新形勢下加強檔案管理工作的探索

董洪寶

（黑龍江省綏棱縣勞動人事爭議仲裁院，黑龍江省 綏棱 152200）

一、前言

檔案主要是指真實記錄各單位及部門各項工作發展的實際情況，在各項事業中是保障其發展科學合理的一個十分重要的依據，具有原始性、功能性、參考性及價值性等幾個特征。隨著近年來日益發展的社會經濟水平，逐漸進入知識經濟時代，檔案管理水平明顯提高，這對檔案管理工作的要求也更高，檔案管理工作一定要提高科學化、規范化及現代化水平，使檔案可提供給社會的信息資源具有更高的應用價值。

二、企業檔案管理在新形勢下的重要作用

檔案作為具有真實性的重要資料憑證，真實記載一個主體的歷史發展，該特有的特征，與其形成的獨特方式具有密切關系的，具有公正客觀性，正由于作為真實性的一種重要資料憑證而得以保存。檔案資料具有的參考性比較重要，其中直接采用音頻、簽名手稿、照片及視頻等多種形式將很多重要的歷史資料存檔，該材料在后期難以造假或進行篡改，所以，檔案資料的參考性價值較高，對工作具有重要衡量作用。針對單位而言，檔案對其發展的意義比較重要，可準備更加完備的資料以利于其日后發展。所以，提高對檔案工作的重視及加強對檔案規范管理，不只是對單位工作成果進行衡量的重要參考依據，還可使單位各項管理工作直接體現出一定的規范性。

一是對于企業未來發展而言，企業檔案是一個比較重要的資源。企業檔案可對企業發展歷程進行客觀有效的記錄，檔案中保存的各項信息數據為對于制定企業未來發展戰略具有重要依據作用。基于企業檔案管理工作本身具有比較特殊的利用價值，在企業發展中已逐漸成為不可缺少的重要內容。

二是在促進企業商業化管理實現過程中，企業檔案是比較重要的一個載體。企業檔案不只是涉及對日常中企業發展常規活動的文件進行記載，還涉及企業管理和現代化發展目標實現的較為重要的商業秘密文件。隨著企業的不斷發展，對企業商業秘密進行記錄的這些文件在企業發展過程中成為具有重要推動作用的一個有效載體，進一步促進企業的可持續發展。

三是在激烈的市場競爭中企業檔案是企業信譽度提高的一個有效力量。社會公眾在新形勢下不斷提高重視企業誠信的程度，為促進企業發展一定要在誠信方面樹立良好口碑，企業信用檔案對于樹立企業信譽度具有重要作用，為提高信譽度很多企業都日益提高對企業檔案管理工作的重視程度，進而對于企業未來的不斷發展具有重要促進作用。

三、加強企業檔案管理在新形勢下的主要措施

一是企業應不斷提高檔案管理意識。企業為與時代發展的實際需要相適應，對檔案管理工作日益重視，企業應提高檔案管理意識，結合發展特點在檔案管理中組建專業團隊，使企業歸檔整理檔案資料的及時準確得到有效保證，為企業現代化、規范化檔案管理工作的發展創造有利條件，諸如可根據劃分的不同責任分別成立檔案收集、修復及借閱等多個專門的管理小組。

二是對文件資料加強歸檔整理。新形勢加強企業檔案管理一定要對歸檔文件資料的整理提高重視，重視篩選欲收集的文件資料；及時保存歸檔的甄選文件資料，及時銷毀不具有任何價值的文件資料；重點保存價值較高的文件資料或將其向有關部門移交并采取電子備份方式，進而使文件資料避免丟失導致較大損失，諸如采用規定性文件明確移交檔案資料時間及方式等內容，移交電子版后詳細登記用于后期查詢使用。

三是檔案信息資源實現共享。企業檔案管理工作在信息時代中應加強信息化建設，共享檔案信息資源是此項工作中的一項重要內容，對于提高企業檔案管理水平至關重要。盡管共享檔案信息資源有利于提高企業檔案管理水平，但企業應結合其發展特點共享資源。企業信息系統的建立應規范化，為有關人員提供的數據可檢索，并對查詢信息設置不同等級權限；

四是企業檔案進一步提高利用率。隨著我國進入社會主義市場經濟以來，對利用企業檔案管理等方面的工作提出的要求也不斷提高，檔案管理人員只有在觀念上更新并不斷開拓創新，將傳統檔案服務方式徹底轉變，以適應現代企業對檔案利用的不同層次人員的具體需求，為企業發展提供更有針對性地服務。針對較高利用率，參考價值較高的紙質檔案，應采取掃描、錄入等方式優先向數字化信息方式進行轉化，使形成的企業檔案數據庫更加完善，利用網絡使提供給企業信息檔案的服務效率更高。

五是在檔案管理中組建專業團隊。針對企業檔案管理工作存在一定的特殊性，企業應結合檔案實際特點在檔案管理方面組建專門團隊，吸收具有豐富的專業知識和管理經驗的高水平人才，定期培訓檔案管理人員，使其綜合素質不斷提高，企業檔案管理工作的發展實現科學化、規范化，使檔案價值在企業發展中得到充分發揮。諸如企業應與高等院校檔案專業加強相關合作，采取專業化教育方式對現代化檔案管理人才進行培養。

四、結語

綜上所述，在各單位中檔案管理工作具有十分關鍵的作用。在檔案管理工作方面，新形勢下各單位對其的認識應不斷更新思路，在加強檔案管理工作中一定要用發展眼光，采用科學嚴謹的工作態度，進而最有效地發揮檔案管理工作的價值及其重要意義。