從職務侵占案探析公司內部控制管理

徐芳

（廣東誠安信會計師事務所有限公司，廣東 廣州 510000）

一、引言

職務侵占罪是指公司、企業或者其他單位的人員，利用職務上的便利，將本單位財務非法占為己有，數額較大的行為。

隨著經濟的發展，企業的內外部環境發生了巨大變化。在復雜的環境下，單位人員利用職務之便侵占公司財物的問題日漸突出，且涉案人員由一般管理者向高級管理人員發展，涉案金額越來越大。

為保障公司規范有序、科學高效運行，建立實現目標的長效保障機制，內控制度及法律應運而生。20世紀90年代，美國COSO提出內部控制框架，1999年，我國《會計法》對建立健全內部控制提出原則性要求，隨后發布《內部會計控制規范—基本規范》等7項內部會計控制規范為內部控制實施奠定了基礎。2008年及2010年，先后發布的《企業內部控制基本規范》和《企業內部控制配套指引》，建立了內部控制的總體框架和基本要求，明確了內控建設的目標原則及構成要素。

企業內部控制指由董事會、監事會、經理層和全體員工共同實施、旨在實現控制目標的過程。是將公司活動中的風險要素、內控規范、業務流程、控制活動等系統化，通過優化流程和內控規范執行，保障內控體系落實，進而推動企業管理水平的提升，為企業創造更好的內部環境。

二、由職務侵占案分析內控管理的不足

萬丈高樓平地起，無數運營失敗的企業和經濟犯罪案件都表明，內控管理薄弱是其最重要的原因。如實務中某日突發A公司出納涉嫌職務侵占案，使該公司內控管理問題暴露無遺。該公司系某集團屬下二級單位，在集團內業績表現平平，日常運營平穩，人員穩定。正因此，公司管理層放松了對日常工作管理，加之財務室領導對部門人員過于信任、會計崗位疏于對出納工作的復核等因素致使內控制度形同虛設，使出納屢屢得逞涉案金額達170萬元。案發后，為規范管理，落實崗位職責、健全問責機制，杜絕此類事件發生，A公司遂委托某機構對其內控流程梳理分析，發現以下不足：

（一）內控管理意識薄弱，存在不相容崗位交叉履職、會計履職不到位的情況：1.余額調節表偶爾由會計代為編制交出納復核；2.未及時編制余額調節表。在出納數月未上報對賬單的情況下，會計未及時采取措施核查銀行存款，致使出納偽造銀行流水，轉出存款高達53萬元，而會計卻全然不知。據相關規定，A公司余額調節表理應由出納編制、會計復核、財務負責人定期或不定期抽查。但A公司出納和會計將不相容崗位職責交叉執行，且在出納數月未上報對賬單的情況下，會計未及時督促并采取其他替代性措施防范資金管理的隱患，違背了重要性及制衡性原則。

（二）變相執行現金盤點制度。A公司操作流程為：出納將現金盤點數報給會計，會計將出納提供的數據與賬務核對；出納盤點未形成盤點記錄，會計僅依據出納交單表盤點，對交單表期末數與下一期交單表期初數存在的差異，既沒有引起重視，亦沒有及時查明原因糾正。此環節，出納利用自身優勢掌握了周圍環境及整個業務流程，使其對流程中漏洞的認識更加清晰，利用起來得心應手，直至侵吞租金、員工借支還款及現金18萬元；其次會計未認真履行復核職責，未及時發現出納編制的現金盤點表的紕漏并給予糾正，致使會計監督流于形式；再次財務負責人未定期或不定期抽查現金盤點表，不兼容崗位之間相互制約和監督機制匱乏，使二次監督再次失效，背離了內控管理的制衡性原則。

（三）貨款收取的內控缺失或不細化：1.款項收取后僅由出納開具收據；2.收據管理方面，缺少更為詳盡有效的措施，管理存在一定的漏洞；3.業務部門內控意識淡薄，在收回貨款交出納后，未及時索要有效的付款憑據。為出納侵占行為提供了可乘之機，屢次背書票據截留公款97萬元。根據規定，企業內部控制應當覆蓋企業及其所屬單位的各種業務和事項，實現全過程全員控制，不存在內部控制的空白。A公司收款、票據管理制度的缺失不完善、業務員繳納貨款未索要有效憑據等，違背了全面性的要求。

（四）印章管理不規范。A公司會計平日將財務專用章放在未加鎖的抽屜、默許出納自行使用印章。這些失職行為，使出納輕易將資金轉走、將支票背書套取資金據為己有。根據相關規定，A公司財務印章應交由財務部專人保管：人名章由本人或授權他人保管，財務專用章由財務負責人保管，法人章由出納保管，未經授權人員一律不得接觸、使用印章；要對印章的使用做好記錄，建立和執行問責機制，防止漏洞，確保資金安全。而A公司出納在未獲得授權審批能輕易使用印章的做法，與不得由一人辦理貨幣資金全過程業務，嚴禁將辦理資金業務的相關印章和票據集中一人保管的規定相背離。

三、加強內控管理的措施

內部控制作為企業生產經營活動的自我調節和自我制約的內在機制，在企業經營活動中起著重要的作用。通過加強內控管理不僅可以規范企業的運營、提高工作效率，對鞏固已有成果，保障企業持續健康發展有著特殊的意義。現根據案件存在的內控管理缺陷，提幾點管理措施：

（一）高度重視內控管理工作。為使員工充分認識內控管理的重要性，有效防控各類風險，管理者要高度重視內控工作，吸取經驗教訓，通過意識形態教育、定期培訓，提升員工管控意識等手段，逐步規范員工行為，防范類似事件發生。

（二）夯實基礎，建立和完善內控制度體系。企業開展內部控制，應貫穿企業經營管理的全過程。如與案件相關的收款業務，除規范資金收取流程外，應加強對銷售、發貨、收款業務的會計系統控制：詳細記錄客戶、合同、發運憑證、票據、款項收取等情況，確保會計、銷售與倉儲記錄一致。同時，指定專人定期與客戶核對應收賬款、預收賬款等往來款項，使制度間相互支撐和銜接、形成體系。

（三）嚴格履行制度，強化過程跟蹤，保障制度落實。內控制度如不能嚴格執行，等于無制度。因此，抓制度執行是依法治企、依法管理的關鍵環節。A公司要抓好內控制度的落實，尤其應重視：1、規范現金、銀行存款管理流程，按規定履行崗位職責。一按照不相容職務相互分離的原則，對會計和出納崗位進行科學分解，確定崗位職責和工作要求、明確各崗位的權限和關系；二出納應及時與會計就現金日記賬總賬進行核對，編制現金核對記錄表，通過銀行日記賬與對賬單逐筆勾銷的方式對賬，至少每月核對一次，查明未達賬項及其原因，編制余額調節表；三財務負責人、會計應定期監盤現金，確保賬賬、賬實相符；四是財務負責人、會計應高度重視資金管理工作，對資金收支進行嚴格審核，對發現問題及其他異常情況，應分析原因、查明責任。2、規范印章管理。A公司應指定專人保管，按規定依申請授權使用。將財務印章交由財務部專人保管，人名章由本人或授權他人保管，財務專用章由財務負責人保管，法人章由出納保管，未經授權的人員一律不得接觸、使用印章。要對印章的使用做好記錄，建立和執行問責機制，防范風險，確保資金安全。

（四）加強內控監督。內部監督作為內部控制的基本要素之一，對內部控制的有效運行、內部控制的不斷完善起著重要的作用。企業應當根據單位的實際情況和管理要求，分析企業高風險和重要業務領域，制定科學的監督實施方案，通過方案的實施，對內控運行情況進行必要的檢查，及時發現存在的缺陷，進一步完善內控制度，提高內部控制的有效性。

四、結語

隨著監督力度的加強，集團公司的內控管理逐步規范，但仍有部分下屬單位處在監管的灰色地帶，職務侵占案屢有發生，嚴重影響企業生產經營，給企業帶來巨大的財產損失和負面的社會影響。加強企業內控管理，建立一套科學的內控體系，使企業管理“有法可依”，企業人員要嚴格遵守制度規定，做到權職明確、程序流暢，確保各項經營活動的有效運行。