ERP系統在獨立學院財務管理中的優缺點

(蘇州大學文正學院 江蘇 蘇州 215200)

ERP系統在實際使用過程中主要服務于財務部門，ERP系統可以將管理融入現代信息科技，避免原來管理冗雜且效率不高的情況。ERP系統也可以實現各部門之間的信息集成與互動，為財務收集各類經營管理信息，且ERP系統具有較強的時效性和準確性，能夠有效保障財務信息質量并提升財務工作的效率。

一、ERP系統概述

首先，ERP系統可以解決獨立學院財務管理中遇到的很多問題，例如，信息溝通不暢、數據缺乏時效性與準確性等；其次，ERP系統提升了財務工作的價值，使財務工作可以獲得更多人的認同；最后，ERP系統可以更好地為數據提供保護，減少數據流失的可能性。

綜上所述，ERP系統的作用就是將獨立學院的管理數據整合在一起，在系統內對數據進行處理和存儲，ERP系統的應用，可以優化財務整體工作流程，降低原財務的工作量，提升工作效率。

在獨立學院的財務管理工作中，ERP系統的應用主要體現在兩個方面。一是ERP系統改變了財務原有的工作模式，使財務的工作效率較以往有了很大程度的提升。二是當前是互聯網經濟時代，ERP系統可以幫助獨立學院積極地與時代接軌。在會計核算中，ERP系統可以直觀地展現各項財務數據，幫助管理者了解當前的經營管理情況。此外，ERP系統可以對現金流進行有效的把控，減少不必要的資金支出。除上述外，ERP系統還能幫助財務人員處理善后工作。ERP系統雖然具有很多優點，但ERP系統應用的時間較短，還存在很多的不足，在實際應用中，應對其優缺點進行辨證的分析，從而妥善地對ERP系統進行應用。

二、ERP系統優點分析

(一)ERP系統擁有較強的整合性、便利性以及彈性

在財務部門引入ERP系統之前，財務工作人員每天忙于收集各類經營數據，工作十分繁重。此外，財務人員將注意力集中在經營數據上必然造成對管理信息的忽略，從而造成管理信息片面，難以使管理者全面地了解獨立學院的實際運行情況，無法就獨立學院的下一步運營做出準確的判斷。ERP系統引進后，管理信息缺失的情況得到了很大的改善，ERP系統強大的整合性，決定了其可以將整個經營信息與管理信息囊括其中，在ERP系統中，信息整合為決策提供了更科學的參考。此外，ERP系統具有極強的便利性，ERP系統的應用可以在任何一臺可供支持的計算機上實現，無論管理者身處任何位置，只要登錄ERP系統，即可查閱自己權限內所能看到的各種信息，并利用自身的權限對ERP系統中的數據進行修改，相關部門的人員可以參照數據指令進行工作調整。ERP系統是由多個模塊組成的，在實際使用中，ERP系統可根據實際需要對應用模塊進行增加或減少，并將各模塊整合應用在一起，這一功能可以極大地滿足實際需要，避免不必要的資源浪費，也能很大程度上提升應變協調能力。

(二)ERP系統有助于數據集中存儲

ERP系統最直接的作用就是將各種類型的經營和管理信息整合在一起，并將其存儲在后臺的服務器中。數據是ERP系統工作開展的重要支撐，如果失去數據采集和存儲功能，ERP系統將不復存在。對獨立學院而言，將財務系統、人事系統、酬金系統、學費收費系統、固定資產系統、財務系統、后勤管理系統、實驗材料管理系統等各部門的系統在ERP系統中開發模塊，進行集中存儲。ERP系統中數據存儲本質上就是構建數據庫，數據庫建成后，使用者可在自身的權限范圍內調取過往數據，并對過往的數據進行分析，管理者可根據數據分析了解某段時間的經營管理情況，并能及時對經營管理策略進行調整。

(三)ERP系統有助提升管理績效，實現各組織間的良性互動

對于獨立學院而言，引進ERP系統的根本目的就是提升管理績效，打破原有部門各自為戰、信息閉塞的情況。實踐證明，ERP系統引進后，管理績效有了很大提升，ERP系統可以將財務工作人員從繁重的統計工作中解放出來，優化財務管理工作中的漏洞，管理人員可以隨時隨地了解財務情況，并且能夠直觀從ERP系統反饋的數據中了解當前財務工作甚至是經營管理工作中存在的問題，這為經營管理工作提供了很大的便利性，免除了原本冗雜繁復的工作。此外，ERP系統的應用將多個部門串聯在一起，實現了各部門之間信息的實時互動，緩解了以往各部門之間因信息溝通不暢造成的各種問題，提升了各部門之間的工作效率。

三、ERP系統缺點分析

ERP系統在國內的應用時間較短，因此還有很多地方需要完善。ERP系統目前存在的主要問題是配置昂貴、信息不充分、安全性存疑、潛在成本巨大等問題，這些問題的出現對ERP系統的廣泛應用造成了阻礙，在未來，這也是ERP系統的主要優化方向。

(一)ERP系統配置昂貴

ERP系統配置包含多方面的成本如硬件成本、軟件成本、實施成本、環境設施成本和項目文檔成本等。

ERP系統的運行需要用到平臺、終端和其他附屬設備，其中平臺是ERP系統構建中最為重要的部分。例如，服務器、存儲設備等，這一部分的成本可參照單位的實際應用人數計算，少則幾十萬元多則數百萬元不等。ERP系統運行首先需要用戶購買模塊和操作系統，并交納一定的許可費用，這一部分是必不可少的。ERP系統中有很多平臺是不向用戶開放的，用戶如果想要使用，需要繳納額外的費用。ERP系統需要構建在一定的辦公環境之上，且ERP系統還需要獨立的空間來放置服務器，這也會產生一定的成本。ERP系統并不具備無限的生命周期，也需要定時進行升級，以滿足外界的變化以及日益增長的應用需求，系統的升級并不是免費的，隨之產生的數量可觀的時間成本和人力成本，也會給很多單位帶來經濟負擔。

(二)ERP系統信息不充分，安全性存疑

ERP系統在與其他的軟件進行對接時，偶爾會出現錯誤。當前，ERP系統的功能并不能滿足所有單位的全部需求，這就需要定時對系統進行更新和完善或與其他的軟件串聯使用，以滿足不同單位經營管理的需求。如果這些軟件出自很多的軟件開發公司，在使用中就會出現信息匹配錯誤的情況，從而造成ERP系統中信息不充分。此外，ERP系統還存在安全性方面的問題，ERP系統為了擴大應用范圍，使員工出差在外期間也能正常運行，對系統的空間進行了很大的擴展，但這也造成了一定的安全性缺失，例如，采購員在外地工作時，可以隨時調取本單位的資金情況、采購計劃等數據，這極有可能造成數據泄露。很多單位為了方便了解情況，有時會給客戶一定的訪問權限，這些權限一旦設置不當，極有可能使客戶看到本不應該看到的內容，造成單位自身的損失，另外權限設置本身也存在一定的安全威脅。

(三)ERP系統潛在成本巨大

ERP系統潛在成本主要包含兩方面。一是為使相關人員掌握ERP系統的正確使用方法，單位內部需要聘請專業人員對人員進行培訓，培訓次數和培訓效果無法量化，在這其中，可能會因此產生大量的時間成本和人員成本，這對于單位而言，也是一筆很大的負擔。二是ERP系統需要將所有的數據重新錄入，錄入的數據不光是當前的，還有過往的一系列數據，原有的數據由于未使用系統進行存儲和分析，很多都極為分散，需要花費大量的時間來整理和錄入，數據整理并錄入ERP系統后，需要在ERP系統內完成轉換，在轉換的過程中，要對數據進行核實，以免出現錯誤影響其他的模塊，這些工作都需要大量的人力和物力，因此也會產生大量的成本，給單位造成一定的資金負擔。

四、總結

財務管理是獨立學院的命脈，獨立學院要想穩健地運行，需要對財務工作進行監督和管理，基于此，獨立學院特引進了ERP系統，ERP系統可以對傳統的財務管理流程進行優化，規避很多財務管理中可能出現的問題，實現對資金流的把控，減少不必要的財務支出。但ERP系統整體運行時間有限，在實際使用過程中還存在很多的問題，要注意加強對系統的管理，積極解決可能存在的各種問題，只有這樣，才能更好地發揮ERP系統的優勢，將財務管理的作用發揮到極限。