人事檔案管理探析

趙梓宏

四川省渠縣人事考試及人才交流中心 四川達州 635200

改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。本人結合近年來檔案管理的工作實踐，就人事檔案的管理工作談幾點體會。

1 當前人事檔案管理中存在的不足

1.1 人事檔案材料不全

如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少；表彰和處分材料散失較多，一些本該有的履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷；有的人在填寫表格時能省則省，履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

1.2 人事檔案內容失真

真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容填寫前后不一，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月，每次填寫時也往往不一致。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫，而與自己關系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，及時地發現問題，解決問題，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案的利用帶來困難。

1.3 人事檔案管理信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高。但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。具體反映在人事檔案材料基本上都是手工操作，相對較為耗費人力、物力，而且手工操作的檔案材料也不易于檢索利用，易被人為破壞，在手工條件下形成的人事檔案也不利于科學化、系統化和標準化管理。

2 強化檔案管理意識

人事檔案管理工作具有一定的服務性質，基于此，在日常工作過程中，需要確保相關工作人員具有更高的服務理念。作為檔案管理工作人員，需要對自身工作態度進行有效保障，確保在進行日常管理工作時能夠及時整理和有效收集相關檔案資料。同時，檔案管理人員在進行人事鑒別表收集過程中，必須基于具體事實展開工作，確保檔案資料具有更高的真實性。在時代不斷發展的過程中，信息化是現在檔案管理工作發展的必然方向，因此相關工作人員在進行具體工作過程中必須逐步實施信息化發展。在此過程中，管理人員需要對現代信息化技術手段進行有效應用，確保檔案資源具有更高的運營效率，同時也在一定程度內保證人事檔案的保密性和安全性。

3 健全管理制度

在進行檔案管理工作的過程中，受到工作性質的影響，在進行具體工作過程中，必須進行其規章制度的合理完善，給相關工作的有序開展奠定堅實的基礎，確保有序可循，促使人事檔案管理工作逐步實現標準化、制度化、規范化和科學化。在進行實際工作過程中，企業管理層需要確保自身具有更高的檔案管理意識，能夠進一步認識到企業發展過程中人事檔案管理工作存在的重要價值。進行檔案管理的科學化構建，并以此為基礎進一步拓展管理內容，基于員工入職順序排列和整理人事檔案，確保人事檔案具有更高的條理性，實現工作人員專業技能的有效提升。在此過程中，企業首先需要基于國家制度進行檔案管理制度的合理構建，實現檔案管理質量的有效提升。其次，管理人員在進行具體工作過程中必須確保嚴格遵循保密制度，避免泄露相關信息。同時，在轉移人事檔案過程中，必須嚴格基于程序規定進行具體操作，確保人事檔案轉移的及時性和規范性。

4 對人事檔案的管理人員進行專業培訓

人事檔案的信息管理離不開廣大基層管理人員的辦公室操作；辦公室業務網絡；電子數字化；辦公室業務。基層管理人員是主要的信息管理物質基礎是開發和利用信息資源。因此，在新形勢下開展人檔案管理信息化建設必須加大對基層檔案管理人員的專業培訓，建立完整和完善網絡信息管理系統改善人事檔案信息管理工作的效率，現在的人事檔案替代管理之路。

5 積極推進檔案信息化建設

通過構建檔案管理信息化平臺，對電子檔案實施高效管理。電子檔案具有與生俱來的存儲方便、檢索速度快的優勢，尤其是檔案傳輸和共享功能極大提升了基層事業單位檔案管理效率，保障基層單位檔案信息管理水平的提高。基層單位應在軟件開發檔案管理系統平臺，完善信息化管理系統的各種功能模塊。當前檔案信息管理平臺包含前端、后臺及數據庫三個組成部分，其中，前端是管理人員操作界面，這一界面應與基層單位網站設計理念相一致，將各種檔案類別及管理功能分門別類的設置在平臺前端；后臺作為基層單位檔案管理信息化平臺的數據處理部分，在建設過程中需加強對后臺邏輯運算的優化，從而有效提升平臺響應速度，提高檔案管理人員工作效率。