專業技術人員業績考核檔案的特點和管理策略分析

李彤

（中山市市場監督管理局大涌分局，廣東 中山 528400）

引言

專業技術人員業績考核檔案能夠體現出個人專業能力、學歷知識、業績成效、創新實踐等綜合能力。行政機關單位可參考業績考核檔案來選拔、任用、調度技術人才資源，此類檔案管理專業性較強，具有動態性特點，與普通人事檔案資料有一定區別，需要針對性處理。

一、技術人員業績考核檔案特點

技術業績考核檔案具有很強的真實性，其都是通過總結客觀事實對人員進行綜合評價，包括科研成果、平時成績、業務能力、個人經歷等等。所以專業人員在處理、分類、歸檔時需要對其內容真實性進行核實，很多行政機關單位已經將業績考核歸檔工作形成常態化，按照統一標準進行核對。業績考核檔案涉獵內容較多，所以較為復雜，這種復雜性體現在多個方面。首先業績檔案的來源不僅限于一個部門，還包含了社會、單位、自身。材料載體形式也多種多樣，例如：證書、出版的文章或報刊、會議記錄、理論總結、視頻資料等。無論是規格、組成、結構都呈現出多元化狀態。而且個人成績是動態發展的，隨著工作變動、學歷提升，檔案中的內容也會隨之增加，檔案管理者也需要對應增加相關內容。另外，業績檔案可以與人事檔案達成互補關系，例如：人事檔案中資料多是以表格、文件的方式保存，關于業績的資料較少，而業績檔案能夠有效彌補傳統檔案的缺失，增加檔案內容的深度，廣度，呈現出互補互助的特點[1]。市場監督管理局作為國家行政機關，承擔著協調市場交易競爭、約束經濟主體行為等重要作用。加強自身對業績檔案管理效率，能夠集中處理市場信息，發揮監管職能。

二、業績考核檔案的管理策略

（一）轉變檔案管理意識

加強檔案管理能夠有效規范市場中企業單位對人才的調度，監督技術人才的正確應用。但是仍有一部分人員不具備檔案管理意識，管理觀念淡薄。認為檔案管理就是簡單的文件裝訂、歸檔入庫，所以在資源建設、技術應用上都存在缺失。未從根本上加強檔案管理效果，首先，應該明確業績檔案的特殊性，做好行政單位內的宣傳工作，確保全體員工都能配合檔案管理工作。從思想觀念入手，轉變傳統檔案管理模式，積極引進高新技術，建立專門檔案管理部門，避免兼職行為發生。其次，定期開展宣講活動，例如：邀請專業人員進行檔案工作講座，推廣工作經驗。潛移默化中在單位內形成良好檔案管理風氣。讓相關工作人員逐漸養成常態化的檔案收集整理行為。

（二）完善檔案管理制度

當前不同職能的行政單位對于業績考核檔案管理仍沒有形成統一制度，無論是收集渠道、管理模式、歸檔方法都存在一定差異。這種“各自為政”的混亂管理狀態，導致檔案有效性不能被發揮出來，甚至會影響到績效成績的作用。因此為提高檔案管理效果，市場監督管理局領導人員需要制定相關管理制度，結合《檔案法》《檔案管理制度》等文件來制定細節條例。讓業績檔案管理工作變得有跡可循、有法可依，確保工作人員的統一性、科學性、標準化。在完善制度時還要明確崗位工作的責任分配，確保責任到人。另外，還應該在制度條款中對技術指標、經費支出、人員素質要求、檔案收集方式進行明確規定，深化制度條款的權威性、嚴肅性，貫徹落實制度作用，確保檔案管理工作能夠順利進行[2]。

（三）提高從業人員素質

人才是行業發展的核心力量，但是當前很多行政機關內的檔案管理人員在崗時間較長，受到傳統檔案管理觀念的影響，其創新意識、學習能力、綜合素質都有待提升。甚至還有一部分檔案管理人員是由其他部門臨時兼職擔任，不具備專業的檔案管理知識。這也是造成管理形式混亂，檔案劃分不明的重要原因。為保證工作順利開展，就需要積極進行人員知識培訓，開展理論課程講座，定期考核員工知識儲備，使其認識到自身工作對企業發展的重要性，明確崗位責任。引用激勵機制，將個人業績與績效工資聯系起來，提高檔案工作積極性。目前監督局的檔案管理工作已經開始投入使用檔案信息系統，相關工作人員也需要熟練掌握檔案文檔平臺操作知識，將傳統檔案管理工作與現代化技術有效結合起來，樹立終身學習意識，為企業信息化管理的落實提供必要的技術保障。

（四）引用信息管理技術

長期以來，業績檔案管理都是人工處理，通過紙質資料傳遞，資料查詢速度較慢，檔案利用率不高，且保存難度大，管理過程中資料很容易隨著時間增加而出現丟失、破損等問題。在檔案管理中融合信息技術能夠有效提高管理效率。而采取信息化檔案管理系統，只需要通過后臺權限批復，在檢索功能上輸出目標信息，就能獲取對應檔案，實現檔案資料的共享性，打破以往的空間、時間約束，極大程度上加強了檔案應用的價值，發揮相關資料的最大用處。另外，信息系統中，檔案資料均以電子文檔形式、備份，更加安全可靠，減少了檔案維護的成本，提高市場監督管理局運作效率，同時也為市場協調、環境控制提供良好幫助。

（五）建設檔案大數據庫

上文中提到，專業技術人員業績考核檔案資料來源豐富，檔案內容復雜多樣，為保證真實性，工作人員需要消耗大量時間與精力來核實其檔案內容。分散的收集渠道也給人員開展工作帶來一定的挑戰。因為資料有限，所以在收集歸納上也會出現一定重合。而部分專業材料不能分開裝訂，這也不利于檔案完整性與統一性處理。對此就需要在引進信息系統的基礎上，建立檔案大數據庫，將不同資料收集渠道統一整合到其中，方便工作人員調取和使用。對于不同檔案收集，也可以多樣備份，確保檔案工作的連續性與準確性。不僅僅減少了人員工作壓力，同時還可以提高業務處理效率。

三、結論

綜上所述，提高專業技術人員業務考核檔案的管理效率是企業實現現代化轉型的良好體現。在開展系列活動時需要結合自身實際情況，考慮到未來戰略發展方向。在進行管理的同時兼顧檔案人員的培訓工作，確保檔案資料能夠切實發揮出應有作用，為檔案專業可持續發展提供幫助。