醫院檔案管理工作的創新機制

王莉莉

（嫩江縣中醫醫院，黑龍江 嫩江 161400）

醫院的檔案管理中，涵蓋了醫院發展的全部內容，主要有醫院建設情況，醫療服務內容和日常工作資料等，通過此類內容，相關的領導人員可以很好的了解醫院發展進程，在此基礎上進行醫院建設和經營策略調整可以更好的發揮醫院的社會職能，對于提升醫院事業發展具有積極意義。在當前的醫院工作中，所產生的信息量逐漸增多，原有的檔案管理方法已經無法滿足檔案管理的需求，因此，迫切需要對檔案管理機制進行創新，融入新的技術方法和管理手段提升檔案管理效率，是保障檔案服務質量的關鍵。

一、創新管理理念和管理制度

在以往的檔案管理工作中，存在重視管理，忽視檔案資料利用率的現象，這主要是由于相關的管理人員并未真正認識到檔案管理的重要作用，嚴重限制了檔案管理職能的有效發揮。在新的發展時期，賦予了檔案管理工作更高的應用價值，為此，應積極轉變原有的管理理念和管理模式，將檔案的管理重點側重于提升檔案資源利用率方面，充分發揮檔案資料的價值。

（一）以新理念建立檔案管理機制

借助網絡技術和信息技術實現對各個科室檔案信息的全面收集，并且應用計算機的數據處理功能，對檔案信息進行有效分類，確保信息收集和處理的高效性與可靠性。此外，在日常管理中，也應加大對檔案管理知識的宣傳力度，讓職工正確認識檔案管理的內容和目的，使全員參與到檔案管理工作中，與各個科室建立有效的聯系，保障檔案收集與歸檔工作的高效開展，從根本上提升檔案管理機制。

（二）加大硬件設施的投入力度

開設專門的檔案信息化工作室，擴建檔案資料存儲室，在啟動信息化檔案管理的同時，大量的原始檔案及圖像、物品都應該由原來的分散管理改為集中管理，便于檔案資料保管，查閱和管理。

（三）創新管理理念

1.培養創新意識，力爭做到檔案資料事前介入，在各個涉及到歸檔資料的部門，事前就由檔案管理人員提出信息資料的歸檔要求，在源頭上規范檔案的格式與內容。同時參于事務過程中，主動了解涉及檔案管理的工作進度，發現問題及時糾正。在工程建設過程，指導基建部門檔案管理人員及工程技術人員分階段做好基建文件材料的整理歸擋，盡可能實行全程標準化、規范化管理；事后及時對基建檔案進行歸擋整理，并對所歸檔的內容進行系統分析和檢查，發現有遺漏的資料及時通知基建部門整理歸檔。確保在收集過程中，不僅收集主要檔案，還要收集次要檔案，以實現檔案的完整性。

2.在制度創新上，要進一步強化制度建設。隨著科技的不斷進步，檔案工作經常會面臨許多新情況、新問題。因此，在日常工作中，檔案部門必須隨時關注各方面變化，將新的檔案管理理念、管理方式、管理手段融進新的檔案工作制度，積極推進制度創新與完善。以適應醫院發展的需要以及檔案管理自身發展的需要。建立檔案管理組織領導體系。加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作領導水平；建立檔案管理人員責任制，加強對檔案材料的控制、積累以及檢查考核：要建立和健全教育管理制度。如登記、統計、考核、評估、獎勵制度；建立教育約束和激勵機制。促使檔案管理人員產生緊迫感和危機感，主動參加繼續教育。更新知識。提高業務能力水平。

二、創新檔案服務方式

在信息技術快速發展的形勢下，各類發展信息也呈現井噴式增長，如果還是沿用以往的檔案管理模式，必定會為檔案管理人員增加較大的管理壓力。在這種發展背景下，要求檔案管理工作應跟上時代的腳步，積極開展創新活動，將信息技術應用到實際管理工作中，通過不斷提升檔案管理的信息化水平來緩解管理人員的工作壓力。同時，以新的管理理念作為基礎，努力提升檔案服務水平，這也是醫院檔案工作發展的必然要求。

（一）建立醫院檔案網絡平臺

有利于醫院檔案普通信息的瀏覽、專業信息的查閱以及重要的檔案信息按照授權通過規范路徑的調閱。檔案部門的負責人應積極協調信息管理部門，利用單位的網站制作自己的網頁，積極發動和組織上網數據和信息。使檔案管理服務系統聯上單位內部各部門網址，實現檔案信息的網上檢索，避免往返檔案室查找相關資料的繁鎖，為各部門提供便捷高效的服務。

（二）自動上傳電子文件

目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題，在網頁上建立電子文件自動上傳功能，在第一時間將其收集并在檔案室的服務器上歸檔。

（三）設置在線服務功能

傳統的檔案利用方式是到檔案部門查找利用檔案原件進行借閱、影印等方式。在信息化時代里這些必然要發生一些變化讓利用者與檔案室利用電子郵件在網上進行快速的信息交流，回答服務對象對檔案材科真實性與保存利用價值的咨詢，同時提供查詢和資信服務。

三、創新管理手段

隨著計算機網絡技術的發展，在管理技術上有所創新，實現檔案檢索的電子化和信息化，以提高檔案管理的工作效率和現代化水平。

（一）構建計算機網絡中心

實現醫院網絡化管理，能夠有效促進醫院的發展。醫院檔案部門要建立健全辦公網絡體系，為醫院建立檔案網絡管理系統提供平臺，在內部辦公服務網絡和公眾服務網絡上，開設相應的網絡檔案館和檔案管理專欄，充分利用檔案文件的應用價值。

（二）發揮醫院網站的作用

根據網站反映的各種信息，制定相應的策略，保障檔案資源的可靠性和真實性，保障檔案信息的傳遞和共享，提高網絡檔案的應用價值。

四、創新檔案管理的安全技術

醫院檔案信息化管理的同時，不可忽視的一點就是檔案信息的安全性。根據當前信息化管理的技術要求，對于重要的信息數據要建立嚴格的管理機制和技術手段。例如要建立內網與外網之間的防火墻隔離，建立小型專用的數據庫，建立雙倍分，獲有條件應建立異地備份等措施。對重要檔案信息要進行分級分類管理，屬于保密級的信息和資料要嚴格遵守相應的保密紀律和制度，對于信息檔案的調閱要嚴格制定規定和授權，對從事信息化的專業人員和崗位要進行崗位教育和監督。