基于信息化管理融入的財務決策質量提升對策研究

趙海燕

（陜西昕宇表面工程有限公司，陜西 西安 710077）

一、信息化管理技術融入財務決策的發展趨勢

（一）信息化管理技術的演變

科技日益發展，ERP（Enterprise Resources Planning）系統已經成為企業財務信息化的核心。ERP 系統是一套能有效聯結企業各部門（包含銷售、采購、生產、財務等）的作業程序，并將各部門信息整合至相同數據庫中，達到信息透明化，且各部門對數據定義均相同，從而提升數據正確性，使管理者可隨時掌握公司最新信息的工具。目前應用ERP系統的產業涵蓋很廣，從制造業、金融業到政府單位均廣泛使用著該系統。企業必須整合包括財務部門在內的所有內部各部門間的功能信息，快速反應市場變化與顧客需求，提升企業財務決策及總體決策質量。

（二）信息化管理技術的未來

雖然不少企業已經在該領域獲取很多經驗與專業知識，但基于ERP系統開展財務決策工作仍存在失敗的風險，需將企業現行財務及其他業務流程進行更加系統的搭配，統籌規劃。企業在導入ERP系統所提供的各模塊中，有很多企業抱持的態度是只要引入ERP系統即可達成財務信息共享、業務流程簡化與降低成本等，但卻忽略調整企業內部流程本身。因為ERP系統流程不一定與企業業務流程吻合，若系統流程與企業流程有差異，會導致系統中的財務數據與企業業務數據不一致。因此，企業為了確認系統需求，在應用ERP系統時必須進行企業流程分析。企業流程管理的核心問題在于包括財務在內的各功能間是否能夠密切整合，而整合性信息系統則是達成整合的充分條件。企業希望借助ERP 系統的應用將財務信息共享，達到資源配置最優，高層主管可及時獲得共享的財務信息，有效控制整個企業的運作。企業導入ERP系統是高風險與高成本的，必須先整合企業流程，使企業流程與系統流程有效結合，進而有效提升財務信息共享效果，降低導入失敗率。

二、整合信息系統的內涵與結構

（一）內涵及在財務管理中的應用

整合信息系統結構體（architecture of integrated information system， ARIS）是由德國薩爾大學企業管理研究所所長及IDS公司執行長Scheer教授提出的一套程序化管理理論。ARIS 設計理念是從“整合”的觀念出發，目的是引導企業在程序整合過程中，從程序設計、管理與應用等方面加以全盤性的評估，且有效地應用于企業組織。ARIS 程序管理技術以“整合企業程序的建立”為核心，借助標準化的企業程序方法描述、程序分析與改善，達到企業環境效率化管理的要求。

若要基于信息化技術對企業財務管理工作程序再造，除了通過財務管理流程建模之外，還要將其與其他作業流程劃分清楚并將細節處展開。讓企業內部參與其中的人員能對企業財務流程與作業流程達成共識，并通過共同的溝通語言，找出企業財務決策的關聯性流程，以此為重點作為改善作業流程策略的依據。

（二）系統結構

以企業財務管理程序建立核心，ARIS結構強調如下三類觀點：

第一是組織觀點。ARIS將財務部門視為一個復雜的組織結構，為了要將復雜結構分成可管理的單位，因此特別獨立出一個描述組織觀點的結構，借助組織圖可以清楚了解部門當中各成員階層的權責關系與范圍。除此之外，還描述了企業其他部門的組成，責任劃分及人力資源的運用是否處于良好關系，常以組織圖表達財務部門與其他部門的狀態關系。

第二是資料觀點。企業財務工作相關環境的資源、事件的狀態及數據結構，最常使用實體關聯模式圖（Entity-Relationship Model， E-R Model），主要由實體、屬性與關聯三個基本元素組成，將實體與實體間關系做整合性表達，是建立信息系統概念性模型的方法，用來說明企業財務數據的結構，企業流程中是由包括財務部門的各種實體所組成，而各個實體當中包含許多的信息，ARIS重視描述這些實體之間的關系與信息內容。

第三是功能觀點。公司內部包括財務管理工作在內的各業務功能與作業程序，可建立在企業功能運作架構及其價值關聯圖中。最常運用的表述方法為功能樹，這主要以矩形方塊代表企業功能，并以階層樹狀結構來表達企業功能領域分配情形。功能樹可以充分了解企業在運作時所采取的相關動作與具備何種功能性質。

三、財務管理ARIS系統導入流程與效果評估

（一）導入流程

一是項目準備階段。主要活動包含初始的項目規劃、技術需求規劃、項目程序與開始以及質量查核等。該階段關鍵成功因素為財務主管與高層主管的承諾、實際的規劃與期望建置架構。

二是企業藍圖階段。主要活動包含項目管理、項目小組訓練、發展系統環境、企業組織結構與流程重新定義以及質量查核等。該階段關鍵成功因素為財務團隊成員的信息共享意愿、有經驗的財務專家可獲得性與范疇的明確定義。

三是實作階段。主要活動包含項目管理，項目小組培訓，配置（Configuration）設定、使用接口與環境設計與制作財務報表功能的整合與測試，終端使用者（End-user）的手冊文件與培訓教材，財務系統管理，質量檢查等。該階段關鍵成功因素為財務管理快速決策、對于項目范疇沒有主要改變、將焦點放在采取信息傳輸和界面上。

（二）成效評估指標

一是質化效益，這可分為以下三點：1、管理者或相關人員可及時查詢公司目前相關財務資料，包含一般報表、所開立單據的狀態（已結、未結、是否已打印報表），不需額外花費人力及時間進行整理。2、所有財務數據儲存在同一個數據庫中，業務部門員工可根據自己的權限查詢所需資料，減少紙質單據管理上的麻煩，且各部門對財務數據的定義均相同。3、系統上線前，財務部門人員必須手動檢查共享范圍，避免可能會因為技術人員疏忽或考慮不周全導致財務信息共享范圍錯誤，系統上線后，若前置時間設定正確，系統會按配置條件自動給出不同部門的使用權限。

二是量化效益，這可分為以下兩點：1、導入前，財務員工確立信息資源賬號時，必須先查詢報表編號，并將相關信息輸入至制定的格式中，再將此單據打印出來，再依據部門需求，以特定形式進行展現；系統上線后，因為有主文件數據的構建，財務員工只需要選擇部門與權限即可帶出相應的財務信息，輸入完相關信息后并可及時完成電子報表。2、導入后，財務人員只需根據業務人員所開立單據由系統自動轉成發票，且系統會建立日記，除此之外，生產過程所產生的費用也會自動建立日記帳，財務人員可快速產生三大報表；系統上線前公司財務人員需花費三至五天進行結賬，系統上線并經過應用培訓后，結賬流程僅需花費一兩天甚至更短的時間即可產出三大報表，時間能夠大大縮短。

四、財務信息系統架構應用的人才保障

提升信息系統的使用效率必須以提升財務人員職業技能為前提，在新時代背景下，財務管理人員必須強化信息能力。這其中，最重要的是關注科技及創新。應用大數據及人工智能（AI）是會計工作的未來趨勢。如何應用大數據，效率化制程、精準化營銷及決策，是現今焦點議題。其背后所探討的是分析能力、學習能力（包括學習如何有效率去學習），以及通過設計思考，從根本去研究問題的本質，培養解決問題的能力，而這些能力不是機器或人工智能可以輕易取代的。因此，在這股浪潮下，財務管理人員必須了解科技發展趨勢，建立基本科技能力，應用大數據及人工智能，有助提升的工作績效及表現。

解決問題才是財務人員提升信息技能的渠道。世界經濟論壇（WEF）曾再次預言，在 2020年“解決復雜問題能力”是職場人才最重要的技能。知識只是工具，解決問題才是專業，真正對問題提出洞察及創新的解決方案，面對復雜產業環境及相關法令，財務管理方式可能無法跟上現今商業形態的快速發展，因此，財務人員除了專業知識及技能外，更主要的還是自身的溝通能力、問題解決能力，以及分析能力的培養。在科技及技術瞬息萬變的時代，只有學習本能才是王道，具備不斷自我學習及反思的能力，才能嫻熟的處理各類復雜的工作關系，保障自己能夠做好財務管理信息化發展所要求的內容。