如何規范機關檔案整理工作

范國俊

（河南省新鄭市檔案局，河南 新鄭 450000）

一、建立完善的檔案管理規章制度

相關部門需要制定完善、健全的檔案管理規章制度，推動檔案管理工作的有效開展，使檔案管理工作實現現代化、標準化以及規范化，提高檔案管理的質量以及效率。現階段機關單位對檔案的重視程度逐步提高，因此制定了與檔案管理的相關制度，部分制度在執行的過程中存在一些問題，檔案管理人員需要對這些問題進行分析，將規章制度的執行流程不斷規范，使規章制度在檔案管理中全面落實，保證檔案工作的規范性，明確檔案管理的方法、范圍以及原則等，使各項工作做到有章可循。在檔案管理工作開展的過程中，需要對工作人員的責任進行明確，推進檔案法制建設工作，使檔案管理工作更加科學、規范。

二、重新界定檔案管理期限

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（下面用簡稱《規定》代替）與《檔案工作規范》（下面用簡稱《規范》代替）的保管期限比較起來差異很大。現今機關檔案管理參照執行的是《規定》。各個機關文書檔案的行政類、黨群類、外事類等歸檔范圍和保管期限依據《規定》執行；專門檔案、科技檔案的科研類、教學類、基建類、產品類、儀器設備類、財會類等歸檔范圍和保管期限則要按照實際修訂后才執行。因為《規定》對于機關單位只能作為部分參照，具體執行時還需修訂，因此，機關檔案保管期限出現了混沌。實踐證明，檔案保管期限劃分存在過長或者過短的問題。

三、保管期限寫進檔案機關單位規定

《規范》規定:檔號是指存取檔案的代號，排架的依據，它反映在機關單位檔案中的分類體系和位置，并且要求同一檔案部門的檔案編號不能重復；方便插卷，留下充分擴展的空間；不可以隨意變動。《規范》中規定檔案號結構為:“年度號+分類號+案卷號”，然而卻沒有顯示保管期限。但是在檔案分類中，最下位類中包括永久、長期、短期3種保管期限，主要因為檔案編號結構里沒有規定保管期限，如果把屬于同一類目但保管期限不同的案卷流水號斷開，就會出現重號的現象。因此，很多機關單位在檔案整理時把3個保管期限的案卷編為I-Ⅲ的樣式號。這種編制方法，實際操作中有很大的缺陷，不便于插卷。所以，機關單位檔案號應該寫進保管期限，按照檔號結構寫為:“年度號+分類號+保管期限+案卷號”的模式。這可以解決依照保管期限斷開了流水號的問題，而且也能夠保證檔號整個編制的唯一性。

四、利用“卷”“件”結合的整理方式

（一）樹立“卷”、“件”號

每一件檔案都應該使用盒裝。檔案管理人員根據檔案的類別、年度以及保管期限，將檔案按卷整理成“卷”，或者按件整理成“盒”。在檔案管理工作中，利用卷、件結合的錄入方式，會使檔案信息的整理工作與以往的檔案信息有序的排列，不會出現檔案信息的混亂。

（二）將檔案結構規范化

檔案管理人員根據檔案整理的相關規范以及規則開展工作，各個機關單位利用“卷”、“件”結合的模式，卷與盒是通用的。為了保證檔案號的不重復，使檔案在系統中的序列唯一，檔案編號格式是:“全宗號+年度號+分類號+保管期限+盒號+件號”，這是按盒的檔案編號格式，如果是按卷整理的檔案編號格式應該是：“全宗號+年度號+分類號+保管期限+案卷號”。如果檔案是按卷整理的應該一卷一件，可以一卷中包含多件檔案，按照卷整理的檔案不需要蓋章，只需要打印封面，然后將其裝訂成冊即可。為了方便檔案信息的有序排列，所以將保管期限利用字母做代碼，其中A代表永久，B代表長期，C代表短期，管理人員需要將保管期限在立卷時明確標注。

（三）明確文件件號按盒（卷)編制

同一個年度、類別、保管期限但是不同盒（件）的文件，其件號可以不用編制所在的大流水號，而是按盒（卷）編制，一盒（卷）用一個流水號。機關單位在按照《規則》整理檔案的時候，要把同一個年度、類別、保管期限，但是不同盒的文件進行一個大流水號的編制，但是這樣的編制模式不適用于機關單位檔案整理。因為機關單位檔案存在這樣的編制模式，即同一個年度、類別、保管期根的檔案部分是按件整理，另一部分是按卷整理，如果把不同盒的文件編制在一個大流水號里面，那么按卷整理和按件整理的檔案編制件號都會出現困擾，并且，在填寫檔案盒脊的欄目時也會出現混亂情況。因此，不能夠將同一個年度、類別、保管期限，但是不同盒的文件按盒編制，檔案按件整理的件號編制或者按盒子編制的卷號編制，檔號就不會受到影響，在整理檔案、錄入檔案系統信息時，整個過程中不會出現困擾和混亂。

五、解決二級類目下按保管期限存在的問題

首先，是二級類目下的歸檔文件數量特別少時，歸檔的文件應該如何裝盒。機關單位的檔案如再按照11大類展開分類整理后，那時分到二級類目中的文件比較多，如果按照保管期限來進行編盒（卷)號、件號的劃分，進行裝盒，就不會出現問題。其次，是二級類目下的按照保管期限編制的盒（卷)號、件號，會把屬于同一個問題的文件放在不同盒內。屬于同一問題材料因不同保管期限分別進行裝盒時，是不會影響利用的效率的，因為即使屬于同一問題的材料因為保管期限裝在不同盒子，但是它們的排列還是屬于同一類目，査找時仍十分便捷，尤其是計算機檢索，進行定位查找更加方便。

結束語

機關單位做好檔案管理工作，可以實現檔案管理的規范化、標準化、科學化，使檔案的作用得到充分發揮，并且有利于檔案的保存。在規范機關檔案整理工作的過程中，需要建立健全機關檔案管理規章制度，對檔案管理期限進行界定，并實施“卷”、“件”的整理模式，將二級類目下按保管期限存在的問題進行有效解決，從而促進機關檔案管理工作的有效開展。