淺談信息化條件下檔案創新管理途徑

王曉燕

（河北省保定市淶源縣行政審批局，河北 淶源 074309）

一、信息化條件下檔案管理的基本現狀

隨著信息化的推進，檔案管理領域也廣泛的應用信息化工具，包括檔案的內容與保存、檔案的管理與應用等方面，這有效地提高了檔案管理質量，推動了檔案管理模式的轉變。

（一）檔案內容及其保存的實現信息化

首先，從檔案內容來看，當前檔案大多以Word文檔形式存在，并可以實現在這種文檔中進行修改以至于最終成文，這就實現了檔案內容的信息化。特別是，對于長期以來形成的紙質文檔，也可以利用掃描、重新錄入等方式將其轉變為電子文檔，掃描后的文檔也可以利用相應的軟件將掃描件轉變為Word文檔，從而可以實現統一的文檔格式。其次，從保存來看，一般的單位都是利用專門的計算機，通過建立文件的形勢進行保存，并且這種文件可以分類保存，并記錄保存的時間、責任人等信息。

（二）檔案管理與應用的信息化

首先，從管理來看，目前檔案管理大多通過建立檔案目錄來推進，如將一年的檔案進行匯總并編制目錄，部分單位通過在Excel辦公軟件中建立詳細的目錄進行管理，這就提高了管理的效率，便于查詢。其次，從應用來看，對于一些非保密性的檔案，單位通過在互聯網、QQ群共享等渠道公布，幫助各主體甚至社會主體獲取檔案的相關信息，契合了當前信息公開的需要，有效地推動了檔案的應用。

二、信息化條件下檔案管理存在的問題

雖然信息化條件下檔案管理取得了明顯的成效，但也還存在一些問題，表現在檔案信息化程度不夠，信息化應用能力不足，信息化配套管理制度不健全等方面。

（一）檔案信息化程度不夠

檔案信息化程度不夠是指尚未全面發揮信息化的作用。首先，從現存的檔案來看，部分單位檔案仍然只是保存紙質文檔，電子文檔沒有保存，或者雖然保存了電子文檔，但電子文檔的內容與紙質文檔存在差異，如沒有將最終領導簽章確認的電子文檔保存等，這就導致兩者之間存在差異，不利于檔案的開發利用。其次，從歷史檔案來看，沒有利用掃描儀等將紙質文檔轉變為電子文檔，或者轉變為掃描件文檔后沒有轉變為統一格式的WORD文檔，導致文檔查詢等管理難度大。特別是對于單位內部下屬各科室的檔案，由于各種因素的影響，其檔案電子化更加滯后，甚至出現電子檔案丟失等問題。

（二）信息化應用能力不足

首先，信息化管理軟件開發滯后，部分單位特別是基層單位僅僅簡單的利用計算機設備存儲電子文檔，而沒有開發出相應的管理軟件將所有的檔案納入到數據庫當中進行統一管理，這既不利于檔案的保存，也不利于檔案的開發利用。其次，信息化后的電子檔案開發利用不足，部分單位雖然保存了電子檔案，但長期沒有對檔案進行歸納總結，沒有統計分析，難以形成完善的研究報告供領導者參考，從而沒有發揮信息化的作用。

（三）信息化配套管理制度不健全

首先，信息化條件下的檔案格式不統一，沒有制定統一的、標準化的電子檔案格式，這使得單位內部不同部門的電子檔案格式不盡相同，甚至差異較大，不利于統一管理。其次，信息化條件下的檔案借閱管理制度不健全，部分單位檔案特別是電子檔案存在利用互聯網隨意傳遞等問題，這種傳遞沒有履行必要的審批手續，容易導致信息泄露。再次，信息化條件下檔案安全管理制度不健全，部分單位雖然有保存電子文檔的意圖，但只是簡單的存放在計算機設備中，而沒有建立安全管理制度。

三、信息化條件下檔案管理創新思考

信息化給檔案管理帶來了重要的發展機遇，利用這種機遇，必須創新理念規劃檔案管理工作，創新工具強化檔案管理，創新模式規范檔案管理。

（一）創新理念規劃檔案管理工作

首先，要從長遠發展的視角出發規劃檔案管理工作，長遠來看，檔案必定會實現電子化、數字化，甚至紙質都可能不再保存，因此，單位必須從長遠發展的視角出發，加快規劃檔案工作，以適應發展需要。其次，要從信息化的視角出發規劃檔案管理工作，要從檔案內容、保存、管理、應用等方面明確如何推進檔案信息化，明確檔案信息化的目標即實現全面的電子化管理，明確檔案的途徑、重點內容和保障措施。

（二）創新工具強化檔案管理

首先，要積極開發檔案信息管理系統，單位要積極與開發商合作，根據自身的需求、檔案的總量規模開發出符合自身要求的數據庫，這種軟件要具有基本的查詢、檔案上傳、錄入、編輯、打印、下載等功能。其次，要積極利用信息化工具強化檔案管理，如規定單位內部各部門出臺的檔案要在正是成文之日上傳到信息化管理系統中，檔案管理部門要對上傳的內容進行審核，以解決檔案保存滯后、管理不規范等問題。

（三）創新模式規范檔案管理

首先，要創新性推動檔案的落實，按照分步推進的原則，可以先后規劃若干檔案信息化項目，如檔案內容數字化項目、檔案管理系統開發項目、檔案開發利用項目等，以項目為抓手促進檔案管理信息化的落實。其次，要創新檔案日常管理模式，建立信息化條件下的格式規范化管理制度、檔案借閱、銷毀制度，對傳統的模式進行改進，避免由傳統模式轉變為信息化模式導致制度漏洞。