人事檔案管理之我見

饒玲英

四川省渠縣勞動人事爭議仲裁院 四川達州 635200

人事檔案管理，是指對人事檔案進行的從收集、整理到存儲再到被利用的整個過程。作為工作的重要構成，人事檔案管理扮演著重要角色，主要表現于社會地位與社會職能兩方面，是個人經歷及專業素質方面的重要體現之一，更是干部評價、考核、任用的重要參考依據。通過長期的發展，人事檔案管理工作已經逐步制度化、規范化。隨著企業現代化管理理念的不斷深入，以及企業管理制度的不斷發展，人事檔案管理工作也需通過創新取得發展。

1 人事檔案工作存在的主要問題

1.1 對檔案管理工作不重視

大部分單位和人事檔案管理專干對人事檔案管理存在誤區，重要性意識有待加強。相對于其他事業單位的業務，人事檔案管理工作處于被“邊緣化”的地帶，尤其是與核心業務相比，更是可有可無。由于人事檔案工作非核心業務，又不可取得有效業績，對單位的貢獻又是忽略不計。因此，人事檔案管理工作很不受重視。除此之外，部分人事檔案管理人員認為檔案管理工作簡單機械，不出成績，需要了就查詢下，是一項沒有難度和意義的工作[1]。

1.2 人事檔案更新不及時

很多單位都存在檔案陳舊、更新不及時的問題。目前個人檔案中，大多存檔的是個人信息、干部考察表、任命文件、職稱評定材料、入黨材料和年度考核表等等。但是，對于干部每年更新的個人信息、獎勵及培訓資料，未能及時存檔更新。一般都是人事專干收集更新，干部本人也沒有意識或者不知道需要提交每年最新的資料給人事專干用于存檔。

1.3 人事檔案信息化程度不高

在科學技術的不斷發展中，信息化技術也日新月異，對人事檔案管理應用現代信息技術已是普遍現象。但在實際操作中，對于一些先進的技術手段沒有進行充分挖掘和發揮其作用，人事檔案管理現代化、智能化、數據化有待推廣，有些單位只是簡單地將人員信息、檔案目錄進行了電腦輸入，資料檢索、調閱則進行手工操作，對于無紙化閱檔基本沒有實施。由于投入不足，電子化硬件設備無法保障。有些單位甚至有沒有仿真掃描儀，計算機硬件和檔案存儲設備落后，無法滿足新時期檔案管理工作的信息體系需要。

1.4 檔案管理人員專業度不高，存檔工作不規范

檔案管理工作對于檔案管理人員的業務能力和綜合素質都有一定要求，需要專業人員從事檔案管理工作，具體是指具備先進理念與專業技能知識的人事檔案管理人才。但是由于目前很多檔案管理專干的非專業性、非專職性，導致檔案管理工作依然存在存檔不及時、不仔細甚至不規范的現象，這些現象直接影響了檔案管理工作的質量，不利于后期工作的正常開展。同時，由于人事檔案管理人員沒有經過專業的培訓，檔案業務專業度不高，專業素質水平普遍得不到提高。在信息技術飛速發展的今天，對檔案管理人員專業化水平的要求也越來越高。

2 人事檔案管理的新思路

2.1 提高人事檔案信息資源的安全性

人事檔案信息化建設過程中，可能會受黑客、病毒等問題的困擾，造成信息資源的丟失和損壞等，針對這一問題，需要建立嚴格的安全保障制度，規范人事檔案管理行為和流程。建立完善的人事檔案數據備份和恢復機制，嚴格規范節約行為，保證檔案的安全性。加強對人事檔案信息化管理人員的安全教育，提高安全管理意識，可以發現工作中存在的安全問題，并能夠采取有效措施加以優化和修正。另外，還要提高存儲介質的安全性，將紙質檔案和數字檔案進行分開存儲，并且數字檔案的存儲和使用也實現有效分開，通過物理手段保證信息資源在利用過程中的安全性。

2.2 構建人事檔案大數據管理平臺

為了全面提高人事檔案管理工作效率，要建立人事檔案大數據管理平臺，基于數據的標準化和開放性，進一步提升人事檔案的管理效率。人事檔案管理部門通過利用大數據管理平臺來對員工的個人信息資料進行統一收集、整理、查閱、利用，更好的發揮出人事檔案管理工作的價值。另外，還要充分的借助于大數據技術和云計算技術，對人事檔案信息資料進行有效整合，及時更新人事檔案信息資源，從而為人事檔案管理水平的提升打下良好的基礎[2]。

2.3 完善檔案的收集工作程序和規范，確保人事檔案的材料的完整性

檔案的完整性主要體現在檔案的收集和檔案的收藏環節，在檔案管理的收集和收藏環節中應不斷完善相關的工作程序和規范，確保人事檔案各類材料的完整性。

2.4 加強數據庫建設力度

大數據的出現使人事檔案管理工作發生了根本性的變化，在人事檔案大數據建設過程中，需要依托于大量的原始信息來構建基礎數據庫，從而為人事檔案管理工作提供更多的便利。在人事檔案數據庫建設過程中，需要借鑒國內外的先進標準，通過構建一系列具有通用性和標準化的數據庫，為檔案查閱和利用提供更多的便捷性。在當前人事檔案數據庫建設工作中，還要進一步完善人事檔案數據庫管理系統，以此來保障數據的完整性、功能性和安全性，真正實現人事檔案資源的及時更新和高度共享[3]。

3 結語

人事檔案管理在人力資源發展中有著不可或缺的影響，對人才工作能力以及職業經歷都有較好的反饋，此外還有個人思想和綜合素養。隨著社會經濟的不斷進步，人事檔案管理的漏洞越來越多，存在的問題逐漸增加，人事檔案管理的真實性已經使事業單位對其存在一定質疑。通過人事檔案管理，提升人力資源的調配，保證工作效率，為人力資源的使用提供更好的依據。