企業采購檔案管理工作中存在的問題及對策

王選群

（國電四川發電有限公司南椏河水電分公司，四川 雅安 625400）

采購檔案管理是現代企業發展中的重要一環，這個環節的工作記錄了許多有關采購的信息，并將采購工作相關信息進行了整合，對企業未來的發展、決策有著重要的借鑒意義。但目前，我國許多企業對采購檔案管理沒有足夠的認識，采購檔案管理制度流于形式，管理實務缺少一個可靠的參考規程，導致采購檔案資料無法發揮真正的價值，造成了一定的隱性損失。面對激烈的市場競爭，現代企業必須將規范采購檔案管理工作視為提升自身管理水平的重要抓手之一。因此，探討企業采購檔案管理工作中存在的問題及對策，具有極其重要的現實意義。

一、企業采購檔案管理現存問題

目前，我國現行的法律、規范，多針對政府采購，而針對企業采購的卻少之又少。許多企業雖然制定了采購檔案管理制度，但是因缺少規范、法律方面的依據，所以制度存在諸多漏洞，同時制度的落實又受人員等因素的影響，采購檔案管理工作因此流于形式，企業在檔案管理方面的投入也無法發揮實際價值。下面就現代企業采購檔案管理存在的問題進行論述。

（一）人員問題

長久以來，“檔案管理”在許多企業都沒有受到應有的重視，尤其是中小型企業，管理模式粗放，許多管理人員認為“檔案管理”就是文件整理工作，這就導致企業內部缺少專業的、專職的檔案管理人員[1]。一方面，因企業管理人員、領導觀念上的問題，導致企業缺乏專業的檔案管理人員，在崗人員素質無法應對采購檔案管理需求；另一方面，企業在采購檔案管理方面的投入也不足，檔案管理崗位缺少培訓教育機制，人員素質不能得到有效提高，檔案管理人員在實際工作中往往力不從心，工作效率、工作質量不盡人意。另外，部分企業為節省管理成本，讓行政崗位或者其余文職兼職采購檔案管理崗位，檔案管理沒有專門的辦公室，整體工作呈現出極強的粗放性、隨意性，在企業想要調用采購檔案時，常常出現檔案混亂、檔案丟失等問題[2]。如，某企業2015-2017年的采購檔案，采購檔案共計54卷，其中有21卷存在簽字、蓋章不完整，裝訂不規范等問題，而該企業的采購檔案管理人員由其他工作人員兼任，該工作人員在離職后，因制度上的問題，沒有進行有效的工作交接，企業在查閱檔案時，發現采購檔案混亂，但也無法找到相關責任人。

（二）管理混亂

目前，許多企業都開始效仿政府采購物資的模式，實行了集中采購。而集中采購中往往涉及到大量的物資，物資的種類繁多、專業性強。這些企業雖然實行了集中采購模式，但是卻未規范檔案管理工作，管理工作比較混亂。在集中采購結束后，采購文件不完整、不系統、不準確等問題較為嚴重，企業無法從采購檔案中了解采購全過程，一旦物資出現問題，企業也無法通過檔案判斷問題成因[3]。另外，多數企業的采購檔案管理工作都較為分散，許多檔案文件審批沒有考慮到檔案歸檔問題，采購檔案管理制度無法落到實處。

二、加強企業采購檔案管理的對策

（一）加強頂層建設

頂層建設是提高采購檔案管理水平的基礎，領導、管理人員對采購檔案管理工作的重視程度，直接決定了企業采購檔案管理工作的實際工作水平[4]。首先，企業領導、管理人員必須要認識到企業采購檔案管理的重要性，認識到采購檔案管理是保證企業可持續發展的重要工作；其次，企業需加大在采購檔案管理工作方面的投入，加強人力資源建設；最后，領導人員在決策中，要將采購檔案管理工作和企業的發展決策結合起來，并根據企業實際發展情況，規范采購檔案管理工作建設方法。

（二）完善管理制度

隨著經濟的發展，采購工作也逐步趨于規范化、標準化。上文提到，目前許多現代企業都在效仿政府部門物資采購模式。筆者認為，針對目前國家法律、規范不夠健全的問題，企業采購檔案管理的制度建設，可充分參考政府采購相關法律條款，并以此為基礎逐步完善相關規章制度，就可有效提高采購檔案管理工作的規范性。在《中華人民共和國政府采購法》中規定“采購人、采購機構，應該妥善保管政府采購文件，不得存在偽造、銷毀等行為，采購文件保存期限從采購結束起，至少保存十五年。采購文件主要包括：采購活動記錄、采購預算文件、合同文本、驗收證明等。”在《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》中又強調“物資采購審批手續、招投標文件、招投標合同、采購協議、來往文件、審批文件等，列入企業文件檔案管理范圍”。在《國有金融行業集中采購管理規定》中，也有著采購檔案管理的相關要求[5]。這些條款就可作為企業制定采購檔案管理規章制度的基礎，企業要將這些條款作為依據，設置專職的采購檔案管理崗位，并根據實際情況，逐步規范該崗位的權利、責任，完善采購檔案管理規程。

結束語：

綜上所述，企業采購檔案管理工作對于現代企業的穩定發展有著重要的促進作用，企業管理人員、領導需加強對采購檔案管理工作的認識，通過完善管理制度、加強人力資源建設、規范工作方法等對策，切實的提升企業采購檔案管理水平。不過，企業領導、管理人員必須要認識到，檔案管理工作水平的提升絕不是一個一蹴而就的過程，需要在實踐中不斷完善，才可切實的提高工作質量、工作效率。