論人才中心檔案信息化管理

于洋

（吉林省洮南市人力資源和社會保障局吉林省洮南市137100）

論人才中心檔案信息化管理

于洋

（吉林省洮南市人力資源和社會保障局吉林省洮南市137100）

檔案是伴隨一個人一生的獨特身份符號，是眾多信息源中的一個基礎信息，其作用和價值在現代社會當中愈來愈顯得愈來愈重要，但在我國人事檔案管理上仍存在滯后性，即便是在網絡應用十分普遍的今天，個人想要從網上查詢自己檔案信息，例如檔案現保管地信息、個人的就業基本信息、與用人單位的勞動關系信息等，依然是難以順利實現的，因此人才中心檔案信息化管理水平仍有待提高、管理措施仍需進一步完善。

人才中心；檔案；信息化；管理

隨著我國人才流動的日益頻繁，對傳統人事檔案管理提出新的要求，傳統的檔案管理方式必須和先進的計算機信息技術相結合，建立網絡化的人事檔案管理系統，才能使全國各地人才市場和具有人事檔案管理權的企事業單位的人事檔案實現互聯與共享。

1 概述

（1）人才中心檔案信息化管理的定義。人才中心檔案信息化管理是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，人才市場檔案管理活動全面應用現代信息技術，對人事檔案信息資源進行管理處置，使其可以為社會企事業單位和個人提供便利服務的行為。

（2）人才中心檔案信息化管理內容。①基礎設施的建設。這其中應當建設的內容有計算機軟硬件設施建設和應用系統建設，這兩者分別是檔案信息化管理當中不可缺少的基本條件和技術保障；具體來講就是統一各級人才市場網絡硬件配置和提供網絡拓撲標準，并在局域網中做好數據備份系統及災難應急工作，保證意外發生時能自我修復，因為檔案信息是不能對所有大眾公開，所以采用Internet互聯的時候，需要相關技術標準。而如大多數企業中采用的VPN技術，可建立相對獨立虛擬專網，對傳輸數據進行加密，提升檔案信息的安全性，另外，還應當有統一防火墻的配置標準，來對服務器進行保護使PC終端免受外部攻擊；②人才隊伍的建設，在信息化時代應當培養出具有現代化意識和科技化意識的檔案管理人員，這些檔案管理人員不僅有過強的專業知識，還應有較寬的自己的知識面并掌握現代信息管理技術，成為既熟悉管理業務知識又懂得計算機管理技術的雙重知識結構復合型人才，如人才市場檔案信息化管理當中將紙質檔案轉化成電子檔案時OCR技術就能達到這種目的，通過自動識別圖文，可將紙質版文字轉化成TXT或DOC文檔格式，結合電子掃瞄儀能將紙質檔案快速高效地轉變成電子檔案，而這就需要專業的人士去操作，所以人才市場檔案信息化管理必須要有扎實的專業知識，還應當對現行的相關計算機技術有較好的了解和掌握；③強化檔案管理的安全建設，信息技術為檔案管理在提供高效、快捷服務的同時，也給檔案管理帶來了不少的安全隱患，可能會因為個人原因或其他原因導致檔案信息的丟失和泄密，這就要求信息化檔案管理應當注重電子檔案的保存環境和保存方式，必要時應當對一些重要的電子檔案進行備份和維護，確保資料的完整性；另一方面，檔案的信息化管理也需要相應的法律環境和手段為其保駕護航，根據社會的發展制定出人才市場檔案信息化管理工作的各項法律規章制度，是人事檔案管理有章可循。

2 加快人才中心人事檔案信息化管理途徑

（1）加大資金投入，開發一整套人事檔案管理系統。隨著流動人員及大中專畢業生每年累積增多，湖南省人才流動服務中心庫存人事檔案數量成倍增加，現行管理系統已不能滿足檔案管理所需，且人事檔案信息多而雜，建立一整套人事檔案管理系統勢在必行，這套系統既要包括內部管理系統，又包括遠程使用、服務系統。內部管理系統將檔案原有的基礎數據重新導入，并在現有的基礎上進行完善，使之擁有一個大型人事檔案信息數據庫，讓常規性查閱利用、統計、調取等實現自動化，替代現行人事檔案管理繁瑣的入庫查詢、效率低下的人工調取等，提高人事檔案管理的利用率和管理水平等，遠程管理系統應將存檔人員檔案基本信息上傳至網絡服務后臺，流動人員憑身份證或其他有效證件進入網絡服務界面即可實時查詢，有效提高效率和質量，從長遠來看，通過一次性資金投入、借助專業技術力量，開發建設市場化人事管理系統，將獲得比投入更大、更有效的產出，實現遠程服務和資源共享。

（2）提高管理水平，整合服務機構多方面資源。目前大多數有檔案托管工作職能的是政府所屬人才服務機構，其人才服務業務范圍十分廣，除了從事人事檔案管理外，還包括人才招聘、人才培訓、職業提升等等，人事檔案管理系統開發建成后，應將與流動人員相關的信息全部打包錄入系統，既包括檔案原始信息，也包括當前職業信息，據此整合機構各業務領域信息，實現信息整合、資源共享，人才招聘可組織招聘企業在檔案管理系統數據庫中搜尋匹配人才，降低招聘成本，縮短招聘周期；人才培訓可通過分析入庫流動人員的信息，針對性開辦培訓業務，推出相關培訓信息，提高業務效益，節約宣傳成本，另一方面，檔案管理服務部門也可以利用人才招聘、培訓的相關資源，向企業推薦人事管理中的優秀人才，向流動人員推薦相關企業，促進人才就業、實現互利多贏。

（3）加強培訓力度，提升檔案管理人員信息化技能。實現檔案管理信息化建設，一套完善的管理系統只是基本，要實現長期穩定的管理服務預期，更需要擁有一大批高素質高水平的檔案管理人員，人事檔案管理操作人員不僅需要具備較強的業務素質，而且要具備操作并使用管理系統和網絡安全的防護措施能力，這些能力的具備和提升，需要人事檔案管理機構加強對管理人員的培訓力度，創造更多的培訓交流機會，使管理人員提升自我業務水平和能力。同時，管理人員也要在思想上樹立正確的檔案管理信息化意識，能夠充分認識到檔案信息化建設的重要性，積極配合信息化建設步伐作出能力調整，有意識地加強自身檔案管理信息化方面的學習，提升自身業務技術和業務能力，增強工作的責任心和使命感。

綜上所述，檔案信息化管理是一項長期、全面而具體的工作，應當注意到方方面面的問題，還需要所有檔案人員的積極參與與配合。其中管理型人才隊伍建設對檔案信息化管理的質量起著至關重要的作用，因此，人才中心檔案管理信息化的實現就要應把提高工作人員的計算機技能作為目前檔案部門素質教育的重中之重，而且信息化是當今世界發展的大趨勢，檔案館信息化管理是勢在必行，因此只有克服困難，迎頭趕上，才能適應社會和時代發展的需要，更好地服務社會。

[1]潘偉喜.網絡技術對傳統檔案管理工作的主要影響.檔案時空，2004（8）.

[2]楊公之，主編.檔案信息化建設導論.北京：中國檔案出版社，2001.

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2016-10-12