企業檔案管理工作的信息化建設探析

文/楊海，貴州開磷建設集團有限公司

1 信息化管理模式在檔案管理中的作用

1.1 構建了有流程體系的檔案管理工作

信息化管理的檔案管理工作給當前階段檔案管理帶來的與傳統管理最不同的地方在于它能做到資源共享，以及能使檔案管理工作變得有條理有流程，利用信息技術可以讓檔案管理變成自動化管理模式，不需要人為操控，只要在投入使用之前提前設定好相應的程序，計算機就能根據實際情況進行操作，將信息儲存和信息共享完美地融合在一起。

1.2 有效地提高了檔案管理工作的效率

信息化管理模式的檔案管理的主要管理媒介是計算機，這也就意味著在進行檔案管理和信息儲存時只需要利用計算機網絡、硬盤、U盤等工具就能將信息全部儲存下來了，這種儲存方式首先可以減少紙質儲存占有的空間和資源，將信息儲存變得環保，并且，工作人員在進行信息化檔案管理時只需要操控計算機網絡進行工作，而不要耗費大量的人力和物力資源，這在很大程度上使工作變得簡潔快速，提高了工作效率。

1.3 增強檔案管理工作的準確性

對于任何一個企業而言，檔案管理都是十分重要的，在企業檔案中不只包括了企業內員工的信息檔案，還有關乎企業發展未來的重要信息，因此，企業在對檔案管理方面非常嚴格，它要求較高的安全性和準確性，信息化管理的優勢恰好體現了出來，信息技術是以計算機網絡技術作為管理手段，以電腦作為信息管理載體的，機械化的技術在精確性和保密性方面都較人工操作更加嚴格，在查找信息時，利用計算機的檢索技術比傳統翻閱查找要準確迅速得多。

2 企業檔案管理工作中信息化建設的措施

2.1 加強硬件和軟件的建設

在檔案信息管理系統方面，要深入開發相關軟件，配備高質量的硬件設備，不斷完善檔案信息管理系統。在此基礎上，軟件系統要統一標準。在輸入數據時，檔案目錄、全文要實現數字化，統一歸檔格式，檔案管理人員要保存紙質檔案，錄入化檔案，滿足使用者的實際需求。另外，還要設置信息密級，提升檔案的安全性，制定詳細的密集標準，檔案信息用戶要遵守相關流程，并且，設置相應的查詢權限，定期為對檔案管理人員提高相應的培訓，這樣可以為檔案密級打下安全基礎，還能有效避免重復性歸檔，進一步較快了檔案信息數字化的建設效率。

2.2 明確檔案管理標準

對檔案管理進行信息化建設時，要符合國家的相關規定，達到相應的標準。在信息化建設的過程中，相關工作人員應該從企業的實際情況出發，全面分析企業的管理特點等，根據相關的行業標準，嚴格管理歸檔材料，在整體上，進一步加大檔案管理的控制質量，在輸入信息數據時，要確保信息樹立的準確無誤，只有這樣，才能保證檔案內容的可靠性，進而實現檔案管理價值。不僅如此，在檔案管理制度方面，也需要進行不斷建設，對管理制度進行全面完善，全面說明檔案管理人員的崗位責任，可以采用責任制，保證檔案管理人員履行自身的職責，一旦出現問題時，也可以找到相關的責任人。

2.3 實時收集檔案資料

實時收集檔案資料是保證企業檔案完整、清晰認定、按時歸檔管理的核心環節。首先，企業應清晰劃定綜合檔案室、具體業務部門員工的崗位責任，制定文書管理、資料管理歸檔的相關制度，明確員工歸檔管理的指責，日常收集任務應全面落實到人頭，通過全方位搜集確保應歸檔資料及時歸檔，并定期進行搜集與補充，避免資料信息的缺失，提升檔案資源完整性。另外，各機構應在要求時間段之中快速搜集檔案信息、整理基礎資料，確保不同類別檔案及時歸檔，同時保證檔案信息快速更新，進而實時反映出企業當前的現實發展狀況。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質

對于企業檔案信息化建設工作來說，這些工作具有一定的系統性、復雜性，需要具有高素質的檔案管理人員來完成這項工作，因此，在實際建設的過程中，要針對相關的工作人員，展開相應的培訓，以此來提升檔案管理人員的業務能力，并且，全面提升檔案管理人員的綜合素質。在開展檔案信息化的建設工作中，應該從檔案管理人員出發，采取有效的措施，充分激發他們的工作熱情，使其履行認識自己的崗位職責，發揮自身的主觀能動性，進而在檔案管理中，具有創新精神，能夠實現自己的價值。其次，積極應用現代化設備，引進先進的技術，豐富檔案的種類，對于信息化建設的載體，應該不斷創新，通過多樣化的載體，有助于實現檔案信息化建設目標。在建設方法方面，也需要不斷創新，積極培養高素質人才，也可以邀請相關專家來指導這項工作，讓檔案管理人員能有效運用新技術，正確使用相應的設備，全面掌握相關的信息化知識，進而有效的提升檔案信息化建設水平。

2.5 檔案管理的同步化及實時化

檔案的信息資源是企業的核心，直接關系著企業的經濟效益，妥善保管企業各項資料有助于提升企業的綜合競爭力，進而推進企業的可持續發展。因此，檔案管理工作在要順應時代發展的同時，還應該加快企業的信息化建設進程，積極應用信息化的管理模式，轉變以往的管理理念，對傳統的管理模式進行創新。不僅如此，對于計算機的存儲功能也應該充分應用，在現階段來看，信息技術的發展很快，在網絡信息平臺中，全面建設企業檔案的數據庫十分必要，可以確保各項資料的完整性，還可以讓用戶可以快速的查找，為用戶提供了諸多便利，作為管理人員，也能將檔案管理工作實現實時化、同步化的管理目標。

總之，信息化管理模式的作用直接彌補了傳統檔案管理模式中的不足，為檔案管理作出了應有的貢獻。

[1]邰曦.信息化對企業檔案管理的重要性思考[J].現代經濟信息.2017(11).

[2]謝東曉.企業檔案管理信息化及其重要性分析[J].辦公室業務.2018(05).