電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)及管理中的重要作用

王欣愷

（黑龍江省綏棱縣勞動人事爭議仲裁院，黑龍江 綏棱 152200）

一、前言

在企事業(yè)單位中，大部分電子檔案信息對于其正常運轉(zhuǎn)都具有十分重要的指導(dǎo)作用。不斷加強檔案管理工作及推進檔案信息化建設(shè)對于企事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展至關(guān)重要，電子檔案因具有便捷操作、保存空間可有效節(jié)約及提供共享功能等明顯優(yōu)勢特點而日益廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。

二、電子技術(shù)及其在檔案信息化建設(shè)和管理中的重要作用

（一）電子技術(shù)及其特點

電子技術(shù)主要是指于19世紀(jì)末20世紀(jì)初的產(chǎn)生的一門新興科學(xué)技術(shù)，是采用電子元器件對各種電路進行設(shè)計使現(xiàn)實生活需要得到滿足的一種技術(shù)。現(xiàn)代電子技術(shù)在人類各方面中已得到滲透，并廣泛存在于現(xiàn)代世界中，電子技術(shù)在物聯(lián)網(wǎng)、智能家居的發(fā)展中日益發(fā)揮重要作用；可采用條件復(fù)雜化；集成化；綠色化；微型化；高精度，多功能和智能化等“五化”對電子技術(shù)特點及其發(fā)展趨勢進行概括，該技術(shù)與信息、材料、電子、管理、能源等知識都具有重要關(guān)系。針對檔案信息化建設(shè)而言，電子技術(shù)應(yīng)用將使檔案管理明顯提高質(zhì)量及效率，使人力及時間成本得到有效節(jié)約。

（二）在檔案管理及信息化建設(shè)中電子技術(shù)的作用

一是在檔案管理工作中不斷提高質(zhì)量及效率。在一定程度上，電子檔案可確保整體工作運轉(zhuǎn)的正常，檔案信息化建設(shè)的科學(xué)、高效及管理可使檔案管理工作質(zhì)量及效率大幅提高。

二是檔案管理信息質(zhì)量進一步提高。檔案中的重要信息是十分寶貴的重要資源，因此一定要在電子檔案管理工作中提高質(zhì)量，進而確保此類檔案治療的安全性及較高利用率，進而使電子檔案信息充分發(fā)揮出其現(xiàn)實應(yīng)用價值，在檔案信息化建設(shè)及檔案管理中進一步提高工作成效具有至關(guān)重要的作用。

三是檔案管理的整體水平進一步提高。檔案管理及檔案信息化建設(shè)在提高檔案工作的整體水平中具有重要推動作用，近年來，我國各企事業(yè)單位中都逐步成立了開展檔案資源管理的專業(yè)信息部門，由此可充分說明加強檔案管理及信息化建設(shè)工作對于檔案管理水平的整體提高具有十分重要的作用。

三、加強檔案信息化建設(shè)及管理的主要措施

一是在電子檔案方面應(yīng)積極制定更為高效科學(xué)的資源管理制度。電子檔案資源管理制度的有效及完善可統(tǒng)籌監(jiān)管檔案管理及檔案信息化建設(shè)等方面的工作，對于企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要促進作用，也可提供比較便利的條件。因此，在檔案管理及檔案信息化建設(shè)方面采取科學(xué)合理的制度具有十分重要的作用。

二是應(yīng)加大電子技術(shù)研發(fā)及應(yīng)用等相關(guān)工作的投入力度。檔案管理及檔案信息化建設(shè)離不開電子技術(shù)，因此，一定要在人員、技術(shù)及經(jīng)費等方面加大投入力度，以用于電子技術(shù)研發(fā)及應(yīng)用，這對于檔案管理及檔案信息化建設(shè)的整體水平具有決定性作用。所以，各企事業(yè)單位應(yīng)在電子技術(shù)研發(fā)及應(yīng)用等方面的工作中提高重視程度，并在經(jīng)費及扶持等方面進一步加大力度。

三是對于檔案管理信息化建設(shè)具有重要推動作用。受“寬帶中國”戰(zhàn)略的重要影響，隨之產(chǎn)生了“寬帶”檔案概念，基于信息化建設(shè)而言，檔案應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)優(yōu)勢充分利用，積極建設(shè)一體化檔案信息管理平臺，涵蓋電子檔案管理及遠(yuǎn)程監(jiān)管等具體工作職能，使電子檔案管理資源基于社會公共服務(wù)實現(xiàn)全覆蓋，針對較高質(zhì)量的部分檔案，還應(yīng)建設(shè)“網(wǎng)上檔案室”對其加強管理并提高利用率。

四是在電子檔案管理工作中加強實驗區(qū)和示范區(qū)建設(shè)。在信息化技術(shù)的影響下，檔案資料能夠采取集中化處理方式，以此為基礎(chǔ)，可圍繞電子檔案管理工作建設(shè)實驗區(qū)和示范區(qū)，也就是在其中裝入即將有效利用的檔案資料，在信息化檔案管理工作中建立一個系統(tǒng)化規(guī)模化的工作試點，并結(jié)合信息化優(yōu)勢的充分利用，對原有檔案資料不斷進行擴充和優(yōu)化，進而使確立的教育試點充分發(fā)揮電子檔案管理及信息化建設(shè)的示范、引領(lǐng)作用。

五是對檔案資料進一步加強開放共享。檔案館中保存的各類檔案資料在信息化背景下，一直呈現(xiàn)出“流動”狀態(tài)，也就是檔案資料可對各類用戶提供共享，檔案資料本身也能夠進行不斷擴充和發(fā)展。所以，基于此在檔案管理工作中對相關(guān)檔案資料開放共享，進而使信息化優(yōu)勢逐步擴大，對于電子檔案管理資源的不斷優(yōu)化具有十分重要的應(yīng)用價值。此外，在檔案資料開放共享過程中應(yīng)特別注意采取適度方式，部分檔案資料比較重要，還應(yīng)采取嚴(yán)格保密措施，避免發(fā)生檔案資料外泄的嚴(yán)重后果。

四、總結(jié)

綜上所述，不斷加強檔案管理工作及推進檔案信息化建設(shè)對于企事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展至關(guān)重要，電子檔案因具有便捷操作、保存空間可有效節(jié)約及提供共享功能等明顯優(yōu)勢特點而日益廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。在檔案的傳統(tǒng)管理方式中，管理工作及信息化建設(shè)不管是在管理理念、過程、模式及專業(yè)人才等方面都存在比較顯著的不足之處，為進一步提高檔案管理及信息化建設(shè)成效，一定要統(tǒng)籌全局，在管理工作方面進一步加強并在資金投入方面不斷加大力度，對檔案保密及保存等相關(guān)方面的工作提高重視程度，基于此開展比較深入地研究，對于不斷提高檔案管理工作的整體水平及進一步加強檔案管理信息化建設(shè)都具有十分重要的意義。