企業檔案風險管理存在的不足及應采取的措施

袁穎璇

（湖南郵電職業技術學院，湖南 長沙 410015）

企業檔案管理可以影響企業的運營效率，對企業的經營水平有舉足輕重的作用，社會在進步發展，現代科技水平在快速進步，企業檔案工作同時更多元化，并且實現了管理信息化、服務社會化[2]。復雜多變的企業安全管理環境使檔案管理部門需要轉變管理模式，主要由傳統的經驗管理向科學的經驗管理方向轉變，并且需要不斷強化安全意識，改變傳統的工作方式、創新工作思路、進行合理、科學的管理工作，建立健全檔案風險管理控制體系。

一、企業檔案風險管理存在的不足

在進行審視企業檔案過程中，檔案管理存在很多問題，其中一個問題是風險管理基礎比較薄弱，可以從這一問題中反映出企業檔案管理人員安全意識比較薄弱，考核評估機制還存在一定的問題，需要不斷完善。

（一）保障機制有待完善

有一部分企業沒有健全的企業安全風險管理機制，企業各部門之間不能更好地協調合作，工作銜接不到位，使檔案管理工作存在一定困難，沒能全面的搜集資料；第二企業沒有系統的規章制度；第三管理工作人員專業素質不高，不會運用風險理論；第四不能滿足檔案管理工作的需求，硬件、軟件建設都不足。

（二）企業員工缺乏風險意識

多年以來，企業根本不重視檔案管理工作，并且沒有認識到檔案管理工作中存在的風險，企業工作人員對檔案安全管理實質，并且存在一部員工對企業檔案管理存在一些誤解。

（三）監管檔案風險管理工作存在問題

目前，檔案風險管庫在考核評估方面存在一些問題：第一檢查工作人員僅僅去發現問題但是不去進行風險控制，沒有進行管理，沒有將自己本身的實際工作崗位與風險管理相結合，工作人員進行危險源卡控工作主要還是利用傳統的方式，去背誦危險源卡片，只是清楚危險源位置，了解專業基礎知識，但是缺乏實際解決問題的能力，沒有過多去思考風險點，對控制措施不了解，沒有把風險和解決措施融合，同時和崗位的標準沒有更好結合在一起[3]。第二管理層工作人員不重視安全風險，風險研判能力不高，企業管理層人員平時的管理工作不仔細，比較粗放，不能更好地落實解決問題工作，使安全生產責任制沒能更好落實，對基層員工的考核力度不斷下降，導致基層員工的風險預控比較形式化。

二、企業檔案風險管理采取的措施

（一）夯實基礎

首先，需要明確工作的標準以及工作流程，進行科學合理指定職責，不斷完善規章制度，企業各部門和檔案管理工作人員需要樹立風險意識，權責分明，明確工作中管理職責以及新出現的問題和狀況，建立完善相關規則；第二不斷提高企業員工的綜合素養，企業需要定期對員工進行專業基礎知識的培訓以及實踐操作的練習，同時在招聘新員工時需要提高招聘標準，為企業引入高素質專業人才，全面提高企業職工的業務能力[4]。第三企業需要對基礎設施加大資金投入，不斷創新技術，使安全風險降低。第四建立健全企業檔案安全風險管理控制體系，使考核標準更加明確，做好評估工作和風險識別工作，不斷加大整改力度。

（二）不斷強化卡控

首先需要檔案管理人員遵守相關規章制度，明確崗位職責、不斷提高職業自控能力的同時，強化相關管理人員協同合作能力，檔案管理人員有違章行為需要及時糾正，以便消除安全隱患。其次，需要定期進行開展企業檔案安全風險管理考核評估工作，研究分析出現檔案風險的原因，需要掌握檔案風險的種類內容、檔案風險的特點以及檔案風險的發展趨勢，找到可以保證檔案安全的措施。

（三）統一企業員工的思想意識

建設檔案風險管理體系不是一個部門的工作，也不是領導的工作，需要企業部門的各個員工共同參與，是一項綜合性質的工程，企業需要統一員工思想，這樣才可以取得更好的效果。企業需要進行統一協調各個部門，保證所有員工都可以參與進來，不斷落實各項措施。

（四）做好風險應急工作

第一企業需要從自身實際問題出發準備好救援物資，保證可以有效落實各項安全措施，以達到可以優先搶救資料的目的，并進行妥善保管[5]。第二企業需要開展應急處理演練活動，按照崗位和層次都需要定期進行演練訓練，使企業員工可以掌握救援措施，使企業員工在遇到突發狀況時，可以做到高效處理突發狀況，使企業的損失降到最低。

三、結束語

在社會新形勢下，檔案保密管理工作越來越復雜化，在工作中一方面需要保證檔案使用的安全性，另外一方面需要使檔案文件可以被充分利用，實際上檔案管理工作的責任非常大，需要做好檔案的管理工作，防治泄露文件信息。檔案工作管理人員需要遵守相關法律法規，不斷提高其綜合素養，確保每一項資料的完整性，同時保證檔案的安全，促進檔案工作順利進行。另外需要加強建設檔案庫房的基礎設施，為檔案提供安全的保管場所，更好維護個人和國家利益。為促進企業健康持續發展，需要了解企業檔案風險管理工作中存在的不足之處，并且針對不足應該采取有效措施。