基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化檔案管理

張慶

（黑龍江省綏棱縣勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁院，黑龍江 綏棱 152200）

一、前言

物聯(lián)網(wǎng)主要是指物物之間相連的互聯(lián)網(wǎng)，物聯(lián)網(wǎng)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)和核心，主要利用智能感知、識(shí)別技術(shù)等實(shí)現(xiàn)物與物之間的連接。近年來(lái)出現(xiàn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案智能化管理提供了有利技術(shù)條件，檔案管理部門(mén)在物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代應(yīng)利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推進(jìn)實(shí)施檔案管理智能化，對(duì)于提高檔案管理的現(xiàn)代化水平及管理效率都具有非常重要的作用。

二、軟硬件配備水平的提高應(yīng)采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

傳統(tǒng)檔案管理通常受到實(shí)體建筑和不斷累加設(shè)備的制約，時(shí)間、空間等因素對(duì)檔案管理和使用都造成了一定限制。另外，很多企事業(yè)單位在檔案管理中，因財(cái)力不足所限，在檔案管理中都未設(shè)置專(zhuān)項(xiàng)基金，缺乏齊全的檔案庫(kù)房建設(shè)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施配備，檔案管理軟件不具有較高的研發(fā)使用水平。近年來(lái)出現(xiàn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為采用該技術(shù)建設(shè)新型智能化檔案庫(kù)房、提高軟硬件水平創(chuàng)造了有利條件。因此，在檔案管理中企事業(yè)單位應(yīng)加大投入人力、物力和財(cái)力，將現(xiàn)有資源與檔案庫(kù)房設(shè)備有效整合，檔案庫(kù)房建設(shè)現(xiàn)代化，購(gòu)置信息設(shè)備，使檔案管理提高智能化水平。感知層、應(yīng)用層及網(wǎng)絡(luò)層構(gòu)成了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)體系，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)涵蓋射頻識(shí)別、傳感器、網(wǎng)絡(luò)通信及數(shù)據(jù)處理融合等多種技術(shù)。

三、檔案自動(dòng)化生成及管理的實(shí)現(xiàn)可采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

企事業(yè)單位檔案管理在物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已將傳統(tǒng)手工方式徹底擺脫，在生成檔案的方式上產(chǎn)生了很大變化。在收集、生成及管理檔案過(guò)程中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)主要在以下幾方面體現(xiàn)出其重要作用：在收集檔案過(guò)程中，首先企事業(yè)單位檔案管理部門(mén)可充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集社會(huì)及個(gè)人的檔案材料。送達(dá)檔案部門(mén)后的各類(lèi)材料，由檔案管理員將其根據(jù)不同類(lèi)別分別向不同盒子中裝入，通過(guò)在檔案收集子系統(tǒng)中應(yīng)用RFID功能模塊將檔案直接生成RFID標(biāo)簽內(nèi)的數(shù)據(jù)，將檔案日期、題名、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)等信息采用讀寫(xiě)器向標(biāo)簽上打印后在檔案上粘貼。入庫(kù)檔案根據(jù)儲(chǔ)位管理模塊發(fā)出的入庫(kù)指令，系統(tǒng)對(duì)檔案標(biāo)簽信息進(jìn)行讀取，并對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別后向存放儲(chǔ)位放置。在檔案管理中應(yīng)用電子標(biāo)簽后，檔案生成效率明顯提高，為檔案管理提高智能化、自動(dòng)化水平打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)更便于用戶閱覽檔案實(shí)體內(nèi)容。在借閱檔案過(guò)程中，用戶將關(guān)鍵詞輸入借閱系統(tǒng)的自動(dòng)化識(shí)別功能模塊，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案位置、格式等相關(guān)信息的查詢(xún)，使用戶明顯縮短檔案查找時(shí)間。檔案管理員將檔案取出后，系統(tǒng)能夠?qū)Ρ唤璩鰴n案狀態(tài)進(jìn)行顯示并自動(dòng)記錄，檔案被用戶借出時(shí)，智能安全監(jiān)測(cè)門(mén)的RFID閱讀器可向借閱模塊反饋相關(guān)檔案信息，并對(duì)比、反饋信息與出庫(kù)檔案信息之間是否存在差異，若監(jiān)控系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)反饋信息與出庫(kù)檔案信息之間存在差異，監(jiān)控模塊將產(chǎn)生提示警報(bào)，應(yīng)有管理人員對(duì)檔案進(jìn)行再次確認(rèn)后才能將檔案出庫(kù)。用戶將借閱的檔案使用完后，RFID閱讀器可對(duì)借閱檔案記錄進(jìn)行自動(dòng)消除，檔案由檔案管理人員向原存放位置送返時(shí)，系統(tǒng)可對(duì)查閱使用和完成還卷工作這一過(guò)程進(jìn)行自動(dòng)記錄。

四、檔案存儲(chǔ)環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行完善

在保護(hù)及管理實(shí)體檔案過(guò)程中，廣泛應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可使檔案保管環(huán)境明顯提高節(jié)能性、安全性及智能性。在監(jiān)控檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面物聯(lián)網(wǎng)主要體現(xiàn)出以下幾方面的作用：一是在安全保管和監(jiān)控檔案過(guò)程中，對(duì)傳感器及物聯(lián)網(wǎng)射頻識(shí)別技術(shù)的有效利用，使智能管理系統(tǒng)建設(shè)實(shí)現(xiàn)一體化，應(yīng)用微動(dòng)偵測(cè)技術(shù)，實(shí)時(shí)監(jiān)控重要區(qū)域內(nèi)檔案庫(kù)房或其它館內(nèi)人員的活動(dòng)及出入狀況。若出現(xiàn)異常情況，可采用有關(guān)聯(lián)位置的監(jiān)控?cái)z像機(jī)跟蹤記錄人員移動(dòng)軌跡，而且監(jiān)控系統(tǒng)還將產(chǎn)生提示警告，將事發(fā)區(qū)域門(mén)禁自動(dòng)鎖閉，并向安保人員發(fā)出通知。二是在節(jié)能控制檔案保管環(huán)境過(guò)程中，應(yīng)基于網(wǎng)絡(luò)層和信息處理系統(tǒng)分析，對(duì)檔案庫(kù)房部署智慧感知平臺(tái)，全面控制庫(kù)房?jī)?nèi)的有關(guān)信息數(shù)據(jù)。針對(duì)此方面，可結(jié)合庫(kù)房溫度調(diào)節(jié)系統(tǒng)進(jìn)行探討，檔案庫(kù)房智慧感知平臺(tái)可結(jié)合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)溫濕度自動(dòng)管理控制設(shè)備，對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)溫度進(jìn)行自動(dòng)調(diào)節(jié)，其自動(dòng)調(diào)整過(guò)程主要根據(jù)精細(xì)化環(huán)境參數(shù)使檔案保管環(huán)境、溫濕度保證處于比較安全的范圍。不僅能夠是設(shè)備降低能耗，還能夠使檔案管理安全系數(shù)明顯提高。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展延伸而產(chǎn)生了物聯(lián)網(wǎng)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)于提高檔案管理數(shù)字化水平具有非常重要的影響。物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代不斷發(fā)展的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使各行業(yè)提高了技術(shù)水平，在各領(lǐng)域中對(duì)于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用具有重要的促進(jìn)作用。各類(lèi)型機(jī)構(gòu)在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化方面應(yīng)基于深入研究分析，對(duì)智能化檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)，在軟硬件設(shè)施建設(shè)、檔案存儲(chǔ)環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)及生成自動(dòng)化等方面應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使檔案管理水平全面提高，進(jìn)而使檔案資源實(shí)現(xiàn)最大的價(jià)值，對(duì)于提高檔案管理的現(xiàn)代化水平及管理效率都具有非常重要的作用。