淺議新時期下人事檔案管理

郭宇寧

（河北灤平高新技術產業開發區管理委員會，河北 灤平 068250）

改革開放以來，我國經濟得到了飛速的發展，隨著市場經濟制度的建立，我國的人事制度做了很大的變革，與之密切聯系的人事檔案管理也隨之發生改變。傳統的人事檔案管理中存在諸多弊端，已經不適應現代社會的發展，所以，在現代的市場經濟體制下，應建立新型的人事檔案管理模式。

一、傳統人事檔案管理的弊端

人事檔案制度是20世紀50年代在計劃經濟作用下的產物，其主要包括三個部分：干部檔案、工人檔案、學生檔案、軍人檔案。①其中干部檔案是其主要的組成部分，受到較大的重視，其他的檔案管理也是參照干部檔案管理的模式進行管理的。但是隨著社會經濟的發展，這種傳統的人事檔案管理體系逐漸顯示出弊端，阻礙了檔案管理的發展。傳統人事檔案管理主要有以下幾個方面的弊端：

（一）企業干部檔案和工人檔案分屬不同的管理系統，不利于人事檔案管理

傳統的檔案管理將企業干部檔案和工人檔案分開管理，工人檔案由勞資部管理，企業干部檔案由組織人事部管理，這種管理模式看似分工明確，但是卻不利于人事檔案的管理和利用。隨著市場經濟的發展，企業的人事制度也進行了改革，為了充分發掘了企業和職工的積極性，采用新型的用工模式——全員合同聘用制。

（二）傳統人事檔案的模式比較單一，不能包含所有人事檔案的內容，除了干部檔案以外，其他人事檔案并沒有自身的管理模式。

傳統的人事檔案管理模式中，只有干部檔案的管理比較健全，其他的人事檔案都是參照其進行管理的。但是對于其他人事檔案來說，原封不動的照搬，往往造成不能完整的、客觀的記錄一個人的全貌，形成了不齊全不真實的人事檔案，不利于人員的選拔和任用。

二、現代人事檔案管理模式的原則

傳統的人事檔案管理模式存在諸多弊端，建立現代的人事檔案管理模式，克服這些弊端，需要有統一的原則來指導。

（一）統一性原則。

統一性原則主要包含兩個方面的內容，一方面指人事檔案必須由統一的人事組織部門進行管理，維護檔案的真實性和嚴肅性。另一方面，就是在同一個的系統內，用統一的標準劃分等級。這樣有利于保持前后一致性，更有利于人事檔案的管理和人員的任用。

（二）真實性、完整性原則。

人事檔案應當是真實的，不允許有虛假、不真實的記錄，這就要求人事檔案的管理部分認真篩選、甄別人事檔案材料。②完整性是指人事檔案不僅在內容上還是在數量上都應該是完整的，能夠完整的、客觀的記錄一個人的全貌，給用人單位、政府機關和企業選拔任用提供一個參考。

三、建立現代人事檔案管理模式

以現代人事檔案管理的原則作指導，打破封閉式和開放式間隔的管理模式，建立現代人事檔案管理模式。封閉式的管理模式是指人事檔案由單位內部的機構或者部門來保管。開放式的管理模式是由專門的人事管理機構對單位或者企業的人事檔案進行管理。新型的管理模式并不是要打破封閉式的傳統管理模式，而是封閉式和開放式的管理模式相結合的現代人事管理模式。

（一）完善封閉式的管理模式

傳統封閉式的管理模式帶來了檔案形式單一、管理模式不健全等弊端，新型的封閉式的管理模式是在傳統的基礎上對其從宏觀到微觀進行完善。

1.宏觀現代人事檔案管理模式。宏觀的人事檔案管理模式主要是根據現代人事檔案管理的原則，以統一性、完整性、安全性等為基礎建立的現代人事檔案管理，適應現代社會的發展。具體而言，首先應保證人事檔案管理是在統一性的原則下建立的，只有保證其統一性，才能保障人事檔案真實性和嚴肅性。其次，在統一性的基礎上建立真實完整的人事檔案，客觀真實的記錄一個人的全貌，給政府機關和企業提供一個客觀的任用和選拔的參考。最后，為真實完整的人事檔案保密，提供安全性。以此來保護個人隱私和人身財產安全。基于以上的原則，根據個人從事的工作性質，對人事檔案進行分類。

2.微觀現代人事檔案管理。這里的微觀是相對于宏觀而言的，宏觀的人事檔案管理指導微觀管理，為微觀管理模式的建立指引方向。根據宏觀的人事檔案管理的標準，可以將人事檔案根據個人從事工作性質的不同將其分為：公務員檔案、學生檔案、教師檔案、個體人員檔案、流動人口檔案、企業職工檔案等。

（二）建立開放式的人事檔案管理模式

隨著市場經濟的發展，人才交流越來越頻繁，人事檔案管理模式也應該以更加開放的姿態隨著這些改變而改變。開放式的人事檔案管理模式是與市場經濟的發展息息相關的，是在其基礎上建立的新模式。

開放式的人事檔案管理為了更好的適應人才的流動，檔案管理的及時更新非常重要，筆者認為在我國可以建立一個全國統一的人事檔案網絡。從這個網絡里，人事檔案在各個人事檔案中心流動，一方面，用人單位可以用職工身份證號碼查詢職工檔案，了解職工的履歷信息，有利于人才的交流和任用；另一方面用人單位不能僅享受服務，還要將職工的情況反饋到人事檔案網絡里，由網絡中心統一管理職工檔案。人事檔案網絡中個人的檔案應包括個人參加社會活動的基本資料所組成的個人人生履歷，由人事檔案網絡中心統一對其進行專門化管理，建立全國通用的數據庫系統，逐步實現信息的共享化。

通過封閉的人事檔案管理模式將分類明晰的人事檔案進行管理，通過開放的人事檔案管理模式對流動人員的檔案進行管理，避免封閉的人事檔案管理中出現丟檔、漏檔的情況。兩者相結合，為現代人事檔案管理提供一種新的模式。

傳統的人事檔案制度存在著很多不足，并不能適應現代經濟社會的發展，必須需求新的人事檔案管理模式。筆者認為應將傳統的封閉式的管理模式與開放式的管理模式相結合，規避單一模式的弊端，建立新型的人事檔案管理模式。