醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理工作有效性探討

李曉英

（昆明市第三人民醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)室，云南 昆明 650041）

記錄和反映紀(jì)檢監(jiān)察部門在履職過程中所處理完畢，按要求規(guī)定通過收集、整理、組卷形成的具有一定價(jià)值并進(jìn)行集中保存的卷宗材料，稱為紀(jì)檢監(jiān)察檔案。紀(jì)檢監(jiān)察檔案可分為案件檔案、實(shí)物檔案、會計(jì)檔案、文書檔案、聲像檔案等。醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門在履行紀(jì)檢監(jiān)察職責(zé)、查處各種違紀(jì)案件的同時(shí)，形成了大量的紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案。由于紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理工作具有其特殊性，它直接反映了醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門的工作水平、管理層次和整體素質(zhì)。如何加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察部門案件檔案的信息化、規(guī)范化、專業(yè)化管理，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理工作效率的全面提升，是目前醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門檔案管理員務(wù)必思考的問題。

一、完善紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理體系及相關(guān)制度

紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案制度建設(shè)是做好紀(jì)檢監(jiān)察部門檔案工作的重要保障，案件檔案管理工作的質(zhì)量直接影響到后續(xù)的各項(xiàng)工作，包括檔案查閱、借閱、分析、研究等各個(gè)環(huán)節(jié)。為了改善案件檔案管理質(zhì)量確保檔案安全，結(jié)合醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察工作實(shí)際，在嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》《紀(jì)檢監(jiān)察工作案件檔案管理辦法》的同時(shí)，健全完善醫(yī)院案件檔案管理制度，建立檔案資料收集、整理、分類、歸檔、保存年限等制定明確的標(biāo)準(zhǔn)和要求，形成科學(xué)的檔案管理體系及制度體系，為醫(yī)院案件檔案管理工作提供完善的操作依據(jù)和約束機(jī)制。同時(shí)，探索案件檔案計(jì)算機(jī)管理辦法，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案借閱、使用效率，促進(jìn)檔案管理工作按規(guī)章制度高效運(yùn)行，使紀(jì)檢檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化軌道。

二、當(dāng)前醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理專業(yè)水準(zhǔn)低

在傳統(tǒng)觀念里，檔案室是單位里重要程度較低的部門，檔案管理工作被認(rèn)為是“閑職”。近年來，黨委政府對紀(jì)檢監(jiān)察工作的要求不斷提高，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)非常重視紀(jì)檢監(jiān)察工作，對紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作提出較高的要求。但紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作距離黨委政府的要求，還存在較大差距。部分檔案管理工作人員對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，責(zé)任一是不強(qiáng)，大多工作人員業(yè)務(wù)停留在保存歸檔的水平，業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平不高，缺乏對檔案進(jìn)行開發(fā)利用的能力，僅能做到個(gè)檔案“保管員”。

（二）檔案管理分散無序

大多數(shù)醫(yī)院紀(jì)檢部門檔案保存分散，各門類檔案分室保存。檔案室一般只保存文件、財(cái)務(wù)、照片、實(shí)物檔案，對其他的檔案，如音像資料、會議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等沒有進(jìn)行集中有效保存，導(dǎo)致各個(gè)科室都有檔案、各種檔案分散在各個(gè)科室。沒有集中統(tǒng)一規(guī)范管理。

（三）檔案管理制度不完善

隨著紀(jì)檢監(jiān)察工作的深入開展，工作目標(biāo)和任務(wù)發(fā)生了新的變化和要求，而相應(yīng)的紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理制度未能適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和修訂，導(dǎo)致部分醫(yī)院的紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理制度未能發(fā)揮指導(dǎo)和支撐作用，不能適應(yīng)現(xiàn)在的工作需要。具體表現(xiàn)為沒有明確的專用檔案保管場所、紀(jì)檢監(jiān)察檔案資料分類不科學(xué)清晰、檔案資料備份不全、檔案資料移交手續(xù)不規(guī)范等，制約著紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作有效性的提高。

（三）軟、硬件設(shè)施不到位

信息技術(shù)時(shí)代，部分醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察檔案立卷、歸檔、檢索仍采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，未建立起專業(yè)化的檔案管理信息系統(tǒng)；部分醫(yī)院沒有專門的紀(jì)檢監(jiān)察檔案保管室，缺乏必要的檔案保存管理設(shè)施，致使檔案容易受到破壞。軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配置不到位，缺乏提高檔案管理工作有效性的物質(zhì)條件。

三、提高紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作有效性的對策

（一）加強(qiáng)紀(jì)檢監(jiān)察部門檔案員素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案管理人員水平是決定紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理工作有效性的關(guān)鍵，因此，醫(yī)院必須明確專職的紀(jì)檢監(jiān)察工作人員管理檔案，對案件檔案實(shí)行專人負(fù)責(zé)，集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整與安全。大部分紀(jì)檢監(jiān)察工作人員不具備檔案管理知識，從提高管理人員綜合素質(zhì)水平這一角度出發(fā)，提升管理人員的綜合素質(zhì)和管理能力。醫(yī)院可定期組織針對檔案管理人員管理技巧以及管理意識等進(jìn)行培訓(xùn)，或邀請專家、學(xué)者和上級部門到現(xiàn)場講授先進(jìn)的檔案管理手段、方法，傳播先進(jìn)的檔案管理理念，或組織檔案管理人員到管理規(guī)范的單位考察學(xué)習(xí)，開闊眼界，提高他們對紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理工作重要性的認(rèn)識，不斷提升紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和實(shí)際操作技能，進(jìn)一步促進(jìn)紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理規(guī)范化，打造一支高素質(zhì)的人員隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理工作的良好發(fā)展。

（二）建立健全紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理制度

用完善的管理制度來約束紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作，使檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。對基本的《檔案管理工作職責(zé)》《檔案管理工作規(guī)定》《檔案利用制度》等工作制度進(jìn)行修訂和調(diào)整，確保檔案管理發(fā)揮其應(yīng)有的作用，滿足紀(jì)檢監(jiān)察工作要求。紀(jì)檢監(jiān)察檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。紀(jì)檢監(jiān)察檔案集中保存管理，是提高檔案管理工作有效性的必要條件，有利于充分挖掘紀(jì)檢檔案中的疑點(diǎn)、難點(diǎn)，從而為紀(jì)檢工作的開展提供有力保障。設(shè)立統(tǒng)一的保管室，使各類型的檔案都能得到集中有效的保管，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的收集、管理、利用三個(gè)方面的有機(jī)結(jié)合，避免醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理分散保管，建立專門的紀(jì)檢監(jiān)察檔案室，做到檔案管理專人專室；加強(qiáng)對檔案的分析和研究，開展紀(jì)檢檔案研究和開發(fā)工作，真正發(fā)揮檔案工作服務(wù)紀(jì)檢監(jiān)察工作的作用。

（三）建立紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)

紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案是紀(jì)檢監(jiān)察部門在履行紀(jì)檢監(jiān)察職責(zé)時(shí)查處的各種違紀(jì)案件工作中形成的案件材料，具有較強(qiáng)的政治性、專業(yè)性和保密性，它清晰地反映了紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)的職能活動(dòng)，也是紀(jì)檢監(jiān)察部門查處案件歷史面貌的重要憑證。因此，醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門在對各種違紀(jì)案件工作中形成并處理完畢的案件材料應(yīng)進(jìn)行及時(shí)整理歸檔,要規(guī)范格式和程序，確保檔案的完整與安全，案件檔案應(yīng)嚴(yán)格按照調(diào)查類、審理類、信訪類和其他類案件并準(zhǔn)確劃分保管期限整理歸檔，案件材料不論多少要一案一卷或一案數(shù)卷，不得數(shù)案一卷，每一卷都要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行排序，按照調(diào)查卷和審理卷的裝卷要求，依次對相關(guān)材料進(jìn)行排序及編寫頁號，封皮、卷內(nèi)目錄所填內(nèi)容應(yīng)與卷內(nèi)材料相符，備考表填寫清楚卷內(nèi)需要說明的情況及立卷人和檢查人的姓名及立卷日期，為更好保管和利用案件檔案的需要?jiǎng)?chuàng)造必要的條件。

（四）加快紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理朝著信息化發(fā)展是一種必然趨勢，將計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合到案件檔案管理工作中，在科學(xué)技術(shù)支持下，實(shí)現(xiàn)案件檔案管理水平的提高，促使案件檔案管理更加可靠。醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門專、兼職檔案員需要具備一定的信息素養(yǎng)，并掌握相關(guān)的理論知識，從而加快醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理建設(shè)進(jìn)程，發(fā)揮檔案管理工作的積極作用。結(jié)合醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)特點(diǎn)，配套研發(fā)紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢的電子化、自動(dòng)化，提高檔案調(diào)閱效率，為紀(jì)檢干部查檔利用提供便利，為了加大檔案管理的安全性，在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)，需要充分考慮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可能存在的安全風(fēng)險(xiǎn)，并通過相關(guān)的安全防護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行?？偟膩碇v，檔案管理信息化發(fā)展體現(xiàn)出一定的現(xiàn)實(shí)意義，實(shí)現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔的同時(shí)進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理工作效率的全面提升。

（五）切實(shí)增加對檔案管理軟硬件設(shè)施的投入。良好的檔案管理軟、硬件設(shè)施，是提高檔案管理工作有效性的物質(zhì)基礎(chǔ)。為了提高醫(yī)院紀(jì)檢檔案管理服務(wù)效率和質(zhì)量，應(yīng)設(shè)立專項(xiàng)資金，首先，投資建設(shè)檔案專業(yè)信息系統(tǒng)，借助信息化手段完善紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理。其次，投資建設(shè)專門的紀(jì)檢監(jiān)察檔案保管室，建設(shè)必要的檔案保存管理設(shè)施，避免檔案損壞和流失，提供保障檔案管理工作有效性的物質(zhì)條件。在此，加大對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)投入，幫助管理人員快速掌握檔案管理系統(tǒng)操作技能。

四、結(jié)論

綜上所述，為推進(jìn)醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案的信息化、規(guī)范化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，確保檔案的完整與安全，要充分認(rèn)識做好案件檔案管理工作的重要意義，切實(shí)增強(qiáng)工作的責(zé)任感和自覺性；要緊緊圍繞實(shí)現(xiàn)檔案“信息數(shù)字化、管理自動(dòng)化、服務(wù)智能化”的目標(biāo)，扎實(shí)推進(jìn)紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展；要加強(qiáng)對案件檔案建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格建設(shè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升案件檔案工作“建、管、用”的水平和能力，為推動(dòng)醫(yī)院黨風(fēng)廉政建設(shè)和反腐敗斗爭深入發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。