試論檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的應(yīng)用

馬紅梅

（哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心南崗房產(chǎn)交易管理所，黑龍江 哈爾濱 150080）

快速發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)使檔案管理現(xiàn)代化成為可能。在單位發(fā)展過程中，檔案起著極為重要的參考作用，是記錄歷史活動(dòng)的真實(shí)憑證。檔案管理經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，已經(jīng)形成成熟的管理體系。在時(shí)代發(fā)展的背景下，檔案管理也要進(jìn)行必要的創(chuàng)新，遵循時(shí)代發(fā)展潮流，滿足社會(huì)對(duì)檔案管理提出的多樣化需求，真正做到現(xiàn)代化管理。科學(xué)合理的應(yīng)用檔案管理原則，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化有積極作用。因此，檔案管理原則的應(yīng)用必須引起檔案管理部門的重視。

一、明確檔案管理基本原理

（一）標(biāo)準(zhǔn)化原理

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化一方面體現(xiàn)在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上，另一方面體現(xiàn)在管理標(biāo)準(zhǔn)上，需要注意的是，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)之間關(guān)系密切。上述三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)之間的差異較為明顯，基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)也是指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，需要圍繞符合大眾化這一核心對(duì)檔案進(jìn)行管理。信息收集以及整理是檔案的重要組成部分，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不僅要打破傳統(tǒng)信息收集與整理的局限，還要引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，真正達(dá)成科學(xué)管理檔案的目標(biāo)。管理標(biāo)準(zhǔn)的意義在于優(yōu)化檔案管理模式，將法律法規(guī)作為準(zhǔn)繩管理檔案，管理時(shí)還要遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，有效改善傳統(tǒng)檔案管理中管理水平較差的問題。

（二）最優(yōu)化原理

最優(yōu)化基本原則是檔案管理現(xiàn)代化的第一要義，因此，檔案管理人員在管理檔案時(shí)，需要將最優(yōu)化作為標(biāo)準(zhǔn)，加快檔案管理建設(shè)。只有樹立完善的管理體系，才能約束檔案管理，使其朝向更標(biāo)準(zhǔn)的方向發(fā)展。在全新的檔案管理體系下，管理人員會(huì)樹立相應(yīng)的管理意識(shí)與責(zé)任感，認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新的重要性。從自身開始對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，樹立全新的管理目標(biāo)，制定符合時(shí)代發(fā)展需求的戰(zhàn)略，優(yōu)化原有管理項(xiàng)目，共同朝向檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)努力。

（三）簡(jiǎn)潔化原理

由于檔案管理工作復(fù)雜，涉及到的資料信息復(fù)雜繁多，因此檔案管理簡(jiǎn)潔化原理是基礎(chǔ)原理，要求將復(fù)雜的工作簡(jiǎn)潔化。在對(duì)檔案資料進(jìn)行整理工作時(shí)，要提高檔案管理工作效率，節(jié)約勞動(dòng)力成本，使得檔案管理工作簡(jiǎn)潔化。

二、應(yīng)用檔案管理原理的必要性

（一）建立全新的檔案管理模式

檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用，有利于建立系統(tǒng)性的檔案管理模式。在整個(gè)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理原理運(yùn)用，有助于相關(guān)管理人員改善傳統(tǒng)的管理模式，建立符合當(dāng)代實(shí)際的新管理體系，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性的檔案管理，推動(dòng)系統(tǒng)性的檔案管理模式的建立。

（二）引起管理者的重視

加強(qiáng)對(duì)檔案管理原理的運(yùn)用，有利于提高檔案管理工作者對(duì)檔案管理工作的重視，尤其是提高管理層的重視程度。檔案管理工作的對(duì)象主要就是信息資料，管理工作者需要高效地處理相關(guān)的信息及材料。檔案管理原理運(yùn)用，可以對(duì)整個(gè)信息資源進(jìn)行科學(xué)化處理，提高檔案管理工作效率。

三、應(yīng)用檔案管理園里的策略

（一）系統(tǒng)管理原理的應(yīng)用要點(diǎn)

從字面上理解系統(tǒng)化檔案管理原理，就是利用系統(tǒng)化的方式處理檔案管理工作，處理檔案管理時(shí)，需要考慮到具體情況，恰當(dāng)選擇系統(tǒng)化的方法與理論。這對(duì)檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有重要作用。檔案管理制度伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展取得了明顯成績(jī)，現(xiàn)代管理制度會(huì)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)與信息設(shè)備，因此，檔案管理制度的完善性得到大幅提升。檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)是對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，有效整合各個(gè)分散的資源，利用集中管理的方式，提升檔案管理質(zhì)量與管理效率。有效簡(jiǎn)化繁瑣的管理步驟，節(jié)約人力、物力。

（二）動(dòng)力原理的應(yīng)用要點(diǎn)

動(dòng)力原理可給檔案管理工作的順利開展提供一定的支撐，可謂為檔案管理工作注入全新的活力，這種支撐來自于動(dòng)力上的支撐，使得檔案管理充分發(fā)揮自身的利用價(jià)值，打破管理效率較低的局面。現(xiàn)有動(dòng)力原理主要從以下兩個(gè)方面發(fā)揮自身作用，分別為物質(zhì)方面和精神方面。物質(zhì)動(dòng)力就是在物質(zhì)上給予檔案管理一定的支持，例如設(shè)備以及資金等。檔案日常管理工作的順利開展，離不開資金與設(shè)備的支持，因此，物質(zhì)動(dòng)力就是加強(qiáng)設(shè)備以及設(shè)施資金投入的力度，有效節(jié)約人力資源，利用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，提升檔案管理效率。

應(yīng)用精神動(dòng)力原理的突出表現(xiàn)為，使檔案管理人員意識(shí)到檔案的利用價(jià)值與檔案管理工作的意義，對(duì)檔案管理工作有一個(gè)全新的認(rèn)知。在日常檔案管理中，需要著重加深對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員更好地認(rèn)識(shí)到檔案管理內(nèi)容，明確自身職責(zé)，端正工作態(tài)度，為檔案管理貢獻(xiàn)力量。

（三）反饋原理的應(yīng)用要點(diǎn)

反饋原理是檢驗(yàn)檔案管理工作現(xiàn)狀的重要依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)人員可以通過反饋原理掌握檔案管理工作的真實(shí)情況。反饋原理在檔案管理中的應(yīng)用不僅表現(xiàn)在發(fā)布信息上，還可有效回收有價(jià)值的反饋信息。管理人員在靈活應(yīng)用反饋原理后，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的不足，并第一時(shí)間解決，是加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程的源泉與動(dòng)力。

（四）整分合原理的應(yīng)用要點(diǎn)

檔案需要與各個(gè)環(huán)節(jié)一起應(yīng)用可利用的資源，共同完成管理工作，而整分合原理就是指細(xì)分可利用的所有資源，在細(xì)分各項(xiàng)資源的基礎(chǔ)上，才可針對(duì)檔案進(jìn)行管理，然后通過有效整合細(xì)分資源的方式，提升資源利用率，使檔案管理工作朝向集約化的方向發(fā)展。資料分類是檔案管理工作的重要組成部分，在分類資料時(shí)應(yīng)用整分合原理，可取得事半功倍的效果，合理劃分檔案管理工作的各個(gè)細(xì)節(jié)，最大限度拉近檔案管理工作與實(shí)際情況之間的距離，使其更好地服務(wù)于人們。合理高效的檔案管理工作并不能完全依靠檔案管理部門來完成，需要各個(gè)部門之間溝通配合，因此，應(yīng)用整分合原理也是有效加強(qiáng)各個(gè)部門之間聯(lián)系的重要方式，對(duì)后續(xù)檔案管理工作的順利開展有極大的推動(dòng)作用。

結(jié)語：檔案管理是單位日常經(jīng)營(yíng)與管理的重要組成部分，具備十分優(yōu)越的實(shí)際價(jià)值。現(xiàn)代化的檔案管理工作需要在原有檔案管理模式以及管理理念上做出改變，但是不能完全脫離實(shí)際，必須結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)與潮流強(qiáng)化檔案管理。構(gòu)建高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，提升對(duì)檔案管理工作的重視程度。為檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打好基礎(chǔ)。