人事檔案管理工作探討

張小玲

四川省渠縣人事考試及人才交流中心 四川達州 635200

所謂的人事檔案管理，指的是收集、整理、保管和調用 企業工作人員個人檔案的一項復雜工作，在人力資源管理的 諸多組成部分之中，人事檔案管理是不可忽視的一個。人事 檔案包括企業員工的全部信息，包括工作經驗、學習背景、 生活狀況等，其信用程度、在工作中得到的獎勵、因失誤受 到的懲罰都在人事檔案中有著明確的體現。一般來說，企業 的人力資源部負責人事檔案的記錄與管理，并以員工的表現 作為員工升職或加薪的主要根據。

1 創新思想意識

人事檔案管理人員，只有破除因循守舊、固步自封的保守思想，樹立敢于創新，敢闖敢試的進取意識，善于用新的思維、新的思路、新的方法來解決人事檔案工作中遇到的新問題和新矛盾，才能突破前人、突破常規、突破自我，這樣才能永葆人事檔案工作的生機與活力，不斷提高對社會經濟發展的服務水平，切實做好人事檔案管理工作[1]。

1.1 人事檔案管理人員應當轉變思想觀念

人事檔案管理人員，只有用改革創新的辦法破除人事檔案管理工作發展中的瓶頸，以改革創新的精神加快人事檔案管理發展步伐。而思想觀念的創新是人事檔案工作發展的關鍵，樹立與新時代相適應的思想觀念，就要打破常規，樹立跨越式發展的思想意識，要克服等靠、依賴和簡單化的傾向，因此人事檔案管理人員在埋頭苦干默默奉獻的同時，不妨增加一些敏捷和容智，多一些膽魄與果斷，從實質上轉變思想意識，讓人事檔案管理工作創造出更豐富的社會效益和經濟效益。人事檔案工作一方面也要通過人事檔案工作者的創新與開拓，使人事檔案工作產生一定的經濟和社會效益，提高人事檔案管理工作自身價值，豐富與發展檔案事業。

1.2 人事檔案管理人員要有過硬的業務技能

隨著大數據、互聯網、信息時代的到來和應用，帶來廣泛的社會價值，這就需要人事檔案管理工作人員具備較高的政治素質和扎實的專業業務知識以及踏實的工作作風，又要有較強的管理能力和服務意識。計算機的應用和大數據、網絡信息時代的沖擊以及出現的許多新型載體的檔案管理手段、方式，給人事檔案管理人員提出了更高的要求，為此人事檔案管理人員，首先要適應新時代、新形勢。善于提出新方法、新思路解決新問題，在人事檔案管理業務上有創新、有突破，其次人事檔案管理人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各類檔案載體的管理方法，在務實基礎上促進創新，努力使人事檔案管理人員成為一名掌握科學的先進的工作方法者，一專多能的人事檔案管理工作人才。

2 轉變人事檔案的存儲模式

一些應用率高、內容豐富、字數較多、易受損的檔案信息，有必要在實際工作過程中以網絡化和數字化的方式進行儲存，在實現人事檔案管理全面信息化的同時，保障信息的提取效果與完整程度。在信息與科技高速發展的今天，每個員工都必須有自己的人事檔案，因為人事檔案中記錄的信息在職工職稱評定、工資調整等方面起到了證據依據的作用，具有不可替代的價值。同時對這些檔案進行妥善的保管，也能避免糾紛，使員工和諧相處，保證企業的內部環境和諧[2]。

3 建設完整的人事檔案數據信息庫

人事檔案往往需要經過數十年甚至終生的保存，尤其是一些重要人物的人事檔案，或者對后世有借鑒意義的人物的檔案，因此，人事檔案的管理將會是一個漫長的過程。這也是要求做好人事檔案數據庫建設工作的重要原因。然而，有些企業人員流動較為頻繁，這將加大企業人事檔案管理的難度，因為這些龐大的檔案信息需要超大的空間來儲存，同時由于檔案及檔案信息量的龐大，公司在查詢數據時都會有時間與空間上的不便。加快信息化建設是避免該現象發生的基本要求，也是重中之重。必須將加強人事檔案的優質管理放在第一位，以電子檔案信息全面覆蓋傳統紙質信息管理，能夠提升工作效率，也能保證工作質量，是必然的趨勢。

4 提高檔案管理人員的專業素養

人事檔案管理人員必須具備一定的專業素質，不僅要掌握檔案管理知識，還要掌握人事管理及計算應用知識。可是，目前，一些檔案管理人員所學專業與檔案管理無關，不僅不掌握人事管理知識，更不了解檔案管理的專業知識，且沒經過崗前培訓，致使在開展人事檔案管理工作時，出現歸檔不及時、材料不齊全等現象，應對方法如下：1．在選用人才時盡量選用檔案專業人員，并開展崗前技能培訓，使其了解掌握企業人事檔案管理規范、要求和內容，具有現代企業人事檔案管理技能。2．通過參觀考察、自學、實際操作等方式不斷學習引進先進的管理技術和理念，增強責任意識，提高檔案管理人員的專業素養，使人事檔案管理工作在優化企業人才管理、促進企業發展中發揮更大的作用[3]。

5 加大人事檔案管理資源的投入

為了能夠提高人事檔案管理工作的有效進行，事業單位的領導人員還應該注意檔案管理工作的工作條件，應該提高對于檔案管理工作資源投入，提高檔案管理的工作經費，提高檔案管理人員的隊伍建設，提高檔案管理工人員的工作水平，樹立良好的檔案管理工作觀念，爭取使每一位檔案管理工作人員都能夠充分認識到檔案管理工作的作用，從而切實提高人事檔案管理工作的效率。

在大數據時代背景下，我國人事檔案管理在許多方面有待完善，面臨新時代的高要求和新壓力，要不斷加強人事檔案管理的信息化建設，實現信息資源的高效利用，創新管理模式，加強檔案管理人員的素質建設和技術培訓，全面服務于檔案管理信息化建設，從而為人事調整提供可靠的保障。