淺談文書檔案管理的辦公自動化應用

楊瑞營

（河北省地礦局第九地質大隊，河北 邢臺 054000）

如今，計算機及信息數字技術推動了辦公自動化的普及，辦公自動化給檔案管理帶來了巨大便利，工作人員可隨時進行資源的調用。因此，實現合理、有效的辦公自動化管理，已成為當前檔案工作的首要任務。

一、辦公自動化下文件管理的優越性

（一）有利于工作效率的提升

隨著信息時代的到來，網絡信息技術已經融入到各領域中來，并為人們的生活和工作帶來了較大便利。文件管理也不例外，信息技術的應用加強了文檔管理的自動化效果，實現了人力、物力等資源的節約。

（二）有利于實現文檔資源的共享和交流

文書檔案是記錄單位或者企業發展的主要資料，這些信息不僅驗證了企業或單位的發展歷史，也為后續工作的開展提供了幫助。隨著生產水平的不斷提升，人們對檔案資料的需求也越來越大。傳統文書檔案管理中，檔案資料的調取需要消耗較多的資源和時間，再加上一些資料保存時間較長，存在破損、丟失等情況，檔案資料殘缺不全，阻礙了后續工作的開展。

而通過自動化平臺的應用，可以將原有紙質版的文書檔案轉變成電子版資料，再借助計算機技術實現資料數據的實時調取，提升了查詢的便利性，管理的科學性。同時，通過信息技術的應用可以對文書檔案進行合理劃分和編輯，按照不同門類、不同工作需求以及時間順序等對文檔資源予以處理，從而增強文件查閱的全面性與準確性。另外，利用信息平臺可隨時進行資料數據的更新、整理和分析，工作人員只需通過申請，即可實現數據資料的應用，有效的節省了工作時間。

（三）有利于提升文件傳輸速度

傳統的文件傳輸是按照距離來劃分傳輸形式的，距離短的可直接利用工作人員完成傳送，距離較遠的則需要通過郵寄的方式完成傳送。這種傳輸方式消耗了大量時間，且一些緊急文件根本無法在有效時間內送達，影響了工作的推進，造成很多矛盾的產生。不過通過信息技術的應用，可以利用網絡完成文檔資料的傳輸工作，相關部門或人員在幾分鐘內即可完成文件收錄，更好的推動了后續工作的開展，提升了工作效率。

二、文書檔案管理辦公自動化的提升策略和措施

（一）實現辦公自動化系統的內外網隔離

通過內網和外網的有效隔離，能夠有效維護自動化管理系統的安全運行，提高文檔資料管理的質量。利用物理隔離，實現內外網隔離，其主要是利用防火墻等措施將內外網的連接阻隔，以此來保證內部文檔資料傳輸的安全性，避免文件丟失、泄漏等情況的出現。防火墻的設置可結合文檔管理的相關要求準確設置，并對每次的攔截情況予以詳細記錄，以此保證文檔管理的有效性，提高文檔資料的使用效率。此外，在自動化管理中，還可通過路由器的合理設置來加強隔離效果，將一些存在危險性的IP地址予以過濾，減少危險的產生。

（二）提升文書檔案管理人員的辦公自動化水平

長期沿用以往傳統模式的檔案管理，造成了現在檔案管理依舊技術水平低下，甚至存在技術文盲的現象，這就使得檔案管理自動化難以推進，出現傳統技術和自動化檔案管理的不相適宜的現象，難以有效發揮檔案自動化的優勢，所以企業應為管理人員提供培訓機會和空間，從最基本的辦公自動化知識開始講解，以提高管理人員的專業能力，完善其綜合素養。檔案管理人員也應不斷學習，不斷提高自身的業務能力，以此實現辦公自動化管理目標，強化文書檔案管理的整體效果。

（三）建立完善的辦公自動化管理制度

建立健全的辦公自動化管理制度能夠為文書檔案管理提供更加充足的制度依據，進而為推動文書檔案管理工作的開展提供助力，確保各項工作的有效落實，徹底提高文書檔案管理的辦公自動化水平。同時管理制度的完善和優化，也能夠促進管理流程的標準化、規范化，推動各項工作的有序開展，提升管理水平。

此外，在文書檔案自動化管理過程中，企業還應針對管理中存在的問題制定合理解決方案，并加大監督和控制力度，讓文書檔案管理能夠嚴格按照規定標準要求開展作業，優化管理水平。由于文書檔案管理的內容相對較多，如材料使用、檔案核對及調用等，在監督和管控中一旦發現問題，要及時予以上報和解決，以免阻礙后續作業的開展，促進辦公自動化的順利應用。

（四）實現文書檔案辦公自動化管理模式的完善

文書檔案管理中，管理體制的建立和完善對于管理工作的開展有指導作用。而辦公自動化管理模式的優化和創新，則是提高文書檔案管理質量的重要措施。為此，工作人員應加大對文書檔案管理模式的重視力度，結合實際情況進行不斷調整和優化，從而徹底強化文書檔案管理的整體效果。

首先，在文書檔案管理工作中，應讓工作人員意識到文書檔案管理工作的重要性，并結合實際情況制定合理的文書檔案管理自動化工作機制，規劃管理流程，以促進管理工作的順利開展。

其次，對原有文書檔案管理模式實行優化，完善辦公自動化的相關程序，從而提高管理工作的效率。

最后，針對傳統文書檔案管理中存在的問題，要采取合理的改進措施，以減少同類事件的再次發生，加強文書檔案管理的有效性。

（五）完善辦公自動化基礎設施的建設

要想充分發揮辦公自動化的優勢和作用，在文書檔案管理中，就需要結合時代發展需求，對檔案管理體系予以優化升級，以提升整體自動化管理水平，保證文書檔案質量。一方面需對現有陳舊設備予以更新和替換，以更好的適應檔案管理辦公自動化的需求。另一方面加大資金投放力度，加強檔案管理辦公自動化的構建，同時引進先進的管理技術和設備，轉變傳統管理理念和模式，促進文書檔案管理的進一步發展，為日后工作奠定堅實基礎。

三、結語

現階段，辦公自動化得到了更加廣泛的應用。其不僅促進了檔案管理工作的變革，還促使從事檔案管理的人員綜合素質不斷提高，專業能力越來越強。不過辦公自動化的潛能還并未得到充分的發揮，仍需進一步研究和探索，以加強檔案管理工作的便捷性和高效性。