淺談當(dāng)代企業(yè)辦公室人員公文寫作能力提升思路

文/陳靜偉，河南能源義煤公司石壕煤礦綜合辦公室

1 前言

從當(dāng)代企業(yè)經(jīng)營管理的實(shí)際來看，很多從辦公室等黨政部門發(fā)出的公文往往具有涵蓋范圍廣、主題內(nèi)容差異大等特點(diǎn)，這些與企業(yè)經(jīng)營管理息息相關(guān)的重要文稿內(nèi)容不僅起草難度大，而且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的要求也相對較高。鑒于此，筆者認(rèn)為，如何寫出既符合企業(yè)需要、具備企業(yè)特點(diǎn)，又能讓閱讀者喜聞樂見的公文材料，成為了時(shí)代發(fā)展對于企業(yè)辦公室人員的要求。

2 做好擬稿計(jì)劃

做好擬稿計(jì)劃是公文寫作的起點(diǎn)。在這一步中必須明確幾個(gè)問題：領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)的實(shí)質(zhì)是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重點(diǎn)放在哪里？作為辦公室人員，要處理好這一步的關(guān)鍵就在于要善于揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意圖。因?yàn)楣膶懽魇且环N指令性寫作，只要把領(lǐng)導(dǎo)的意圖吃透并充分表達(dá)出來，材料就是基本成功的。揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法是聽、記、消化。聽就是在接受任務(wù)時(shí)集中精力聽領(lǐng)導(dǎo)講意圖；記就是把領(lǐng)導(dǎo)講的東西盡可能原原本本地記下來，以備寫作時(shí)查閱；消化就是在聽和記的基礎(chǔ)上，充分理解領(lǐng)導(dǎo)提出的問題和觀點(diǎn)。既要站在全局上去理解，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)交付的任務(wù)不可能講得很細(xì)致、很全面，大都是要點(diǎn)式的；又要參照領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)的一貫思想去理解，一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)提出的問題都是經(jīng)過長時(shí)間的實(shí)踐和思考得出的結(jié)論。

3 廣泛收集材料，制定寫作方案

廣泛收集材料是公文寫作的根據(jù)，沒有材料公文寫作便無從下筆。收集材料一是必須考慮表達(dá)主題的要求，圍繞主題收集真實(shí)、準(zhǔn)確、新鮮、典型的能反映事物本質(zhì)特征的資料。二是明確收集材料的途徑和方法。可以從現(xiàn)有的資料中收集，如單位基本情況、重點(diǎn)工作任務(wù)等，以了解有關(guān)情況；也可以深入工作的第一線，收集第一手“活”資料，以便反映工作中的動態(tài)信息；還可以從國家的政策法規(guī)中收集，為擬寫公文尋找更多的權(quán)威性依據(jù)。

制定寫作方案是公文寫作成功與否的關(guān)鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達(dá)次序、各部分內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系。主題思想的確定是以“解決什么問題”作為主線拓展思路，以“傳遞什么信息”作為主線提煉主題，以“受眾需求心理”作為導(dǎo)向確立主題。具體來講包含五個(gè)方面：一是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該講什么？二是文件起草部門希望領(lǐng)導(dǎo)講什么？三是受眾希望聽到什么？四是領(lǐng)導(dǎo)本人希望講什么？五是上級希望領(lǐng)導(dǎo)講什么？每項(xiàng)工作都應(yīng)該按照上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的部署和要求開展，講話中需要科學(xué)地傳遞上級的要求。

除了上述這些，在制定寫作方案的過程中，構(gòu)建出合理的表達(dá)次序是公文寫作布局合理性的重要體現(xiàn)：一是要善于提綱挈領(lǐng)，按照公文主題搭建提綱，擬定框架，反復(fù)斟酌布局結(jié)構(gòu)的合理性。二是要善于歸納整合，在把握公文整體結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，按照訴求重要性科學(xué)合理劃分文章層級，使受眾能通過標(biāo)題基本判斷行文邏輯。

4 正式起草文稿

在長期的實(shí)踐工作中，筆者認(rèn)為，在起草文稿過程中要把握好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

首先，深度加工。把篩選所得的材料經(jīng)過加工處理，初步構(gòu)建公文文本，對照公文提綱和框架結(jié)構(gòu)，通過對信息模塊的合并歸類和填充，實(shí)現(xiàn)公文“由骨到肉”的質(zhì)變。其次，注重事例。如總結(jié)性公文可以通過大量事例的直接引入增強(qiáng)文章說服力。要格外關(guān)注事例的典型性和真實(shí)性，不當(dāng)?shù)氖吕贸３斐蛇m得其反的效果。再次，要善用數(shù)字。恰當(dāng)選取各種數(shù)據(jù)能夠增強(qiáng)公文的信息含量和說服力。對數(shù)字的選用要注意兩點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)的權(quán)威性，要使用權(quán)威部門發(fā)布的數(shù)據(jù)，非正式渠道搜集的數(shù)據(jù)要經(jīng)過權(quán)威機(jī)構(gòu)核實(shí)方能使用；二是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，重要數(shù)據(jù)要以專業(yè)部門統(tǒng)計(jì)口徑為準(zhǔn)。

除了上述這些，要做好會商。當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他部門職權(quán)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)主動協(xié)商，取得一致意見后才能對外行文；如有分歧，應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)直至取得共識，以防政出多門。最后，要強(qiáng)調(diào)升華。一般的材料只求四平八穩(wěn)，優(yōu)秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要實(shí)現(xiàn)從“一般”到“優(yōu)秀”的飛躍，從“有形無神”到“形神兼?zhèn)洹保灰诔Ｒ?guī)處尋亮點(diǎn)，有效提煉出企業(yè)工作的亮點(diǎn)和突出成就，以實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容震撼人心；二要于淺顯處見真知，發(fā)散思維、升華思想，把真知灼見融入到材料中；三要于文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語言的生動性和可讀性，如通過不同形式增強(qiáng)文章的韻律，或增強(qiáng)公文的典雅和美感等。

5 仔細(xì)加工修改

仔細(xì)加工修改是保證公文質(zhì)量的重要一環(huán)。對公文文稿的加工修改，切忌“眉毛胡子一把抓”，要分清主次先后，按照從內(nèi)容到形式的修改順序。一是檢查主題質(zhì)量。主要看文稿是否符合領(lǐng)導(dǎo)意圖，表達(dá)是否鮮明深刻，是否有新意，與上級部門的指示是否吻合。二是檢查觀點(diǎn)表達(dá)。觀點(diǎn)與主題關(guān)系極為密切，主題是中心論點(diǎn)，觀點(diǎn)可謂分論點(diǎn)，在保證公文主題準(zhǔn)確無誤的前提下，還要確保公文觀點(diǎn)經(jīng)得起推敲。三是檢查材料應(yīng)用。對文稿中引用的數(shù)字、事例等認(rèn)真核實(shí)，避免材料之間相互沖突，還要特別注意動態(tài)信息的變化，不能使用過時(shí)的數(shù)據(jù)說明已經(jīng)變化的實(shí)際情況。四是檢查文稿形式。主要考慮文稿結(jié)構(gòu)是否完整、嚴(yán)密、合理，重點(diǎn)內(nèi)容是否突出，層次是否清楚，過渡轉(zhuǎn)折是否自然，以及語言表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡練，標(biāo)點(diǎn)符號是否正確、規(guī)范。

6 結(jié)論及建議

綜上所述，提升公文寫作能力是一個(gè)需要長期學(xué)習(xí)、思考和實(shí)踐的過程，本文所闡述部分主要是筆者在長期實(shí)踐工作中的歸納總結(jié)，企業(yè)辦公室人員要想寫作有突破，仍需要在工作之余多讀、多思、多寫。只有多讀，才能胸有成竹，妙筆生花；只有多思，才能綱舉目張，得心應(yīng)手；只有多寫，才能舉一反三，觸類旁通，進(jìn)而更好地適應(yīng)企業(yè)辦公室公文寫作工作的實(shí)際需要。