談?wù)剻n案管理的有效性研究

齊貝貝

（河北省淶源縣水利局，河北 淶源 074300）

一、現(xiàn)代檔案管理工作中面臨的問題

在國內(nèi)的檔案管理工作中，僅有部分國家疾患大型企業(yè)、科研單位實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化，即在檔案管理中有效利用了現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變進(jìn)程，不但有效節(jié)省了檔案管理的人力物力投入，而且提升了檔案資源的利用效率。但是在國內(nèi)現(xiàn)階段的檔案管理中，仍然存在某些影響管理有效性的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理工作重要性有所淡化，難以真正發(fā)揮其所具備的社會(huì)功能和社會(huì)價(jià)值。很多人多檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。對(duì)檔案工作的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員，包括有些領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是受罰、保管、事務(wù)性工作，只要是不丟失文件，不泄露機(jī)密，能滿足外調(diào)和查檔就行了。

（二）社會(huì)檔案管理力量相對(duì)薄弱、水平不高、手段滯后，導(dǎo)致檔案管理的有效性受到：嚴(yán)重的影響。多數(shù)管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管理的具體要求、檔案次啊聊的收集、整理、借閱手續(xù)、限時(shí)歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，檔案收集意識(shí)淡薄。

（三）檔案保管的硬件環(huán)境相對(duì)較差，專業(yè)設(shè)施短缺。有的單位檔案管理必備的當(dāng)用工具，甚至都無法購置配備齊全，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的石基效率和質(zhì)量。

（四）檔案管理中的安全意識(shí)相對(duì)薄弱，尤其是在紙質(zhì)檔案的保管中，很多檔案管理人員片面認(rèn)為檔案管理就是保管文件和材料不是什么值錢的東西，沒有人來頭道這些紙張，進(jìn)而導(dǎo)致大量檔案資源的流失。

二、如何提升檔案管理的有效性

在現(xiàn)在檔案管理工作中，不但要加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)理論的研究和實(shí)踐，而且要在不斷總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，全面提升檔案管理的有效性，并且為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)和各項(xiàng)管理工作提供寶貴的文獻(xiàn)資料。提升檔案管理的有效性，可以從以下幾方面做起：

（一）建立與知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代相適應(yīng)的檔案管理新思路

在過去很長一段時(shí)間里，由于長期傳統(tǒng)環(huán)境下工作所形成；思維方法上的定式，檔案管理人員在思想觀念上難以將現(xiàn)代化管理引到檔案中。近幾年，信息技術(shù)的迅速發(fā)展和對(duì)社會(huì)生活的極大影響，已經(jīng)讓檔案人員認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)、網(wǎng)路等已成為檔案管理工作不可缺少的技術(shù)和工具之一。同時(shí)，檔案管理工作現(xiàn)代化是一個(gè)系統(tǒng)工程，它包括檔案的整理、著錄標(biāo)引、數(shù)據(jù)輸入和為它們服務(wù)的分類法、詞表等檔案管理工作現(xiàn)代化的及基礎(chǔ)工作。檔案原件是信息資源，是西元就有一個(gè)開發(fā)過程，計(jì)算機(jī)管理檔案不能只停留在目錄檢索那種初步的不充分的信息開發(fā)階段，二應(yīng)更升入地發(fā)掘檔案信息資源，變被動(dòng)等待檢索利用為主提供各類信息服務(wù)，這就提高了開發(fā)檔案的檔次。同時(shí)，社會(huì)的需求與承認(rèn)也會(huì)大大促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

在新形勢(shì)下，要做好檔案工作，沒有強(qiáng)有力的檔案管理人員作基礎(chǔ)，沒有開拓創(chuàng)新的精神，沒有豐富的專業(yè)知識(shí)，強(qiáng)化檔案工作就成為一句空話。檔案管理人員不僅要掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)還要有服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，同時(shí)，隨著辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，電子文件大量低出現(xiàn)在人們面前，因而形成大量的電子檔案，使得電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，所以檔案管理人員還需要具備廣博的知識(shí)、現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息加工處理能力等。針對(duì)檔案隊(duì)伍建設(shè)，首先在選配檔案管理人員時(shí)把好入口關(guān)，按照年紀(jì)輕、責(zé)任心強(qiáng)、文化高熱愛檔案、工作要求，選配好檔案網(wǎng)絡(luò)員，從而充分地提高檔案網(wǎng)絡(luò)員的自身素質(zhì)提高素質(zhì)。

（三）大力推進(jìn)檔案管理的信息化和數(shù)字化

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，加強(qiáng)前期準(zhǔn)備工作的管理師尤為重要的。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)系統(tǒng)二復(fù)雜的大工程，尤其是對(duì)那些建館時(shí)間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，就會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”“快”、“好”兼而有之的效果。檔案管理單位要立足自身資源，增加傳統(tǒng)的編研力度，監(jiān)理特色數(shù)據(jù)庫，開展定向?qū)ｎ}信息服務(wù)，監(jiān)理“需求、開發(fā)、利用”三者之間的關(guān)系。

（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，擴(kuò)寬服務(wù)領(lǐng)域

在現(xiàn)在檔案管理中，一定要“重管理、輕利用”的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場，把檔案工作的中心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)餓軌道上來。做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時(shí)，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國有經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作的同時(shí)，把非公有制經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案工作納入服務(wù)范疇。同時(shí)，在現(xiàn)在檔案館的建設(shè)中，尤其是在各項(xiàng)管理制度的制定和實(shí)施中，一定要加強(qiáng)對(duì)管理人員服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，并且在現(xiàn)有條件的基礎(chǔ)上，將強(qiáng)對(duì)于服務(wù)領(lǐng)域的不斷拓展。

總之，在現(xiàn)在社會(huì)的建設(shè)與發(fā)展中，檔案管理工作的重要性和意義是必須引起全社會(huì)高度重視的，檔案管理部門和相關(guān)工作人員則要從自身角度出發(fā)，不斷加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的理論研究，而且要積極引進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理有效性的不斷提升。同時(shí)，在檔案管理中還要注重各類信息資源的合理開發(fā)和利用，進(jìn)一步發(fā)揮其所具備的社會(huì)功能和價(jià)值。