人事檔案管理探析

趙梓宏

四川省渠縣人事考試及人才交流中心 四川達州 635200

改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。本人結(jié)合近年來檔案管理的工作實踐，就人事檔案的管理工作談幾點體會。

1 當前人事檔案管理中存在的不足

1.1 人事檔案材料不全

如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少；表彰和處分材料散失較多，一些本該有的履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷；有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴重的是當有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

1.2 人事檔案內(nèi)容失真

真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容填寫前后不一，如時間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫，而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關(guān)，及時地發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

1.3 人事檔案管理信息化程度不高

隨著科學技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高。但有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。具體反映在人事檔案材料基本上都是手工操作，相對較為耗費人力、物力，而且手工操作的檔案材料也不易于檢索利用，易被人為破壞，在手工條件下形成的人事檔案也不利于科學化、系統(tǒng)化和標準化管理。

2 強化檔案管理意識

人事檔案管理工作具有一定的服務(wù)性質(zhì)，基于此，在日常工作過程中，需要確保相關(guān)工作人員具有更高的服務(wù)理念。作為檔案管理工作人員，需要對自身工作態(tài)度進行有效保障，確保在進行日常管理工作時能夠及時整理和有效收集相關(guān)檔案資料。同時，檔案管理人員在進行人事鑒別表收集過程中，必須基于具體事實展開工作，確保檔案資料具有更高的真實性。在時代不斷發(fā)展的過程中，信息化是現(xiàn)在檔案管理工作發(fā)展的必然方向，因此相關(guān)工作人員在進行具體工作過程中必須逐步實施信息化發(fā)展。在此過程中，管理人員需要對現(xiàn)代信息化技術(shù)手段進行有效應(yīng)用，確保檔案資源具有更高的運營效率，同時也在一定程度內(nèi)保證人事檔案的保密性和安全性。

3 健全管理制度

在進行檔案管理工作的過程中，受到工作性質(zhì)的影響，在進行具體工作過程中，必須進行其規(guī)章制度的合理完善，給相關(guān)工作的有序開展奠定堅實的基礎(chǔ)，確保有序可循，促使人事檔案管理工作逐步實現(xiàn)標準化、制度化、規(guī)范化和科學化。在進行實際工作過程中，企業(yè)管理層需要確保自身具有更高的檔案管理意識，能夠進一步認識到企業(yè)發(fā)展過程中人事檔案管理工作存在的重要價值。進行檔案管理的科學化構(gòu)建，并以此為基礎(chǔ)進一步拓展管理內(nèi)容，基于員工入職順序排列和整理人事檔案，確保人事檔案具有更高的條理性，實現(xiàn)工作人員專業(yè)技能的有效提升。在此過程中，企業(yè)首先需要基于國家制度進行檔案管理制度的合理構(gòu)建，實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的有效提升。其次，管理人員在進行具體工作過程中必須確保嚴格遵循保密制度，避免泄露相關(guān)信息。同時，在轉(zhuǎn)移人事檔案過程中，必須嚴格基于程序規(guī)定進行具體操作，確保人事檔案轉(zhuǎn)移的及時性和規(guī)范性。

4 對人事檔案的管理人員進行專業(yè)培訓

人事檔案的信息管理離不開廣大基層管理人員的辦公室操作；辦公室業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)；電子數(shù)字化；辦公室業(yè)務(wù)。基層管理人員是主要的信息管理物質(zhì)基礎(chǔ)是開發(fā)和利用信息資源。因此，在新形勢下開展人檔案管理信息化建設(shè)必須加大對基層檔案管理人員的專業(yè)培訓，建立完整和完善網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)改善人事檔案信息管理工作的效率，現(xiàn)在的人事檔案替代管理之路。

5 積極推進檔案信息化建設(shè)

通過構(gòu)建檔案管理信息化平臺，對電子檔案實施高效管理。電子檔案具有與生俱來的存儲方便、檢索速度快的優(yōu)勢，尤其是檔案傳輸和共享功能極大提升了基層事業(yè)單位檔案管理效率，保障基層單位檔案信息管理水平的提高。基層單位應(yīng)在軟件開發(fā)檔案管理系統(tǒng)平臺，完善信息化管理系統(tǒng)的各種功能模塊。當前檔案信息管理平臺包含前端、后臺及數(shù)據(jù)庫三個組成部分，其中，前端是管理人員操作界面，這一界面應(yīng)與基層單位網(wǎng)站設(shè)計理念相一致，將各種檔案類別及管理功能分門別類的設(shè)置在平臺前端；后臺作為基層單位檔案管理信息化平臺的數(shù)據(jù)處理部分，在建設(shè)過程中需加強對后臺邏輯運算的優(yōu)化，從而有效提升平臺響應(yīng)速度，提高檔案管理人員工作效率。