淺析企業(yè)文書檔案鑒定工作

邢娟

四川省閬中蠶種場 四川閬中 6 37 400

在社會發(fā)展以及科技發(fā)展過程中，對于文書檔案管理工作的要求越來越嚴(yán)格。文書檔案管理工作直接關(guān)系到檔案信息的利用價(jià)值，為了做好文書檔案管理工作，就要綜合實(shí)際狀況探究現(xiàn)階段文書檔案管理存在的問題，完善管理對策與手段。為了提升文書檔案管理質(zhì)量，需要不斷地完善檔案管理工作內(nèi)容，綜合實(shí)際狀況制定科學(xué)完善的管理模式，進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案工作的監(jiān)督管理。通過合理改進(jìn)，解決各種問題與不足，進(jìn)而提升文書檔案管理工作整體的質(zhì)量與效果。

1 開展文書檔案鑒定工作的必要性

文書檔案鑒定是文書檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，它對于提高館藏檔案的質(zhì)量、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、緩解庫房及人員緊張狀況、充分發(fā)揮文書檔案查考、利用效益都有著積極的作用。同時(shí)，開展文書檔案鑒定工作可以推動檔案信息化建設(shè)，對日后檔案管理現(xiàn)代化具有深遠(yuǎn)意義[1]。鑒定工作的必要性主要表現(xiàn)在“目前迫切需要”和“未來發(fā)展需要”兩個(gè)方面。

隨著企業(yè)的飛速發(fā)展，文書檔案數(shù)量急劇增長，檔案庫房容量與檔案數(shù)量增長存在矛盾，如何優(yōu)化館藏檔案同時(shí)又豐富館藏，用較少的投入取得更大的效益，是擺在檔案工作者面前的難題。只有科學(xué)地開展檔案鑒定工作，去粗取精，保存真正有價(jià)值的檔案，剔除失去保存價(jià)值的檔案，才能有效緩解檔案數(shù)量激增與庫容有限的矛盾，從而減少庫房的無效占用，節(jié)約庫房空間。

筆者所在企業(yè)一直提倡提升勞動效率、人員優(yōu)化的要求，這是企業(yè)順應(yīng)時(shí)代進(jìn)步的選擇。充分利用現(xiàn)代管理技術(shù)手段是開展檔案管理工作的趨勢，包括庫房管理工作。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，采用檔案庫房動態(tài)存儲方式進(jìn)行管理，將檔案人員從庫房人工操作中解脫出來，向智能化操作轉(zhuǎn)變，是今后庫房管理的發(fā)展趨勢。而此項(xiàng)管理模式改變的基礎(chǔ)也是檔案鑒定工作。只有在優(yōu)化館藏、檔案資源數(shù)字化的基礎(chǔ)上，才能真正做到優(yōu)化庫房管理，實(shí)現(xiàn)管理智能化[2]。

2 企業(yè)文書檔案鑒定工作管理措施

2.1 全面分析

依據(jù)相關(guān)行業(yè)規(guī)范，結(jié)合企業(yè)文書檔案實(shí)際，全面分析每一份文書檔案（文件）各方面的價(jià)值，以判定其是保存或銷毀。一是檔案本身。分析應(yīng)從文件來源、記載內(nèi)容、形成時(shí)間、文本特點(diǎn)及載體形式等，以判斷其現(xiàn)實(shí)價(jià)值。二是檔案關(guān)聯(lián)性。即被鑒定檔案與其他領(lǐng)域相關(guān)的檔案間的聯(lián)系，整體評價(jià)其是否具有保存價(jià)值。三是堅(jiān)持全生命周期理論，分析歸檔文件當(dāng)前的查考價(jià)值，也要兼顧歸檔的單位、企業(yè)、社會潛在利用價(jià)值。

2.2 重歷史

鑒定企業(yè)文書檔案應(yīng)尊重“企業(yè)文書檔案是企業(yè)發(fā)展歷史的原始記錄”這一特點(diǎn)，用歷史的眼光認(rèn)識文書檔案、評價(jià)文書檔案價(jià)值、判定文書檔案存或毀。即將企業(yè)文書檔案放在其形成的歷史大背景中，分析其內(nèi)容及形式，以及企業(yè)文書檔案間的關(guān)系，結(jié)合眼下和未來利用綜合評價(jià)，作出是否保存的意見。不能以現(xiàn)在的標(biāo)準(zhǔn)去評價(jià)已經(jīng)保存下來的文書檔案。

2.3 不唯職能

事物是運(yùn)動、發(fā)展變化的，企業(yè)文書檔案是從文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是其前身，檔案則是其歸宿。作為企業(yè)文書檔案的鑒定工作，要嚴(yán)格遵守“反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌”的文件材料，都應(yīng)納入企業(yè)文書檔案保管范疇，不能機(jī)械地唯職能，應(yīng)考慮企業(yè)生產(chǎn)、發(fā)展實(shí)際，根據(jù)現(xiàn)實(shí)及歷史需要科學(xué)劃定企業(yè)文書檔案永久、30年、10年等不同保管期限。

2.4 以服務(wù)利用工作促進(jìn)管理鑒定工作，解決人才不到位問題

通過建立方便查閱人員的檔案利用服務(wù)體系，在服務(wù)機(jī)制、手段、方式上創(chuàng)新，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高檔案網(wǎng)絡(luò)便捷服務(wù)和信息共享水平等途徑，提高檔案服務(wù)利用工作效率與質(zhì)量。通過采集大量服務(wù)利用數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析，可以清楚掌握到哪類檔案利用率較高，哪類檔案基本無人問津。這些數(shù)據(jù)信息對日后開展檔案管理鑒定工作有重要參考價(jià)值[3]。通過加強(qiáng)服務(wù)利用工作來倒逼文書檔案管理鑒定工作，促進(jìn)檔案人員管理鑒定能力的提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作各環(huán)節(jié)的相互良性促進(jìn)，提高檔案業(yè)務(wù)整體水平的提升。

檔案管理部門要大力開展文書檔案鑒定人員的培訓(xùn)工作，通過多種形式和途徑，提高鑒定人員業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)出一批專業(yè)理論素質(zhì)高、知識面較寬、檔案工作經(jīng)驗(yàn)豐富的文書檔案鑒定人員；并在此基礎(chǔ)上建立一支由領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作者、專業(yè)技術(shù)人員組成的專門的文書檔案鑒定小組，為文書檔案管理鑒定工作做好組織上的準(zhǔn)備。

2.5 優(yōu)化系統(tǒng)為開展管理鑒定工作提供支撐，解決實(shí)際操作有難度的問題

認(rèn)真研習(xí)國家最新規(guī)范，如有要求、分類、保管期限等內(nèi)容變化時(shí)應(yīng)及時(shí)修訂企業(yè)內(nèi)文書檔案管理規(guī)范，并做好文書檔案管理操作系統(tǒng)內(nèi)相應(yīng)模塊的調(diào)整。完善文書檔案管理操作系統(tǒng)中涉及保管期滿計(jì)算的相關(guān)信息，開發(fā)設(shè)計(jì)合理的文書檔案期滿案卷信息采集及提醒功能。通過實(shí)踐積累經(jīng)驗(yàn)，逐步完善文書檔案管理鑒定理論體系和操作指南。

2.6 把握收集方法

在多年的企業(yè)文書檔案收集工作中，摸索出一套行之有效的收集方法：三納入。把企業(yè)文書檔案收集納入到部門、企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到部門或企業(yè)管理人員的職責(zé)范圍，納入到企業(yè)年度計(jì)劃和長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃之中。四同步：在部署、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收企業(yè)各項(xiàng)工作中，同時(shí)部署、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收企業(yè)檔案收集管理工作。三環(huán)節(jié)。重點(diǎn)把握三個(gè)重要環(huán)節(jié)，對企業(yè)基建工程、技術(shù)研發(fā)創(chuàng)新、科研成果等鑒定、驗(yàn)收時(shí)要有檔案人員參與；對屬于收集范圍的文件材料提前做好審核、把關(guān)，簽署意見。對文件資料提供不完整、不準(zhǔn)確的項(xiàng)目，堅(jiān)決不予驗(yàn)收、上報(bào)，文件資料也不予收集。

3 結(jié)語

文書檔案管理鑒定工作不是孤立存在的，管理鑒定作為文書檔案管理工作中的一個(gè)環(huán)節(jié)，與其他環(huán)節(jié)組成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。只有充分認(rèn)識到文書檔案管理鑒定工作在其中起到的作用和發(fā)揮的功能，才能更好地做好文書檔案管理，提高管理水平。