檔案數字化前整理編目工作存在的問題與對策研究

文/梁桂芳，中山市承志檔案管理有限公司

我國的教育結構隨著時代的變化而調整，現代社會對于人才的需求是廣闊的，對于人才的要求也是嚴格的，想要成為一個應用型的現代化人才，想要發揮出檔案數字化的真正價值就不得不下功夫，培養出真正能創造出價值的才能。真正意識到檔案數字化的重要性。面對檔案數字化結合檔案整理編目工作的改革和實踐探究，需要進行仔細分析，意識到檔案數字化手段的價值，同時指出當前面對的困難，找出解決的方案。

1 檔案室整理編目工作的目前問題分析

1.1 檔案管理室資料復雜龐大難以梳理

檔案室資料信息十分繁雜，在涉及面上十分廣闊，檔案數字化的應用更多是針對整個系統資料信息的綜合梳理，不同的分類中如何進行應變整理能力，鍛煉對檔案室的全面把握能力。如今人們更加看重的是創新能力，邏輯能力，而不是一成不變，看山是山的單一眼光和思考方式，所以檔案數字化在針對人們的邏輯和全面把握能力的培養上十分有效。但是眾多檔案信息整理動作都面臨著時間上的壓力，信息量龐大的壓力，對如何整理陳列不得其法。檔案數字化的出現與融合就是在此刻針對這些問題進行的積極應對辦法。檔案數字化本身具有龐大的信息網絡，能夠隨時調出所需信息，而且它的最大作用是能夠把所有資料信息進行歸納總結，呈現出一個結構分明的知識網絡，增強邏輯感，知識的全面把握。

1.2 檔案管理機制的不完善

其實無論是開展怎樣的工作，都需要有一個管理機制來對所有的工作行為做出指導和規范。這就要求檔案室管理工作人員積極開展工作，建立一個合理的規章制度來規范管理工作行為，杜絕危險行為和違紀行為的出現，這樣才能更專心也更專業的對機構檔案管理室數字化管理系統中心開展積極有效的工作。對此，這個制度規章應當針對工作中的各個方面，而且包括所有的工作管理人員都要在制度體系內，在工作中無時無刻不遵循體制管理，在基礎性的制度體系上就杜絕問題的萌芽出現，合理有序的開展日常工作。

2 提升檔案數字化前整理編目水平的手段

2.1 完善檔案工作管理機制

目前檔案管理工作的不斷進步很大一部分得益于機構檔案管理室數字化管理系統科技的力量，它對于檔案管理室的信息整理分析和呈現的能力是十分強大的，已經形成一個體系，在具體的生產學習活動中，都能給予很強大的支持和幫助。希望以后能建立更好的規章制度來維持管理工作繼續有條不紊的進行開展，保障全方位的檔案管理室數字化管理系統信息可以繼續進行傳播交流，為更多人提供更多的服務。

2.2 保證檔案管理工作的運行平穩性。

在開展檔案管理室數字化管理系統操控中心的安全排查工作時，一定要注意運行狀態的平穩性和聯系性，各部分相互關聯相互影響，絕不能出現此消彼長，一強多衰的局面，在對某一單個部門調試增改時，要顧及大局，在各個系統中進行預先調控試點，預防不出現問題的時候才能開始進行循序漸進式的調整改變，這才是安全又有效的策略。在處理檔案管理室數字化管理系統安全工作中遇到的問題時應該有目標性的來進行排查，對于會導致檔案管理室數字化管理系統出現問題的因素進行重點化管理，進行有目的的安全維護，保證檔案管理室數字化管理系統中心可以安全穩定的繼續工作。同時對于檔案管理室數字化管理系統中心的安全排查還要有預防性，對于可能出現的惡意攻擊和病毒侵入，應該提前及時引入科技防控手段來針對處理，這樣才得以保護檔案管理室數字化管理系統中心的安全。

2.3 加強檔案管理人員的素質教育。

隨著當代科技的不斷發展，現代科技的新型手段也被不斷應用在工作當中，它不僅出現在經濟發展的一線上上，同時還漸漸的普及到了檔案管理中。令人欣慰的是，這種新型的方式受到了更多人的喜愛歡迎。這也就對檔案管理室數字化管理系統中心管理人員的素質教育進行了要求，在技術幫助上提供對專業技能二次學習的機會，針對一些需要高級人才的部門更要提供一些進入專業機構進修的機會，人才的提升也就是整個團隊的進步，不斷的進修學習也是一個融合新理念的過程，等具體作用到工作中又是一個更新發展的動力。技術的研究需要大量的資金人力的投入，針對檔案管理室數字化管理系統中心的基礎設施的研究開發，更要及時進行安排進行，更新換代以后的檔案管理室數字化管理系統基礎設施工作效率將又上一個新的臺階，大大降低問題點的出現，更好的開展工作。

2.4 增加檔案數字化的支持設備

檔案數字化在檔案管理中的融合需要通過具體的設備來維持工作的開展，這個融合活動的開展依賴于管理人員的引導和眾多學術的參與度的同時，還是會受到設備材料的影響，在檔案數字化融合的過程中，一些基礎設備總還是要有的，否則檔案數字化也將無法開展，所以一定要保證檔案室信息設備的完整性和可用性。不能在需要進行檔案數字化融合實驗的時候受到場地設備的限制，而無法開展。但是設備的采購就需要資金的投入，需要管理經費的增加，在這一點上就需要給予高度的關注度，盡可能地在經費的分配上能夠重視到檔案數字化設備的采購。與此同時也需要專業人員本身進行檔案數字化設備的改造，充分合理的進行改造利用，盡可能的以最小的代價達到最好的效果。

3 結語

在進行全面化的檔案管理室數字化管理的技術研究開發工作過程中，因為過于對檔案數字化的追求或者研發的難度較高，一定要注意運行狀態的平穩性和聯系性，各部分相互關聯相互影響，絕不能出現此消彼長，一強多衰的局面，在對某一單個部門調試增改時，要顧及大局，在各個系統中進行預先調控試點，預防不出現問題的時候才能開始進行循序漸進式的調整改變，這才是安全又有效的策略。