試論不動產檔案管理中的利用和保密

呂小飛

（四平市不動產登記中心，吉林 四平 136000）

在國土資源局的要求下，進行不動產登記和管理時，應將土地之上的房屋、河流、林地等均作為登記管理的主要對象，在針對不動產進行登記和記錄的過程中，就是完善和更新不動產檔案信息的過程，同時這也是響應國土資源局發展要求的重要體現。此外，在針對不動產的檔案進行管理時，應在保障檔案信息完善的基礎上，處理好檔案的保密和利用工作，在保障檔案信息利用率的基礎上，保護檔案信息安全，這也是當前開展檔案管理時需要面臨的重點管理問題。

一、立足于法律法規，完善檔案管理和利用制度

針對不動產檔案管理工作，我國相繼推出了多個法律法規，旨在提升檔案管理的安全性和利用率，其中以《中華人民共和國保密法》和《中華人民共和國房地產管理法》為主。在法規中針對不動產檔案的保密性給出了明確的規范，為了嚴格的落實不動產方面的檔案管理工作，保障檔案管理的規范性與合法性，要求相關管理人員應加大對法律法規的學習力度，對有關的檔案管理方案與制度進行不斷完善，使其更加契合不動產的檔案管理要求。此外，還應對檔案利用者的真實意愿進行有效了解，確保為利用者提供良好的檔案服務。在檔案利用的過程中，既要保障檔案信息的真實性與可靠性，還要做好檔案信息的安全防護工作，以免引發檔案保密和利用的沖突，降低對相關權利人的損害影響。

二、提升檔案管理人員的專業素質，準確發揮管理職責

不動產的檔案管理工作與其他管理工作不同，存在一定的特殊性，對檔案管理人員的自身素質能力也提出了更高的要求，其自身不僅需要具備專業的檔案管理能力，還需要了解相關的法律法規，同時掌握多個學科的內容。在劃分檔案分區的過程中，要求管理人員具備較強的邏輯分析能力和判斷能力，能夠真實了解各個檔案信息的內容，準確劃分各個管理分區。此外，還要求其能夠全面掌握檔案管理相關的規范要求和法律法規，在法律規范的范圍內開展各類管理工作，不得出現觸及法律的行為。同時還應兼具愛崗敬業與為人民服務的精神，在出現不符合規范要求的檔案提取現象時，能夠結合相關的法規使利用者了解無法提取檔案的直接因素，使其積極配合檔案管理者的工作。

三、嚴格落實相關法律法規，規范檔案管理行為

沒有紀律不成方圓，檔案管理就是要盡職盡責地保證檔案的完整與安全，不動產檔案查詢涉及電子檔案的查詢和紙質檔案的查詢兩個方面，檔案可實行雙套保管手段，在任何一方出現問題后都有啟用另一套保管的檔案來彌補。當電腦系統故障或更新數據庫誤刪除或硬盤部分損毀都有可能把已存儲的檔案電子檔案數據丟失，只要找到紙質檔案進行補掃即可。如果紙質檔案由于找不到，打印一份電子檔案急用也是可以的。例如某居民因樓上漏水，急切地找到中心資料科想查詢樓上住戶的聯系方式，我們先不去判斷事件真假，雖然事關緊急利用檔案的人也不是權利人，也不是該房屋權屬的利害關系人，我們無法給予他想要的結果。只有通過所在地區的公安局下設的派出所的片警帶著公務證、介紹信履行正常的手續后，才可以調取相關檔案，即有利于權利人又保護了自己。

四、正確處理檔案利用與保密的關系，化解雙方的矛盾問題

利用與保密的關系問題，在利用工作中表現最為突出，應盡可能處理好。保存檔案的目的就是為了利用。因此，從原則上講沒有什么檔案是不能利用的。但是，檔案不僅是可供各項工作利用的重要材料，而且部分檔案還是黨和國家，單位與個人的機密，我國《憲法》第13條規定：“國家保護公民的合法的收入、儲蓄、房屋和其他合法財產的所有權。國家依照法律規定保護公民的私有財產的繼承權”，因此，房屋產權檔案作為一個特殊的專業檔案有其自身固有的保密性，因而在開展公開查詢的工作時，片面強調保密忽視利用不對；片面強調利用，不注意保密也不對。

從本質上來講，檔案的利用與保密具有相同的目的，均是為了實現不動產檔案信息的利用價值，使其在社會生產中發揮良好的作用。保密工作主要是為了確保相關權利人的合法權益，在不損害相關權利人利益的基礎上，更好的利用檔案資料。在房產檔案的公開查詢工作中，需要面臨更為復雜的管理內容，主要表現為利用者的所屬部門不同，檔案利用的目的也存在一定的差異，同時各個人員的素質存在一定的差距，如果無法實現對檔案利用的規范管理，必定會威脅檔案信息的安全性，一旦出現檔案信息泄露的問題，就極有可能威脅相關產權人的自身利益，對單位以及個人造成較大影響。為此，在公開查詢系統中，也應將檔案利用與保密作為重點關注內容，正確處理二者的關系。

五、完善監控系統，保障檔案信息安全

為了提升檔案信息安全性，除了采取雙套保管方法外，還需要設定相關的檔案提取等級，對于一些保密性要求較高的檔案信息應嚴加保護。在借助計算機進行檔案管理時，應在其中設置多個等級權限，每個權限中設置專門的訪問密碼，開展管理工作時，相關人員在進行系統訪問時，需要具備對應的權限方能提取信息和利用信息。在此過程中，便可實現對檔案利用全過程的控制工作，降低檔案泄漏的幾率。此外，對于檔案的修改與打印也有對應的權限，系統中會對檔案信息的操作過程進行全面映射，這有助于在發現問題時，及時找出問題根源，保障檔案信息利用的規范性。