人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題研究

郭欣

摘 要：人力資源管理在任何一個(gè)企業(yè)單位中都發(fā)揮著重要的作用，對(duì)今后的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、日常運(yùn)轉(zhuǎn)等等提供了豐富的人力支持。作為人力資源管理中的重要組成部分，人事檔案是人力資源管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和中心任務(wù)，做好人事檔案管理工作，對(duì)人力資源管理工作作用的發(fā)揮至關(guān)重要。就目前的人事檔案管理工作來(lái)看，其中還存在著一些問(wèn)題需要馬上解決。本文就人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了總結(jié)，并提出了改進(jìn)的方法和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：人力資源管理;人事檔案管理;問(wèn)題;原因;對(duì)策

在人力資源管理工作當(dāng)中，人事檔案發(fā)揮著重要的作用，它詳細(xì)記錄了一個(gè)單位、一個(gè)企業(yè)所有人員的信息，包括每個(gè)人的基本信息、工作崗位的變化、學(xué)習(xí)提高的過(guò)程等等，對(duì)優(yōu)化人員配置，充分發(fā)揮每個(gè)人的作用起著重要的參考作用。因此，在人力資源管理工作當(dāng)中，要高度重視人事檔案管理的作用，對(duì)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行細(xì)致分析、深入研究，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理思想和工作方法，破解難題，提高管理水平，充分發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用，進(jìn)而為整個(gè)部門(mén)、單位的發(fā)展服務(wù)提供有力的支撐。

1 當(dāng)前人事檔案管理中存在的問(wèn)題

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，人事檔案管理工作取得了卓越的成效，但是對(duì)照當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展形勢(shì)，對(duì)照企業(yè)、單位的發(fā)展需要，仍存在著很多需要改進(jìn)的地方。

1）領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人事檔案管理工作在當(dāng)前形勢(shì)下重要性的認(rèn)識(shí)還不夠充分。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，人事檔案管理工作被賦予了新的要求和內(nèi)容，其發(fā)揮的作用也與以往大有不同。但是從實(shí)際情況來(lái)看，部分單位和企業(yè)的管理者，尤其是高層的管理者，對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)仍然停留在以往的觀念和認(rèn)識(shí)，認(rèn)為只要把具體的文字資料保存好，沒(méi)有出現(xiàn)大的問(wèn)題就可以了。在這樣的指導(dǎo)思想下，人事檔案管理部門(mén)就成了安排閑富人員的崗位，導(dǎo)致人事檔案的作用沒(méi)有充分的發(fā)揮出來(lái)，影響了企業(yè)管理效率和水平的提高。

2）現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用程度不到。現(xiàn)代信息化處理技術(shù)的出現(xiàn)和飛速發(fā)展，為提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平提供了豐富的基礎(chǔ)和方法。通過(guò)將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作當(dāng)中，不僅可以大大提高工作的效率，同時(shí)也使各類人事檔案的歸檔整理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。但是就目前人事檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，信息處理技術(shù)的應(yīng)用推廣程度并不理想。主要表現(xiàn)在，雖然有些企業(yè)、單位為人事檔案管理部門(mén)配備了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)以及配套的系統(tǒng)軟件，但是在實(shí)際運(yùn)用的過(guò)程中，很多時(shí)候都是僅僅把一些簡(jiǎn)單的檔案目錄、數(shù)量等信息錄入了系統(tǒng)，一些詳細(xì)的比如人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等等，仍然才有紙質(zhì)的方式進(jìn)行保存和管理，不僅不利于檔案資料的整理保存，同時(shí)也大大影響了工作的效率。

3）檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)還難以滿足檔案管理工作的需要。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的水平。就目前檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)來(lái)看，主要存在著以下幾方面的問(wèn)題。一方面，管理者對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)不夠重視，一些掌握現(xiàn)代管理思想和管理方法的檔案管理人員被安排到了其他的工作部門(mén)，或者在從事檔案管理工作的同時(shí)，又身兼數(shù)職，難以把時(shí)間和精力完全投入到檔案管理工作當(dāng)中來(lái)。另一方面，從現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)來(lái)看，部分檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，對(duì)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求理解不深刻，使一些標(biāo)準(zhǔn)要求沒(méi)有能夠充分執(zhí)行到位，而且，作為管理者來(lái)講，對(duì)加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)工作不夠重視，在日常的工作當(dāng)中也疏忽了對(duì)檔案管理人員的積極培訓(xùn)工作，制約了檔案管理工作水平的進(jìn)一步提升。

4）檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)配套難以滿足工作開(kāi)展需要。現(xiàn)代信息技術(shù)是在以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的基礎(chǔ)上逐漸發(fā)展上來(lái)的，已經(jīng)滲透到了人們生活和工作的方方面面。在這樣的情況下，將以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理技術(shù)融入到人事檔案管理當(dāng)中是必須的也是必然的。但是就目前認(rèn)識(shí)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，一些部門(mén)和企業(yè)只是為檔案管理部門(mén)配備了基礎(chǔ)的信息化處理設(shè)備，而且相應(yīng)的使用機(jī)制、維護(hù)保養(yǎng)機(jī)制以及配套的軟件處理系統(tǒng)沒(méi)有能夠及時(shí)配備到位，大量的設(shè)備在處理著基本的信息錄入等工作任務(wù)，信息處理的效率，信息共享的范圍還沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)的水平。

2 改進(jìn)人事檔案管理工作的對(duì)策和方法

1）轉(zhuǎn)變指導(dǎo)理念，充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要作用。嚴(yán)密細(xì)致、高效快捷的檔案管理制度，不僅可以大大提高工作的效率，同時(shí)也可以為人力資源管理工作以致整個(gè)單位和企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮著積極的不可替代的作用。作為管理者，尤其是高層的主要管理者，要高度重視人事檔案管理工作的重要性，充分發(fā)揮人事檔案在人才引進(jìn)、培養(yǎng)、調(diào)整等方面的重要參考作用，進(jìn)一步健全和完善各項(xiàng)管理制度，使人事檔案管理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化程度進(jìn)一步提升。

2）加強(qiáng)工作支持，為人事檔案管理工作配備先進(jìn)的信息化管理設(shè)備。信息化是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要方向，同時(shí)也是提高工作質(zhì)量和效率的重要方法。通過(guò)實(shí)施信息化，可以到人事檔案的利用效率，同時(shí)也解決了以往檔案管理工作中易丟失、易毀損等諸多問(wèn)題。因此，要加強(qiáng)人事檔案管理工作，就必須要提高檔案管理的信息化程度，在資金、設(shè)備等方面給予有效的支持，提高設(shè)備的專業(yè)化、信息化程度，完善各項(xiàng)支持保障機(jī)制，優(yōu)化各項(xiàng)安全管理機(jī)制，確保檔案安全。

3）加強(qiáng)技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力。人是做好各項(xiàng)工作的最關(guān)鍵、最基礎(chǔ)的因素。在檔案管理人員的培訓(xùn)教育當(dāng)中，要把引進(jìn)和培養(yǎng)同時(shí)抓起來(lái)。第一，引進(jìn)專業(yè)的現(xiàn)代人事檔案管理人才，對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)專業(yè)的管理，更要注重不間斷的培養(yǎng)檔案專業(yè)管理知識(shí)，持續(xù)性為人事檔案管理注入新鮮理念;第二，企業(yè)日常管理要重視人員的配置情況，投入足夠的人力保障現(xiàn)代人事檔案管理建設(shè)工作;第三，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的重視度，不僅要加強(qiáng)檔案管理人員的職責(zé)意識(shí)，提升工作責(zé)任心，更要重視全體工作人員對(duì)檔案的重視程度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、管理制度。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，對(duì)做好人力資源管理工作有著積極的作用。所以要針對(duì)單位人事檔案管理中存在的等問(wèn)題，積極采取提高對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化隊(duì)伍綜合素質(zhì)以及引入技術(shù)，建設(shè)信息化系統(tǒng)，不斷提高管理效率和質(zhì)量。

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