程度不高，制約了檔案現代化建設的步伐。第一，部分基層單位檔案管理系統功能單一，尚未實現與其他辦公系統的數據關聯與協同，難以集中對電子文件進行快速地分類和處理。同時，部分基層單位尚未利用檔案管理系統對基層檔案進行模塊化管理，將所有類型的檔案資源進行統一管理，僅僅是從檔案編號的角度對檔案資源的種類進行區分，影響后期的檢索工作。第二，部分基層單位對于大數據技術的應用程度不高，檔案專題建設滯后，難以發揮檔案資源在政策咨詢、決策咨詢等領域的作用。第三，部分基層單位檔案共享程度低，與上下級單位以及業務關聯單位之間缺乏溝通，影響檔案利用率，難以發揮檔案資源的價值。第四，部分基層單位對于云儲存技術的應用程度不高，尚未將云儲存技術應用到檔案安全管理領域。

2.3 缺乏專業化的檔案管理人才隊伍

部分基層單位檔案管理人員雖然具備較好的專業素養和管理經驗，但在信息化技術應用、檔案現代化建設領域的能力不足，不利于檔案管理轉型。一方面，部分基層單位培訓工作滯后，單純從理論講解的層面對檔案管理人員予以培訓，難以有效提升檔案管理人才的素質。另一方面，部分基層單位培訓內容單一，仍然局限于檔案保密、紙質檔案管理等傳統重點領域。

3 基層檔案管理工作的優化建議

3.1 建立健全基層檔案管理制度，規范檔案管理流程

檔案管理制度是指導檔案管理工作的基礎，是規范并約束檔案管理人員行為的重要準則和依據。為此，基層單位必須要強化制度建設，堅持用制度規范人、約束人和影響人。第一，基層單位要結合本單位檔案管理的重點和內容，出臺《檔案收集標準》、《檔案保密規定》、《檔案信息化建設》等規章制度，明確相關檔案管理工作的內容，提升檔案管理的科學性和規范性。第二，基層單位要簡化檔案管理流程，結合檔案管理人員的數量來明確檔案管理的分工，推動檔案管理專業化和流程化。除此之外，基層單位要進一步理清檔案管理部門與其他業務部門之間的關系，搭建相互配合、合作統一的檔案管理模式。例如，可以由各個業務歸口部門的專責對檔案資源進行梳理和收集后交由檔案管理人員歸檔處理，減少檔案管理人員重復勞動的情形。第三，基層單位要進一步建立健全責任落實機制以及績效考核機制，挖掘檔案管理人員潛力，激發檔案管理人員的責任意識。

3.2 深入推進基層單位信息化建設，促進基層檔案管理現代化

基層單位要進一步發揮數字化信息技術在基層檔案管理中的優勢，做好信息化建設工作。第一，基層單位要加強調研，加強與檔案管理系統供應商的聯系，立足于本單位檔案管理的具體業務需求以及服務需求來向供應商提出要求，豐富基層檔案管理系統的功能，實現檔案管理創新升級。一方面，基層單位要確保檔案管理系統與業務辦公系統之間的數據關聯，打造電子文件一站式處理、一站式歸檔、一站式借閱的格局[3]。另一方面，基層單位要根據檔案管理的種類對檔案資源進行版塊化管理，提升檢索效率和檢索質量，便于后期能夠及時通過檔案種類、檔案時間等關鍵信息來查詢到檔案。第二，基層單位要進一步利用大數據技術做好檔案管理工作，打造檔案管理專題，為單位領導提供政策咨詢以及決策咨詢，發揮檔案資源的信息參考領域的作用。第三，基層單位要進一步深化與上下級單位之間的聯系，探索檔案共享的新模式，節約檔案管理成本。第四，基層單位可以將云儲存技術應用至檔案備份領域，實現由“硬盤備份”向“云終端備份”的轉變。

3.3 做好隊伍建設，提升服務能力

基層單位有必要做好基層檔案隊伍建設工作，增強檔案管理人員的服務能力。一方面，基層單位要優化培訓機制，充分利用案例教學、實踐演練、實踐模擬等方式來提升檔案管理人員的應用能力，堅持理論與實踐相結合的原則。另一方面，基層單位要優化培訓內容，圍繞信息化建設、檔案現代化管理、檔案創新等專題對檔案管理人員予以培訓，打造復合型人才隊伍。

4 結束語

基層檔案真實地記錄了基層各項工作的情況和內容，是基層單位寶貴的財富。隨著社會發展步伐的不斷加快以及公眾對于基層治理工作的要求不斷加深，基層檔案管理的工作目標、工作重點、工作內容以及工作模式也發生了改變。為此，基層政府應當繼續將基層檔案管理作為一項根本性、系統性以及全局性的工作，強化基層檔案管理與其他工作之間的聯系，切實推動基層治理現代化、科學化以及規范化。相信在檔案管理人員的努力下，基層檔案管理工作會煥發出新的生機和活力，檔案管理效率和質量也會有所提升。

參考文獻

[1]王桂娥.試析基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作[J].經濟師，2019（10）：271+273.

[2]楊紅.基層單位檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2019（16）：113.

[3]賴儉.關于創新推進基層檔案工作的思考[J].廣東科技，2019，28

（08）：73-74.