如何優化事業單位檔案管理工作

劉平

單縣行政審批服務局 山東單縣 27 4300

檔案記錄著整個單位的發展歷程，能夠為單位的決策提供必要的資料，以確保決策的科學性和合理性，起到促進單位發展的作用。隨著時代的發展，事業單位的檔案管理工作也面臨著挑戰，要發揮好檔案管理的作用，必須要對其進行優化。

1 事業單位檔案管理優化的必要性

1.1 實現檔案資源的合理配置

加強事業單位檔案管理的優化有利于實現檔案資源的合理配置。事業單位在發展中，通過加強對網絡技術的運用可以促進檔案管理的網絡化發展和數字化發展，可以對當前的檔案資料進行合理化配置，提高對資源的利用效率。在優化檔案管理工作時，可以構建電子化檔案，以有效提高檔案提取和查閱的效率，并且可以實現資源之間的共享[1]。

1.2 滿足時代發展的需要

隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理介質和路徑都發生了轉變，傳統的人工管理方式也無法滿足當前發展的需求。所以，優化檔案管理工作是滿足當前時代發展的需要，也是提高檔案管理效率的需要。

2 事業單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識淡薄

檔案管理工作是一項默默無聞的工作，所以許多單位都缺乏檔案管理意識，也缺乏對檔案管理工作的重視，導致該項工作質量低下。檔案管理不僅僅是信息的收集和保存，更重要的是可以為單位人才開發提供必要的資料，但許多單位都沒有認識到這一點[2]。

2.2 檔案管理制度不完善

事業單位在新時期下突出的最明顯的問題就是檔案管理工作上的問題，多數事業單位都由于缺乏健全的檔案管理制度，出現這一情況的主要原因就是事業單位的主要領導人和負責人，缺乏對檔案管理工作的認識，在新時期下只是過度重視管理形式的創新，而忽視了內容和制度的創新和完善，這就導致檔案管理工作的效率比較低，難以滿足新時期下事業單位的發展需求。

2.3 管理方法和設備落后，缺少創新

新時期下，很多新型的管理方法和手段也在我國諸多的工作領域中得到了推廣和普及，其實也有很多新型的檔案管理方法和手段誕生，比如信息技術就是一大重要手段和方法，但是在檔案的實際管理工作中，并沒有積極的應用這些新的手段和方法，而是一直拘泥守舊，使用落后的管理方法和管理設備，這些都是影響檔案管理效果的重要因素[3]。

2.4 檔案管理人員的專業能力和素質不足

多數的事業單位在檔案管理工作人才的招聘以及選拔的工作中，由于其要求不夠嚴格、招收檔案專業人員少、兼職情況多等原因，對檔案崗位人員自身的專業能力和素質缺乏明確的規定，導致上崗人員的工作能力和素養不足，而阻礙了檔案管理工作的有效開展。加之缺乏定期的培訓工作，這些工作人員的業務能力和綜合素質得不到提升，此外，由于該崗位薪資和待遇相對較低、職務職級晉升困難，也難以吸引高素質的專業人才。

2.5 檔案信息資源的利用率比較低

檔案信息資源的有效利用，實際上對事業范圍的決策工作以及其自身的發展有很重要的作用和意義，但是很顯然事業單位僅僅一味的重視檔案的管理工作，而缺少對檔案信息的利用，導致檔案信息的利用效率低，也在一定程度上限制和影響了檔案管理工作的創新和優化。

3 事業單位檔案管理工作的創新及優化策略

3.1 加強對檔案管理的重視

新時代背景下，事業單位要加強對檔案管理的重視，正確認識其重要性。特別是隨著時代的發展，檔案管理工作面對的挑戰越來越多，如果繼續停留在原地，不僅無法提高檔案管理質量，還會影響到事業單位的發展。因此，事業單位必須加強對檔案管理工作的重視，做好檔案管理的宣傳工作，強化單位員工對檔案管理工作的認識，提高檔案管理意識，從而更好地推動單位的發展[4]。

3.2 轉變檔案管理觀念，建立完善的檔案管理制度

在新時期下要想保證事業單位能夠得到穩定長遠的發展，就需要做好檔案管理工作，事業單位的領導者就應該及時的更新檔案管理理念，正確的認識到事業單位未來的發展與檔案管理工作之間的關系，從而結合事業單位的實際工作需求以及新時期下檔案管理工作的發展需求，建立科學有效的檔案管理制度，并在實際的工作中有效的貫徹和落實這項新制度，以便能夠有效的提高檔案管理工作的水平和效率，促進事業單位的發展。

3.3 積極引進新設備和新方法

對新時期下事業單位檔案管理工作的創新和優化應該改變以往落后的管理方法，將新時期下新的管理方法和管理設備積極的引進來，這就需要更多資金的投入，以便能夠有充足的資金引進新方法和新設備。比如說信息技術的引進，可以實現電子檔案的建立，而且還能豐富檔案的資源，可以實現檔案資源的豐富，檔案的使用方式也能得到創新，可以有效的提高檔案的利用率以及檔案管理工作的效率[5]。

3.4 加強對檔案工作人員的培訓，提高檔案管理人員的綜合素質

在新時期下，要重點的去培養和提升檔案工作人員的專業能力和綜合素質，積極開展員工的培訓工作，完善人才的招聘機制，積極引導員工參與培訓工作，提高員工的專業能力和綜合素質，使其掌握新時期下新方法的應用能力和實踐能力，積極學習和掌握先進信息技術和數字技術等內容，有效利用新方法和新設備進行檔案管理；同時，也要對這些工作人員進行業績考核，制定合理的獎罰制度，來充分的提升檔案管理人員的工作熱情和積極性，保證人才得到合理的分配和利用，從而有效地提高檔案管理的工作效率。

4 結語

總之，新時期事業單位的發展面臨諸多機遇和挑戰，要確保穩定發展，就需要做好檔案管理工作，做好新時期檔案管理的創新和優化工作，解決傳統檔案管理中的不足，切實提升檔案管理工作的質量，讓事業單位在新時期下能夠獲得更好的發展。